公安局文秘管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安局文秘工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，提高文秘工作效率和質(zhì)量，確保各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公安局全體文秘工作人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文秘工作所涉及的文件、資料、信息等必須準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)和政策要求，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文秘人員要樹立時間觀念，及時處理各類文件、信息，確保工作不延誤，高效完成各項任務(wù)。3.保密嚴(yán)謹(jǐn)原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公安工作秘密的文件、信息等妥善保管，防止泄露。4.服務(wù)全局原則：文秘工作要圍繞公安局的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）文秘主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公安局文秘工作的組織、協(xié)調(diào)和管理，制定工作計劃并組織實施。2.審核重要文件、文稿，確保文件質(zhì)量和政策準(zhǔn)確性。3.組織文秘人員的培訓(xùn)和考核，提高文秘隊伍整體素質(zhì)。4.協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，保障文秘工作的順利開展。5.負(fù)責(zé)文秘工作的總結(jié)和匯報，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋工作情況。（二）文件收發(fā)員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件、信件、報刊等的收發(fā)、登記、傳閱和保管工作。2.對收到的文件進(jìn)行初步分類和編號，及時送呈領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門閱辦。3.跟蹤文件傳閱情況，確保文件及時回收，防止文件丟失。4.做好文件的整理和歸檔工作，便于查閱和利用。（三）文稿撰寫員職責(zé)1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求和工作需要，撰寫各類公文、匯報材料、工作總結(jié)等文稿。2.對涉及的政策法規(guī)、工作情況等進(jìn)行深入調(diào)研，確保文稿內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、有針對性。3.認(rèn)真校對文稿，保證文稿格式規(guī)范、文字通順、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。4.參與重要會議的材料準(zhǔn)備工作，記錄會議內(nèi)容并整理會議紀(jì)要。（四）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公安局各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.建立健全檔案管理制度，對檔案進(jìn)行分類編號，便于查找和利用。3.做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，確保檔案使用規(guī)范。（五）信息聯(lián)絡(luò)員職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、報送公安工作相關(guān)信息，及時反映工作動態(tài)和存在的問題。2.關(guān)注社會輿情和網(wǎng)絡(luò)信息，及時發(fā)現(xiàn)涉及公安工作的敏感信息并上報。3.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好信息的分析和研判工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。4.加強(qiáng)與上級部門和其他單位信息聯(lián)絡(luò)員的溝通聯(lián)系，拓寬信息渠道。三、文件管理（一）文件起草1.文稿撰寫員應(yīng)根據(jù)工作實際和領(lǐng)導(dǎo)要求，認(rèn)真起草各類文件。起草文件前要充分收集相關(guān)資料，進(jìn)行深入調(diào)研，確保文件內(nèi)容符合政策法規(guī)和工作實際。2.文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、條理清晰、語言準(zhǔn)確、格式規(guī)范。涉及多個部門的文件，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成共識后再行文。3.重要文件和文稿需經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人審核后，報文秘主管審核，再呈領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。（二）文件收發(fā)1.文件收發(fā)員要嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)登記制度，對收到的文件逐一進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄文件的編號、來文單位、日期、標(biāo)題、份數(shù)等信息。2.對緊急文件要及時送呈領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門閱辦，并做好跟蹤催辦工作，確保文件得到及時處理。3.發(fā)出的文件要認(rèn)真核對文件內(nèi)容、附件、份數(shù)等，確保準(zhǔn)確無誤后再進(jìn)行封裝和發(fā)送。文件發(fā)送要選擇安全、可靠的方式，確保文件及時、準(zhǔn)確送達(dá)。（三）文件傳閱1.文件收發(fā)員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時將文件送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。傳閱文件要嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。2.傳閱文件時，要在文件傳閱單上注明傳閱時間、傳閱人姓名等信息，以便跟蹤文件傳閱情況。傳閱人要及時閱讀文件，并簽署意見后返回文件收發(fā)員。3.文件傳閱過程中，如遇領(lǐng)導(dǎo)外出或其他特殊情況，文件收發(fā)員應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通，確保文件傳閱不受影響。（四）文件歸檔1.文件辦理完畢后，文件收發(fā)員應(yīng)及時將文件整理歸檔。歸檔文件要按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保文件存放有序。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等。同時，要編寫文件目錄，便于查找和利用。3.檔案管理員要定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案質(zhì)量。（五）文件保密1.文秘人員要嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公安工作秘密的文件要妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。2.絕密級文件要實行專人專管，嚴(yán)格控制知悉范圍。機(jī)密級和秘密級文件要按照規(guī)定的范圍傳閱和使用，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。3.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)摗⑻幚砩婷芪募?，?yán)禁將涉密文件帶回家中或轉(zhuǎn)借他人。對廢棄的涉密文件要按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。四、文稿撰寫與審核（一）文稿撰寫1.文稿撰寫員要具備扎實的文字功底和較強(qiáng)的綜合能力，熟悉公安業(yè)務(wù)和相關(guān)政策法規(guī)。2.撰寫文稿時要注重針對性和實用性，緊扣工作主題，突出重點(diǎn)，提出切實可行的措施和建議。3.文稿內(nèi)容要客觀真實，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，引用法律法規(guī)和政策依據(jù)要準(zhǔn)確無誤。同時，要注意語言表達(dá)的規(guī)范性和邏輯性，避免出現(xiàn)錯別字、語病和歧義。（二）文稿審核1.文稿起草完成后，先由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文稿內(nèi)容是否符合工作實際、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)、格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^后，報文秘主管進(jìn)行審核。文秘主管要從文件的政策依據(jù)、整體結(jié)構(gòu)、文字表述等方面進(jìn)行全面審核，提出修改意見。3.重要文稿需呈領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)審批時要認(rèn)真審查文稿內(nèi)容，對文稿的準(zhǔn)確性、完整性和可行性進(jìn)行把關(guān)，簽署明確的審批意見。（三）文稿修改1.文稿撰寫員要根據(jù)審核意見及時對文稿進(jìn)行修改完善，確保文稿質(zhì)量達(dá)到要求。修改后的文稿要再次送審核人員審核，直至通過審核。2.在文稿修改過程中，要注重與審核人員溝通交流，充分理解審核意見，確保修改后的文稿符合要求。同時，要注意保留修改痕跡，便于追溯和查閱。五、會議管理（一）會議組織1.根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)提出召開會議的申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，文秘人員負(fù)責(zé)會議的組織工作。2.會議組織人員要提前確定會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程等，并及時通知參會人員。3.做好會議場地的布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作，確保會議順利進(jìn)行。（二）會議記錄1.會議記錄人員要認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項等。2.會議記錄要準(zhǔn)確、完整、清晰，使用規(guī)范的記錄格式和語言。對重要發(fā)言和決議事項要詳細(xì)記錄，不得遺漏。3.會議結(jié)束后，會議記錄人員要及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要要突出會議重點(diǎn)和決議事項，經(jīng)文秘主管審核后，報領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。（三）會議紀(jì)要發(fā)放與執(zhí)行1.會議紀(jì)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后，由文件收發(fā)員及時發(fā)放給參會人員和相關(guān)部門。發(fā)放范圍要根據(jù)會議要求確定，確保相關(guān)人員及時了解會議精神。2.各部門要認(rèn)真落實會議紀(jì)要中的決議事項，明確責(zé)任人和完成時間，并及時向文秘人員反饋執(zhí)行情況。文秘人員要對會議決議事項的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項得到有效落實。六、檔案管理（一）檔案收集1.檔案管理員要定期收集各部門形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，確保檔案資料的完整性。2.各部門要按照檔案管理規(guī)定，及時將應(yīng)歸檔的材料整理移交檔案管理員，不得拖延或自行留存。3.檔案管理員要對收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查材料是否齊全、完整，格式是否規(guī)范，不符合要求的要及時退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。（二）檔案整理1.檔案管理員要按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案存放有序。分類標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)合理，便于查找和利用。2.對每份檔案要進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，注明檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案整理過程中，要對檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁、裱糊等技術(shù)處理，確保檔案的整齊美觀和安全保管。（三）檔案保管1.檔案管理員要為檔案提供安全、適宜的保管環(huán)境，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。2.對不同保管期限的檔案要分別存放，便于管理和查閱。同時，要定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的安全。（四）檔案利用1.因工作需要查閱檔案的人員，要填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理員處查閱。2.檔案查閱人員要在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中要愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。3.如需借閱檔案，要按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人員要按時歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，要提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、信息管理（一）信息收集1.信息聯(lián)絡(luò)員要廣泛收集公安工作相關(guān)信息，包括工作動態(tài)、案件偵破情況、隊伍建設(shè)情況、社會輿情等。2.信息收集渠道要多樣化，通過內(nèi)部工作匯報、基層調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測、媒體報道等方式獲取信息。3.對收集到的信息要進(jìn)行篩選和整理，確保信息的真實性、準(zhǔn)確性和時效性。（二）信息報送1.信息聯(lián)絡(luò)員要按照規(guī)定的時間和格式，及時將收集到的重要信息報送上級部門和領(lǐng)導(dǎo)。2.信息報送要突出重點(diǎn)，簡潔明了，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠反映工作的主要情況和問題。3.對緊急信息要第一時間報送，不得延誤。同時，要跟蹤信息的反饋情況，及時了解信息的處理結(jié)果。（三）信息分析與研判1.文秘主管要組織信息聯(lián)絡(luò)員對報送的信息進(jìn)行分析和研判，挖掘信息背后的深層次問題和潛在趨勢。2.通過信息分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，提出針對性的工作建議和措施。3.定期對信息工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)信息收集、報送和分析研判工作，提高信息工作質(zhì)量。八、保密管理（一）保密制度1.公安局要建立健全保密制度，明確保密工作責(zé)任，加強(qiáng)對文秘人員的保密教育和培訓(xùn)。2.保密制度要涵蓋文件管理、會議管理、信息管理、檔案管理等各個方面，對保密工作的各個環(huán)節(jié)做出詳細(xì)規(guī)定。3.定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保保密制度的有效落實。（二）保密教育1.定期組織文秘人員參加保密教育培訓(xùn)，提高文秘人員的保密意識和技能。2.保密教育內(nèi)容要包括國家保密法律法規(guī)、公安工作保密規(guī)定、保密技術(shù)防范知識等。3.通過開展保密知識競賽、案例分析等活動，增強(qiáng)文秘人員的保密意識和責(zé)任感。（三）保密監(jiān)督檢查1.加強(qiáng)對文秘工作保密情況的監(jiān)督檢查，定期對文件管理、信息傳輸、檔案保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為要嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。同時，要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善保密措施，防止類似問題再次發(fā)生。九、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.對文秘人員的考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、保密意識等方面。2.工作業(yè)績主要考核文件管理、文稿撰寫、會議組織、檔案管理、信息工作等任務(wù)的完成情況和質(zhì)量。3.工作態(tài)度考核文秘人員的責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊協(xié)作能力等。4.業(yè)務(wù)能力考核文秘人員的文字表達(dá)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、計算機(jī)操作能力等。5.保密意識考核文秘人員對保密制度的執(zhí)行情況和保密工作的重視程度。（二）考核方式1.考核采取定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每季度進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時開展。2.考核采用自評、上級評價、同事評價等多種方式進(jìn)行，確?？己私Y(jié)果客觀公正。3.考