聯(lián)絡(luò)單使用管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的使用，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地傳遞，提高工作效率，加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門之間、部門與外部合作伙伴之間涉及工作溝通、任務(wù)安排、問題反饋、決策支持等各類事項(xiàng)的聯(lián)絡(luò)單使用。3.聯(lián)絡(luò)單定義聯(lián)絡(luò)單是公司內(nèi)部或與外部溝通時(shí)，用于正式傳達(dá)信息、提出要求、記錄事項(xiàng)、協(xié)調(diào)工作等的書面文件，具有一定的法律效力和工作依據(jù)。二、聯(lián)絡(luò)單的分類與格式1.分類內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單：用于公司內(nèi)部各部門之間的溝通與協(xié)作。外部聯(lián)絡(luò)單：用于公司與外部合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等之間的溝通與聯(lián)系。2.格式標(biāo)題：應(yīng)簡潔明了地概括聯(lián)絡(luò)單的主題，如“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的聯(lián)絡(luò)單”。編號(hào)：采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，以便于管理和查詢，編號(hào)格式為[年份][部門代碼][流水號(hào)]，例如：2023HR001。主送部門/單位：填寫接收聯(lián)絡(luò)單的部門或單位名稱。抄送部門/單位：如有需要，填寫相關(guān)抄送部門或單位名稱。正文：詳細(xì)闡述聯(lián)絡(luò)單的內(nèi)容，包括事項(xiàng)背景、目的、具體要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及數(shù)量，并確保附件內(nèi)容與聯(lián)絡(luò)單正文相關(guān)且清晰可查。擬稿部門：填寫撰寫聯(lián)絡(luò)單的部門名稱。擬稿人：填寫撰寫聯(lián)絡(luò)單的人員姓名。審核人：由相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。批準(zhǔn)人：根據(jù)聯(lián)絡(luò)單的重要程度和審批權(quán)限，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)簽字。日期：填寫聯(lián)絡(luò)單的擬稿日期、審核日期和批準(zhǔn)日期。三、聯(lián)絡(luò)單的流程管理1.發(fā)起各部門或個(gè)人在工作中需要與其他部門或外部單位進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)相關(guān)事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫聯(lián)絡(luò)單。聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，語言表達(dá)清晰，避免模糊或歧義。擬稿人應(yīng)確保聯(lián)絡(luò)單中涉及的事項(xiàng)明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以便于跟蹤和落實(shí)。2.審核聯(lián)絡(luò)單擬稿完成后，需提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)仔細(xì)審查聯(lián)絡(luò)單的內(nèi)容，包括事項(xiàng)的合理性、準(zhǔn)確性、完整性以及格式規(guī)范等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，審核人應(yīng)及時(shí)與擬稿人溝通，提出修改意見，擬稿人應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，直至審核通過。3.批準(zhǔn)根據(jù)聯(lián)絡(luò)單的性質(zhì)和涉及范圍，按照公司的審批權(quán)限規(guī)定，提交相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容進(jìn)行全面審查，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。如批準(zhǔn)人提出修改意見，擬稿人應(yīng)再次修改并重新提交審核和批準(zhǔn)流程，直至獲得最終批準(zhǔn)。4.發(fā)送經(jīng)審核批準(zhǔn)后的聯(lián)絡(luò)單，由擬稿部門負(fù)責(zé)按照主送和抄送名單進(jìn)行發(fā)送。發(fā)送方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵件、紙質(zhì)文件傳遞等方式，但應(yīng)確保接收方能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地收到聯(lián)絡(luò)單。在發(fā)送聯(lián)絡(luò)單時(shí)，應(yīng)做好發(fā)送記錄，包括發(fā)送時(shí)間、發(fā)送方式、接收人等信息，以便于查詢和追溯。5.接收與反饋接收部門收到聯(lián)絡(luò)單后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并安排專人負(fù)責(zé)處理。對(duì)于聯(lián)絡(luò)單中涉及的事項(xiàng)，接收部門應(yīng)按照要求認(rèn)真執(zhí)行，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予反饋。反饋方式可以是書面回復(fù)、郵件回復(fù)或當(dāng)面溝通等，反饋內(nèi)容應(yīng)明確說明事項(xiàng)的處理情況、結(jié)果以及是否存在問題等。6.存檔聯(lián)絡(luò)單處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔的聯(lián)絡(luò)單應(yīng)確保完整、清晰，便于日后查閱和參考。四、聯(lián)絡(luò)單的使用規(guī)范1.內(nèi)容規(guī)范主題明確：聯(lián)絡(luò)單應(yīng)圍繞一個(gè)明確的主題展開，避免涉及多個(gè)不相關(guān)的事項(xiàng)。表述準(zhǔn)確：使用簡潔明了、準(zhǔn)確無誤的語言表達(dá)，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。邏輯清晰：內(nèi)容應(yīng)條理清晰，按照合理的邏輯順序組織，先闡述背景和目的，再說明具體要求和措施，最后明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：如有涉及數(shù)據(jù)、事實(shí)等信息，應(yīng)確保準(zhǔn)確可靠，并注明數(shù)據(jù)來源。2.格式規(guī)范嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的格式填寫聯(lián)絡(luò)單，確保各項(xiàng)內(nèi)容齊全、規(guī)范。標(biāo)題字體、字號(hào)應(yīng)統(tǒng)一，一般采用宋體加粗，二號(hào)字；編號(hào)、主送部門/單位、抄送部門/單位、正文、附件、擬稿部門、擬稿人、審核人、批準(zhǔn)人、日期等內(nèi)容的字體、字號(hào)應(yīng)保持一致，一般采用宋體，小四或五號(hào)字。頁面布局應(yīng)合理，上下左右邊距適中，段落間距應(yīng)符合規(guī)范，避免出現(xiàn)排版混亂的情況。3.編號(hào)規(guī)范聯(lián)絡(luò)單編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，不得重復(fù)使用。編號(hào)應(yīng)按照規(guī)定的格式編寫，確保年份、部門代碼和流水號(hào)的準(zhǔn)確性和連貫性。在日常工作中，應(yīng)定期對(duì)聯(lián)絡(luò)單編號(hào)進(jìn)行整理和檢查，避免編號(hào)出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤。4.審批規(guī)范嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行聯(lián)絡(luò)單的審批，不得越級(jí)審批或未經(jīng)審批擅自發(fā)送聯(lián)絡(luò)單。審批人應(yīng)認(rèn)真履行審批職責(zé)，對(duì)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容進(jìn)行全面審查，確保其符合公司政策、法規(guī)和工作要求。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、重要決策或可能對(duì)公司產(chǎn)生較大影響的聯(lián)絡(luò)單，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論和研究，充分聽取各方意見后再進(jìn)行審批。5.發(fā)送規(guī)范發(fā)送聯(lián)絡(luò)單前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)主送和抄送名單，確保發(fā)送對(duì)象準(zhǔn)確無誤。如采用郵件發(fā)送，應(yīng)在郵件主題中注明聯(lián)絡(luò)單編號(hào)和主題，郵件正文應(yīng)完整引用聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容，并在附件中添加聯(lián)絡(luò)單的電子文檔。如采用紙質(zhì)文件傳遞，應(yīng)確保聯(lián)絡(luò)單打印清晰、完整，并按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行復(fù)印和分發(fā)，同時(shí)做好簽收記錄。6.反饋規(guī)范接收部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行反饋，反饋內(nèi)容應(yīng)針對(duì)聯(lián)絡(luò)單中提出的問題和要求，明確說明處理情況和結(jié)果。反饋方式應(yīng)與聯(lián)絡(luò)單的發(fā)送方式相對(duì)應(yīng)，如采用郵件反饋，應(yīng)在郵件主題中注明“關(guān)于[聯(lián)絡(luò)單編號(hào)]的反饋”，郵件正文應(yīng)詳細(xì)闡述反饋內(nèi)容；如采用書面反饋，應(yīng)將反饋意見填寫在專門的反饋表格上，并加蓋部門公章后提交給發(fā)送部門。對(duì)于聯(lián)絡(luò)單中涉及的問題或需要進(jìn)一步溝通的事項(xiàng)，接收部門應(yīng)積極與發(fā)送部門進(jìn)行協(xié)商，共同尋求解決方案，確保工作順利推進(jìn)。五、聯(lián)絡(luò)單的跟蹤與監(jiān)督1.跟蹤機(jī)制各部門應(yīng)建立聯(lián)絡(luò)單跟蹤臺(tái)賬，對(duì)本部門發(fā)出和接收的聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括聯(lián)絡(luò)單編號(hào)、主題、主送部門/單位、抄送部門/單位、擬稿日期、審核日期、批準(zhǔn)日期、發(fā)送日期、接收日期、反饋日期、反饋內(nèi)容等信息。定期對(duì)聯(lián)絡(luò)單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握事項(xiàng)的進(jìn)展情況，對(duì)于未按時(shí)完成或出現(xiàn)問題的聯(lián)絡(luò)單，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，督促其盡快解決。對(duì)于涉及多個(gè)部門協(xié)作的聯(lián)絡(luò)單，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)整體跟蹤協(xié)調(diào)，確保各部門之間工作銜接順暢，共同推進(jìn)事項(xiàng)的順利完成。2.監(jiān)督機(jī)制公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)聯(lián)絡(luò)單的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括聯(lián)絡(luò)單的格式規(guī)范、流程執(zhí)行情況、跟蹤反饋情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。對(duì)于違反聯(lián)絡(luò)單使用管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、績效扣分、通報(bào)批評(píng)等。六、聯(lián)絡(luò)單的保密管理1.保密原則聯(lián)絡(luò)單中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、敏感信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何第三方披露。參與聯(lián)絡(luò)單處理的所有人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，確保信息安全。2.保密措施在聯(lián)絡(luò)單的擬稿、審核、批準(zhǔn)、發(fā)送、接收、反饋、存檔等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。如采用紙質(zhì)文件傳遞聯(lián)絡(luò)單，應(yīng)使用專門的文件袋或信封進(jìn)行封裝，并在封口處加蓋密封章；如采用電子文件傳遞，應(yīng)設(shè)置加密密碼，并確保接收方具備相應(yīng)的解密權(quán)限。對(duì)于涉及保密信息的聯(lián)絡(luò)單，應(yīng)在文件上注明“機(jī)密”或“秘密”等字樣，并按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行保管和處理。3.保密期限聯(lián)絡(luò)單中涉及的保密信息的保密期限應(yīng)根據(jù)信息的性質(zhì)和重要程度確定，一般按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行。在保密期限內(nèi)，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自解除保密措施或向第三方披露保密信息。七、聯(lián)絡(luò)單的存檔與查閱1.存檔要求聯(lián)絡(luò)單處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)進(jìn)行存檔。存檔的聯(lián)絡(luò)單應(yīng)確保紙質(zhì)文件和電子文件的一致性，電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和檢索。聯(lián)絡(luò)單的存檔期限應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般重要的聯(lián)絡(luò)單應(yīng)長期保存，一般性的聯(lián)絡(luò)單可保存一定期限后進(jìn)行銷毀。2.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱聯(lián)絡(luò)單時(shí)，應(yīng)填寫《聯(lián)絡(luò)單查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的聯(lián)絡(luò)單編號(hào)、主題、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)審批同意后，查閱人可到公司檔案管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定，查閱人不得擅自復(fù)印、拍照或帶出聯(lián)絡(luò)單原件。涉及公司機(jī)密信息的聯(lián)絡(luò)單，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得查閱。如因特殊情況需要查閱，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定履行審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。3.查閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立聯(lián)絡(luò)單查閱記錄臺(tái)賬，對(duì)每次查閱的情況進(jìn)行