行政部日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政部工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，提高行政部工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.以服務(wù)為宗旨，高效、準(zhǔn)確地履行各項(xiàng)職責(zé)。3.堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合，確保工作的順利進(jìn)行。4.注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同完成工作任務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)若干崗位，包括但不限于行政管理崗、后勤保障崗、檔案管理崗、車輛管理崗等。（二）部門職責(zé)1.行政部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利銜接。負(fù)責(zé)公司重要會(huì)議、活動(dòng)的組織與安排，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。監(jiān)督檢查行政部各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決。2.行政部副經(jīng)理協(xié)助經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)部分行政管理工作的具體執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。組織公司辦公用品、設(shè)備的采購、發(fā)放與管理。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理和安全保衛(wèi)工作。完成經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。3.行政管理崗負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)規(guī)章制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行情況。起草、審核公司各類行政文件、報(bào)告、通知等。負(fù)責(zé)公司證照的辦理、年檢及相關(guān)資質(zhì)的維護(hù)。組織公司內(nèi)部培訓(xùn)、會(huì)議等活動(dòng)，做好相關(guān)服務(wù)工作。負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)與溝通，維護(hù)公司良好形象。4.后勤保障崗負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的設(shè)施設(shè)備維護(hù)、維修工作，確保正常使用。管理公司食堂、宿舍等后勤保障設(shè)施，提供優(yōu)質(zhì)的后勤服務(wù)。負(fù)責(zé)公司各類物資的采購、庫存管理和發(fā)放工作。組織公司環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，保持辦公環(huán)境整潔。負(fù)責(zé)公司員工福利的發(fā)放與管理。5.檔案管理崗負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全與完整。為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，做好檔案借閱登記工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和清查，做好檔案的鑒定、銷毀等工作。6.車輛管理崗負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和日常維護(hù)管理。制定車輛使用計(jì)劃，合理安排車輛出行，提高車輛使用效率。辦理車輛保險(xiǎn)、年檢等相關(guān)手續(xù)，確保車輛正常運(yùn)行。對(duì)駕駛員進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，確保行車安全。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和格式要求。起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.文件審核文件提交至行政部后，行政管理崗對(duì)文件進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件格式、內(nèi)容準(zhǔn)確性、邏輯合理性、是否符合公司政策等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與起草部門溝通修改，直至審核通過。3.文件簽發(fā)審核通過的文件，根據(jù)文件性質(zhì)和審批權(quán)限，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，一般性文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.文件印發(fā)行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷。印刷完成后，按照文件發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)，并做好發(fā)放登記工作。5.文件歸檔文件分發(fā)完畢后，檔案管理崗及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。歸檔文件應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，便于查閱和管理。（二）辦公用品管理流程1.需求申報(bào)各部門根據(jù)工作需要，每月[具體時(shí)間]前填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部后勤保障崗。2.采購審批后勤保障崗對(duì)各部門提交的需求申請(qǐng)表進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫存情況進(jìn)行審核。根據(jù)審核結(jié)果，填寫辦公用品采購審批表，報(bào)行政部副經(jīng)理審批。金額較大的采購項(xiàng)目需報(bào)行政部經(jīng)理審批。3.采購執(zhí)行經(jīng)審批通過后，后勤保障崗按照公司采購流程進(jìn)行辦公用品的采購。選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保所采購辦公用品的質(zhì)量和價(jià)格合理。4.驗(yàn)收入庫辦公用品到貨后，后勤保障崗組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，確保與采購訂單一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將辦公用品存放至指定倉庫。5.發(fā)放領(lǐng)用各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，到倉庫領(lǐng)取所需辦公用品。倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用登記表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。6.庫存盤點(diǎn)后勤保障崗定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果如發(fā)現(xiàn)差異，及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（三）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示或工作需要，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。行政管理崗負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，明確會(huì)議相關(guān)要求，并提前發(fā)送給參會(huì)人員。準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備、文具等物品，如會(huì)議文件、投影儀、音響設(shè)備、筆記本、筆等。安排會(huì)議場地，進(jìn)行布置和調(diào)試，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適，設(shè)備正常運(yùn)行。2.會(huì)議簽到在會(huì)議開始前[具體時(shí)間]，在會(huì)議室門口設(shè)置簽到臺(tái)，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員簽到。簽到人員對(duì)參會(huì)人員的姓名、部門、職務(wù)等信息進(jìn)行登記，確保簽到信息準(zhǔn)確無誤。3.會(huì)議服務(wù)會(huì)議期間，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)工作，如茶水供應(yīng)、設(shè)備操作等。及時(shí)關(guān)注會(huì)議進(jìn)展情況，根據(jù)需要提供必要的協(xié)助和支持。做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。4.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，行政管理崗及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地反映會(huì)議內(nèi)容，明確決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并督促?zèng)Q議事項(xiàng)的執(zhí)行。5.會(huì)議資料歸檔將會(huì)議通知、簽到表、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存至公司檔案庫。（四）車輛使用流程1.用車申請(qǐng)公司員工因工作需要使用車輛，需提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息。用車申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部車輛管理崗。2.車輛調(diào)度車輛管理崗根據(jù)用車申請(qǐng)情況，結(jié)合車輛使用狀況和駕駛員工作安排，進(jìn)行車輛調(diào)度。優(yōu)先安排緊急、重要的用車需求，合理調(diào)配車輛資源，確保車輛使用效率最大化。如遇車輛不足或特殊情況，及時(shí)與用車部門溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。3.派車通知車輛調(diào)度確定車輛及駕駛員后，車輛管理崗填寫派車通知單，通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。派車通知單應(yīng)明確用車時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)等信息，駕駛員接到通知后應(yīng)按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)出車。4.車輛使用駕駛員按照派車通知單的要求，安全、準(zhǔn)時(shí)地將乘車人員送達(dá)目的地。在車輛行駛過程中，駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。如遇特殊情況需要改變行車路線或延長用車時(shí)間，駕駛員應(yīng)及時(shí)與車輛管理崗溝通，并征得用車部門同意。5.車輛歸還用車完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛歸還至指定地點(diǎn)，并填寫車輛使用登記表，注明車輛行駛里程、油耗、車輛狀況等信息。車輛管理崗對(duì)歸還車輛進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)車輛有損壞或異常情況，及時(shí)查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。6.車輛維護(hù)車輛管理崗定期組織駕駛員對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。按照車輛保養(yǎng)手冊(cè)的要求，安排車輛進(jìn)行定期保養(yǎng)、維修和年檢等工作。建立車輛維修檔案，記錄車輛維修情況，跟蹤維修質(zhì)量。四、考勤與休假管理（一）考勤制度1.工作時(shí)間公司實(shí)行[具體工作時(shí)間]工作制，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，按時(shí)上下班。如有特殊情況需要調(diào)整工作時(shí)間，需提前向行政部申請(qǐng)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.考勤方式公司采用[考勤方式，如指紋打卡、人臉識(shí)別等]進(jìn)行考勤記錄。員工應(yīng)在規(guī)定的考勤時(shí)間內(nèi)打卡，不得代打卡或委托他人打卡。3.遲到、早退與曠工遲到或早退[具體時(shí)間]以內(nèi)的，每次扣除[X]元；遲到或早退超過[具體時(shí)間]的，按曠工半天處理。曠工半天的，扣除當(dāng)日工資的[X]%；曠工一天的，扣除當(dāng)日工資的[X]%，并給予警告處分；連續(xù)曠工超過[具體天數(shù)]天或一年內(nèi)累計(jì)曠工超過[具體天數(shù)]天的，公司將予以辭退。（二）休假制度1.法定節(jié)假日公司按照國家規(guī)定執(zhí)行法定節(jié)假日放假制度，員工享有法定節(jié)假日休息權(quán)利。2.年假員工累計(jì)工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。年休假在1個(gè)年度內(nèi)可以集中安排，也可以分段安排，一般不跨年度安排。確因工作需要不能安排員工休年假的，經(jīng)員工本人同意，可以不安排員工休年假，但應(yīng)按照國家規(guī)定支付相應(yīng)的年假工資報(bào)酬。3.病假員工因病需要請(qǐng)假的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人提交病假條，并附上醫(yī)院診斷證明。病假期間的工資待遇按照國家及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.事假員工因個(gè)人原因需要請(qǐng)假的，應(yīng)提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，按照公司請(qǐng)假審批流程辦理請(qǐng)假手續(xù)。事假期間無工資待遇，如因特殊情況需要延長事假的，需提前申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。5.婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等員工享有婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等法定假期，具體假期天數(shù)和待遇按照國家及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。員工申請(qǐng)上述假期時(shí)，應(yīng)按照公司請(qǐng)假審批流程辦理請(qǐng)假手續(xù)，并提供相關(guān)證明材料。五、費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷原則1.真實(shí)性原則：報(bào)銷費(fèi)用必須真實(shí)發(fā)生，不得虛報(bào)、假報(bào)。2.合理性原則：報(bào)銷費(fèi)用應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際工作需要，不得鋪張浪費(fèi)。3.時(shí)效性原則：員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后[具體時(shí)間]內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，逾期不予受理。（二）報(bào)銷流程1.費(fèi)用發(fā)生員工在工作過程中發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)取得合法有效的發(fā)票或收據(jù)，并在發(fā)票背面注明費(fèi)用明細(xì)、用途、日期等信息。2.填寫報(bào)銷單員工根據(jù)費(fèi)用發(fā)生情況，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，將發(fā)票或收據(jù)粘貼在報(bào)銷單后面，并按照?qǐng)?bào)銷單格式要求填寫相關(guān)信息，如報(bào)銷人姓名、部門、費(fèi)用明細(xì)、金額等。3.部門審核報(bào)銷單填寫完成后，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。4.財(cái)務(wù)審核部門審核通過后，報(bào)銷單提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷單的格式、內(nèi)容、發(fā)票真?zhèn)蔚冗M(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與報(bào)銷人溝通核實(shí)。5.領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)審核通過的報(bào)銷單，根據(jù)審批權(quán)限呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較小的報(bào)銷項(xiàng)目由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，金額較大的報(bào)銷項(xiàng)目需經(jīng)總經(jīng)理審批。6.報(bào)銷支付領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部根據(jù)報(bào)銷金額進(jìn)行支付。支付方式可采用現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等，具體支付方式按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。（三）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品根據(jù)公司實(shí)際需求和預(yù)算，制定辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)，明確各類辦公用品的采購價(jià)格上限。2.差旅費(fèi)制定差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，包括交通、住宿、餐飲等費(fèi)用的報(bào)銷額度和標(biāo)準(zhǔn)。員工出差應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具、選擇住宿酒店，并合理控制餐飲費(fèi)用。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出，制定業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和審批流程。業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循必要性、合理性原則，不得用于與業(yè)務(wù)無關(guān)的支出。六、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括但不限于產(chǎn)品配方、技術(shù)工藝、客戶信息、市場策略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開的文件、資料、會(huì)議記錄、決議等。3.員工在工作過程中知悉的其他需要保密的信息。（二）保密措施1.加強(qiáng)員工保密教育，提高員工保密意識(shí)。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。3.對(duì)涉及公司秘密的文件、資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置專門的保密文件柜，實(shí)行專人專管。4.限制公司秘密信息的知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸公司秘密。5.在對(duì)外交往中，