記錄何憑證管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司記錄及憑證的管理，確保公司各類記錄及憑證的真實(shí)、完整、有效和可追溯，規(guī)范公司運(yùn)營管理行為，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在經(jīng)營管理活動中所產(chǎn)生的各類記錄及憑證的管理。職責(zé)分工1.人事行政部負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂、解釋及監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司各類記錄及憑證格式模板的設(shè)計(jì)、審核與管理。定期組織對公司記錄及憑證管理工作的檢查與評估。2.各部門負(fù)責(zé)本部門記錄及憑證的收集、整理、歸檔和保管工作。按照公司規(guī)定的格式和要求填寫、使用記錄及憑證。配合人事行政部做好記錄及憑證的相關(guān)管理工作。記錄及憑證的分類與編號記錄及憑證的分類1.行政類：包括公司文件、會議紀(jì)要、通知、報(bào)告、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.財(cái)務(wù)類：如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.業(yè)務(wù)類：涵蓋銷售合同、采購訂單、出貨單、收貨單、客戶訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.人事類：包含員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核表、勞動合同等。5.其他類：如各類證書、資質(zhì)文件、許可證、審計(jì)報(bào)告等。記錄及憑證的編號規(guī)則1.編號原則唯一性：每個(gè)記錄及憑證都應(yīng)有唯一的編號，避免重復(fù)。系統(tǒng)性：編號應(yīng)體現(xiàn)記錄及憑證的類別、年份、順序等信息，便于分類管理和查詢。簡潔性：編號應(yīng)簡潔明了，易于記憶和使用。2.編號方法行政類：編號格式為“XZ年份順序號”，其中“XZ”表示行政類，年份為四位數(shù)字，順序號為三位數(shù)字。例如：“XZ2023001”。財(cái)務(wù)類：編號格式為“CW年份月份順序號”，其中“CW”表示財(cái)務(wù)類，年份為四位數(shù)字，月份為兩位數(shù)字，順序號為三位數(shù)字。例如：“CW202305010”。業(yè)務(wù)類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，采用不同的編號格式。如銷售合同編號格式為“XSHT年份合同序號”，采購訂單編號格式為“CGDD年份訂單序號”等。具體編號格式由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況確定，并報(bào)人事行政部備案。人事類：編號格式為“RS年份員工編號記錄類型代碼”，其中“RS”表示人事類，年份為四位數(shù)字，員工編號為六位數(shù)字，記錄類型代碼為兩位數(shù)字。例如：“RS202300000101”，其中“01”可表示員工檔案記錄。其他類：編號格式為“QT年份順序號”，其中“QT”表示其他類，年份為四位數(shù)字，順序號為三位數(shù)字。例如：“QT2023005”。記錄及憑證的填寫與使用填寫要求1.內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確：記錄及憑證應(yīng)如實(shí)反映公司經(jīng)營管理活動的實(shí)際情況，不得虛假填寫。2.字跡清晰工整：填寫的文字、數(shù)字應(yīng)清晰可辨，易于識別和查閱。3.項(xiàng)目完整齊全：按照規(guī)定的格式和要求，填寫所有必填項(xiàng)目，不得遺漏。4.及時(shí)填寫：各項(xiàng)記錄及憑證應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)活動發(fā)生時(shí)及時(shí)填寫，確保信息的時(shí)效性。使用規(guī)范1.按照規(guī)定用途使用：各類記錄及憑證應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.不得擅自修改：未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自修改已填寫好的記錄及憑證內(nèi)容。如確需修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字，并注明修改日期。3.妥善保管：在使用過程中，應(yīng)妥善保管記錄及憑證，防止丟失、損壞或泄露。記錄及憑證的收集與整理收集要求1.定期收集：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間間隔，定期收集本部門產(chǎn)生的記錄及憑證，并移交至指定的保管人員。2.及時(shí)收集：對于重要的、時(shí)效性強(qiáng)的記錄及憑證，應(yīng)及時(shí)收集，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.全面收集：涵蓋本部門在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各類記錄及憑證，不得遺漏。整理方法1.分類整理：按照記錄及憑證的類別進(jìn)行分類，同類記錄及憑證應(yīng)集中存放。2.編號排序：對已編號的記錄及憑證，按照編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.裝訂成冊：對于一些零散的記錄及憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，應(yīng)按照一定的順序裝訂成冊，并在封面上注明類別、年份、月份等信息。記錄及憑證的歸檔與保管歸檔要求1.及時(shí)歸檔：收集整理后的記錄及憑證應(yīng)及時(shí)歸檔，不得積壓。2.規(guī)范歸檔：按照規(guī)定的歸檔流程和方法進(jìn)行歸檔，確保歸檔資料的整齊、有序。3.建立索引：為便于快速查找和檢索歸檔資料，應(yīng)建立相應(yīng)的索引，如目錄索引、電子索引等。保管期限1.短期保管：保管期限為15年的記錄及憑證，如部分臨時(shí)性的業(yè)務(wù)報(bào)表、一般的考勤記錄等。2.中期保管：保管期限為510年的記錄及憑證，如一般的銷售合同、采購訂單等。3.長期保管：保管期限為10年以上的記錄及憑證，如重要的財(cái)務(wù)憑證、員工檔案、公司資質(zhì)文件等。具體保管期限由人事行政部根據(jù)記錄及憑證的性質(zhì)和重要程度確定，并在公司內(nèi)部公布。保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：對于紙質(zhì)記錄及憑證，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份、順序號等進(jìn)行排列存放，并做好防潮、防蟲、防火等措施。2.電子檔案保管：對于電子記錄及憑證，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案庫。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。記錄及憑證的查閱與借閱查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄及憑證時(shí)，應(yīng)填寫《記錄及憑證查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管部門查閱。2.查閱范圍：查閱人員應(yīng)按照審批后的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。3.查閱記錄：檔案保管部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。借閱規(guī)定1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱記錄及憑證時(shí)，應(yīng)填寫《記錄及憑證借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案保管部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借記錄及憑證，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案保管部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。歸還時(shí)，檔案保管部門應(yīng)對所借記錄及憑證進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。記錄及憑證的銷毀銷毀條件1.超過保管期限：對于已達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的記錄及憑證，可進(jìn)行銷毀。2.失去使用價(jià)值：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因，導(dǎo)致某些記錄及憑證失去使用價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。銷毀程序1.提出申請：由檔案保管部門提出記錄及憑證銷毀申請，填寫《記錄及憑證銷毀申請表》，注明銷毀記錄及憑證的類別、年份、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審核批準(zhǔn)：《記錄及憑證銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、人事行政部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案保管部門會同相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)記錄及憑證的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.銷毀方式：記錄及憑證的銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保銷毀徹底，無法恢復(fù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.人事行政部定期對公司各部門記錄及憑證的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄及憑證的填寫、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人事行政部應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況?？己嗽u價(jià)1.將記錄及憑證管理工作納入公司各部門績效考核體系，對管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予