印鑒檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印鑒檔案的安全管理，確保印鑒檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類印鑒檔案的管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等各類印章以及與之相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.安全保密原則：印鑒檔案的管理應(yīng)確保安全，防止泄露、丟失、被盜用等情況發(fā)生，嚴(yán)格限制接觸人員范圍。2.規(guī)范操作原則：印鑒的使用和檔案的管理應(yīng)遵循規(guī)定的流程和程序，確保操作規(guī)范、準(zhǔn)確。3.責(zé)任明確原則：明確印鑒檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。二、印鑒的種類及保管（一）印鑒種類1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同等重要文書的簽署。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)。4.法人章：一般用于特定的財(cái)務(wù)支付等與法人相關(guān)的業(yè)務(wù)。5.其他專用章：如部門章等，根據(jù)公司實(shí)際需要設(shè)定用途。（二）保管責(zé)任1.公司公章由總經(jīng)理辦公室指定專人保管。2.合同專用章由合同管理部門指定專人保管。3.財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。4.法人章由財(cái)務(wù)部門或總經(jīng)理辦公室根據(jù)實(shí)際情況指定專人保管。5.其他專用章由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。（三）保管要求1.印鑒保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用。2.印鑒應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備等。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)印鑒進(jìn)行檢查，確保印鑒的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。三、印鑒的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等的簽署。2.合同專用章：僅用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算憑證、票據(jù)、報(bào)表等的蓋章。4.法人章：用于特定的財(cái)務(wù)支付、法人授權(quán)文件等的蓋章。5.其他專用章：按照其規(guī)定的用途使用。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)?zhí)顚憽队¤b使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等內(nèi)容。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，涉及重要事項(xiàng)的需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核申請(qǐng)表提交后，由審核人員對(duì)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、必要性進(jìn)行審核。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。3.用印印鑒保管人員根據(jù)審核通過的申請(qǐng)表，在用印文件上正確加蓋印鑒，并確保印鑒清晰、端正。用印完畢后，在《印鑒使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。4.歸檔用印文件及申請(qǐng)表等相關(guān)資料按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按照正常流程審批用印時(shí)，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電話同意，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印時(shí)，應(yīng)通過傳真等方式將用印申請(qǐng)表及相關(guān)文件發(fā)送回公司，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)人員在指定監(jiān)督人員的監(jiān)督下用印，并及時(shí)將用印情況反饋回公司。四、印鑒檔案的建立與管理（一）檔案內(nèi)容1.印鑒啟用文件：包括印鑒的啟用通知、啟用時(shí)間、啟用范圍等。2.印鑒樣式文件：詳細(xì)記錄印鑒的形狀、尺寸、字體、顏色等樣式信息。3.印鑒使用申請(qǐng)表：每次用印的申請(qǐng)表原件。4.印鑒使用登記表：記錄印鑒使用的詳細(xì)情況。5.印鑒交接記錄：印鑒保管人員變更時(shí)的交接記錄。6.印鑒廢止文件：印鑒停用、銷毀等相關(guān)文件。（二）檔案建立1.印鑒啟用時(shí)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)整理印鑒啟用文件和樣式文件，建立印鑒檔案。2.每次用印后，及時(shí)將用印申請(qǐng)表和登記表歸入印鑒檔案。3.印鑒保管人員發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)填寫印鑒交接記錄，并將交接情況詳細(xì)記錄在案，歸入檔案。（三）檔案管理1.印鑒檔案由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)管理，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。2.檔案應(yīng)分類存放，便于查找和使用。3.定期對(duì)印鑒檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，查閱檔案需填寫《印鑒檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。五、印鑒的廢止與銷毀（一）廢止情形1.公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е掠¤b不再使用。2.印鑒損壞無法正常使用。3.因其他原因需要廢止印鑒。（二）廢止程序1.由相關(guān)部門提出印鑒廢止申請(qǐng)，說明廢止原因、廢止時(shí)間等。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，發(fā)布印鑒廢止通知。3.印鑒保管人員將廢止印鑒交回公司指定部門。（三）銷毀程序1.成立印鑒銷毀小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.制定印鑒銷毀方案，明確銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等。3.在銷毀小組的監(jiān)督下，采用適當(dāng)?shù)姆绞戒N毀印鑒，如粉碎、熔毀等。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人記錄銷毀情況，形成印鑒銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、印鑒名稱等信息。5.銷毀記錄由檔案管理人員歸檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)印鑒檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印鑒使用的合規(guī)性、檔案管理的完整性等。2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門印鑒使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，確保本部門印鑒使用規(guī)范。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料。2.如有必要，可聘請(qǐng)外部專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)印鑒檔案管理進(jìn)行評(píng)估和指導(dǎo)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印鑒或管理印鑒檔案的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)行為給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織印鑒檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括印鑒管理制度、使用流程、安全保密知識(shí)等。2.新入職涉及印鑒管理的人員應(yīng)進(jìn)行專門的入職培訓(xùn)，確保其熟悉印鑒檔案管理規(guī)定。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部會(huì)議、宣傳欄等形式，宣傳印鑒檔案安全管理的重要性和相關(guān)制度要求。2.提高全