醫(yī)藥公司文件管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)藥公司文件管理工作，確保文件的準(zhǔn)確性、及時性、安全性和保密性，提高工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)藥公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的文件管理工作，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司所有文件由公司辦公室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合辦公室的工作。2.分級負(fù)責(zé)原則：按照文件的性質(zhì)和級別，實行分級負(fù)責(zé)管理，確保文件的準(zhǔn)確性和及時性。3.保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和人事秘密等文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.存檔原則：對重要文件應(yīng)及時存檔，以備查閱和使用。四、文件的分類1.行政文件：包括公司規(guī)章制度、通知、公告、請示、報告等。2.業(yè)務(wù)文件：包括銷售合同、采購合同、研發(fā)報告、質(zhì)量檢驗報告等。3.財務(wù)文件：包括財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、資金調(diào)撥單等。4.人事文件：包括員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核表等。五、文件的編號1.行政文件編號：由公司辦公室統(tǒng)一編制，編號格式為“[年份][部門代碼][文件序號]”，如“[2023]A001”表示2023年公司辦公室發(fā)布的第1份行政文件。2.業(yè)務(wù)文件編號：由業(yè)務(wù)部門自行編制，編號格式為“[年份][業(yè)務(wù)部門代碼][合同序號]”或“[年份][業(yè)務(wù)部門代碼][報告序號]”，如“[2023]S001”表示2023年銷售部門簽訂的第1份銷售合同，“[2023]R001”表示2023年研發(fā)部門提交的第1份研發(fā)報告。3.財務(wù)文件編號：由財務(wù)部門自行編制，編號格式為“[年份][財務(wù)部門代碼][報表序號]”或“[年份][財務(wù)部門代碼][憑證序號]”，如“[2023]F001”表示2023年財務(wù)部門編制的第1份財務(wù)報表，“[2023]V001”表示2023年財務(wù)部門開具的第1份憑證。4.人事文件編號：由人事部門自行編制，編號格式為“[年份][人事部門代碼][檔案序號]”或“[年份][人事部門代碼][考核序號]”，如“[2023]P001”表示2023年人事部門建立的第1份員工檔案，“[2023]K001”表示2023年人事部門進(jìn)行的第1次績效考核。六、文件的起草1.行政文件由公司辦公室負(fù)責(zé)起草，各部門應(yīng)積極提供相關(guān)信息和意見。2.業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，涉及其他部門的應(yīng)事先征求相關(guān)部門的意見。3.財務(wù)文件由財務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，涉及其他部門的應(yīng)事先征求相關(guān)部門的意見。4.人事文件由人事部門負(fù)責(zé)起草，涉及其他部門的應(yīng)事先征求相關(guān)部門的意見。七、文件的審核1.行政文件：由公司辦公室主任審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.業(yè)務(wù)文件：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.財務(wù)文件：由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.人事文件：由人事部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八、文件的發(fā)布1.行政文件：由公司辦公室通過內(nèi)部郵件、公告欄等方式發(fā)布，各部門應(yīng)及時傳達(dá)和執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)文件：由業(yè)務(wù)部門通過內(nèi)部郵件、傳真等方式發(fā)布，涉及其他部門的應(yīng)同時抄送相關(guān)部門。3.財務(wù)文件：由財務(wù)部門通過內(nèi)部郵件、財務(wù)系統(tǒng)等方式發(fā)布，涉及其他部門的應(yīng)同時抄送相關(guān)部門。4.人事文件：由人事部門通過內(nèi)部郵件、人事系統(tǒng)等方式發(fā)布，涉及其他部門的應(yīng)同時抄送相關(guān)部門。九、文件的傳遞1.內(nèi)部傳遞：各部門之間的文件傳遞應(yīng)通過內(nèi)部郵件、傳真等方式進(jìn)行，確保文件的及時傳遞和簽收。2.外部傳遞：對外發(fā)送的文件應(yīng)通過快遞、掛號信等方式進(jìn)行，確保文件的安全傳遞和簽收。十、文件的簽收1.收到文件的部門或人員應(yīng)及時簽收，注明簽收日期和簽收人。2.簽收后的文件應(yīng)及時登記，注明文件編號、文件名稱、簽收日期和簽收人等信息。十一、文件的保管1.行政文件：由公司辦公室負(fù)責(zé)保管，按照年度和文件類別進(jìn)行歸檔，保存期限為5年。2.業(yè)務(wù)文件：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管，按照合同編號或報告編號進(jìn)行歸檔，保存期限為10年。3.財務(wù)文件：由財務(wù)部門負(fù)責(zé)保管，按照報表編號或憑證編號進(jìn)行歸檔，保存期限為10年。4.人事文件：由人事部門負(fù)責(zé)保管，按照檔案編號或考核編號進(jìn)行歸檔，保存期限為10年。十二、文件的借閱1.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)文件保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般為10天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱：外部單位因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般為5天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。十三、文件的銷毀1.超過保存期限的文件，由文件保管部門提出銷毀申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀文件時，應(yīng)填寫《文件銷毀登記表》，注明文件編號、文件名稱、銷毀日期和銷毀人等信息。3.銷毀文件應(yīng)在指定地點進(jìn)行，確保文件的安全銷毀。附則一、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、