公司入職檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范公司入職檔案的管理，確保入職檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。入職檔案是公司人事管理的重要組成部分，它記錄了員工的基本信息、入職手續(xù)、培訓記錄、績效考核等重要內(nèi)容，對于公司的人力資源管理和員工的職業(yè)生涯發(fā)展具有重要意義。二、適用范圍本制度適用于公司所有新入職員工的檔案管理，包括正式員工、試用期員工和兼職員工。三、管理職責1.人事部門負責入職檔案的建立、維護和管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等。2.各部門負責人應協(xié)助人事部門做好本部門員工的入職檔案管理工作，及時提供員工的相關(guān)信息和資料。3.員工本人應如實填寫入職檔案中的各項信息，并對其真實性負責。四、入職檔案的內(nèi)容1.員工基本信息包括員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式、身份證號碼、學歷、專業(yè)、畢業(yè)院校、入職時間等。2.入職手續(xù)資料包括錄用通知書、勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、員工登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、職稱證書復印件等。3.培訓記錄包括新員工入職培訓記錄、崗位技能培訓記錄、職業(yè)發(fā)展培訓記錄等。4.績效考核記錄包括試用期考核記錄、年度績效考核記錄、獎懲記錄等。5.其他相關(guān)資料包括員工的體檢報告、離職證明、社保繳納記錄等。入職檔案的建立與收集一、入職檔案的建立1.人事部門應在員工入職后的3個工作日內(nèi)，為其建立入職檔案，并按照檔案編號規(guī)則進行編號。2.入職檔案應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行管理，紙質(zhì)檔案應按照檔案編號順序進行裝訂，電子檔案應存儲在公司的人事管理系統(tǒng)中。二、入職檔案的收集1.人事部門應在員工入職時，收集員工的基本信息資料和入職手續(xù)資料，并及時錄入人事管理系統(tǒng)。2.對于需要員工提供的其他相關(guān)資料，如培訓記錄、績效考核記錄等，人事部門應在規(guī)定的時間內(nèi)收集齊全，并及時錄入人事管理系統(tǒng)。3.各部門負責人應協(xié)助人事部門做好本部門員工的入職檔案收集工作，及時提供員工的相關(guān)信息和資料。入職檔案的整理與歸檔一、入職檔案的整理1.人事部門應按照檔案編號順序，對入職檔案進行整理，確保檔案的排列順序正確。2.對于紙質(zhì)檔案，應按照檔案內(nèi)容進行分類整理，如員工基本信息類、入職手續(xù)類、培訓記錄類、績效考核類等，并在檔案封面或檔案袋上注明檔案類別和檔案編號。3.對于電子檔案，應按照檔案編號和檔案類別進行分類存儲，確保電子檔案的存儲位置準確。二、入職檔案的歸檔1.人事部門應在每月的最后一個工作日，將本月新建立的入職檔案進行歸檔，并將歸檔情況記錄在檔案歸檔登記表中。2.歸檔的入職檔案應存放在公司的檔案室內(nèi)，并按照檔案編號順序進行排列。3.對于需要長期保存的入職檔案，應按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行保管，如定期檢查、修復、銷毀等。入職檔案的保管與查閱一、入職檔案的保管1.入職檔案應存放在公司的檔案室內(nèi)，并由專人負責保管。2.檔案室內(nèi)應保持清潔、干燥、通風，避免檔案受潮、霉變、蟲蛀等。3.檔案室內(nèi)應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保檔案的安全。4.未經(jīng)人事部門負責人批準，任何人不得擅自查閱、復制或摘抄入職檔案。二、入職檔案的查閱1.員工本人或其直系親屬因辦理相關(guān)手續(xù)需要查閱本人的入職檔案時，應向人事部門提出申請，并填寫檔案查閱申請表。2.人事部門負責人應在收到檔案查閱申請表后的1個工作日內(nèi)，對申請進行審核，并決定是否允許查閱。3.對于允許查閱的申請，人事部門應在2個工作日內(nèi)安排查閱人員查閱入職檔案，并在查閱完畢后及時將檔案歸還。4.查閱人員應在查閱入職檔案時，遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、損毀或泄露檔案內(nèi)容。入職檔案的更新與維護一、入職檔案的更新1.人事部門應定期對入職檔案進行更新，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。2.對于員工的基本信息、入職手續(xù)資料、培訓記錄、績效考核記錄等重要內(nèi)容發(fā)生變化時，人事部門應及時更新入職檔案，并在人事管理系統(tǒng)中進行修改。3.各部門負責人應及時將本部門員工的相關(guān)信息變化情況通知人事部門，以便人事部門及時更新入職檔案。二、入職檔案的維護1.人事部門應定期對入職檔案進行檢查和維護，確保檔案的存放位置準確、檔案編號清晰、檔案內(nèi)容完整。2.對于紙質(zhì)檔案，應定期進行裝訂、整理和修復，確保檔案的整潔和美觀。3.對于電子檔案，應定期進行備份和清理，確保電子檔案的安全和可靠。