機(jī)關(guān)資料文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)資料文件管理，確保資料文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在工作中形成、使用和保管的各類資料文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：機(jī)關(guān)資料文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)。2.分類管理原則：按照資料文件的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保資料文件的安全，防止泄露、丟失和損壞，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.規(guī)范高效原則：建立規(guī)范的管理流程，提高資料文件管理的效率和質(zhì)量。二、資料文件的分類與編號（一）分類1.行政文件：包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、機(jī)關(guān)發(fā)布的行政公文、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：與機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作相關(guān)的文件，如工作計劃、報告、方案、合同等。3.人事文件：涉及人員招聘、培訓(xùn)、考核、任免、獎懲等方面的文件。4.財務(wù)文件：財務(wù)預(yù)算、決算、報銷憑證、審計報告等文件。5.檔案資料：機(jī)關(guān)歷史檔案、重要資料、統(tǒng)計報表等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件資料。（二）編號1.對每一類資料文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式可采用“年份+類別代碼+順序號”，如“2023XZ001”表示2023年行政文件第1號。3.在資料文件的首頁或封面顯著位置標(biāo)注編號。三、資料文件的形成與收集（一）形成1.各部門及工作人員在工作過程中應(yīng)及時形成各類資料文件，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和機(jī)關(guān)內(nèi)部規(guī)定，語言規(guī)范、邏輯清晰。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，征求相關(guān)部門意見后，報領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)收集本部門形成的資料文件，定期整理后移交至資料文件管理部門。2.對于上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，由資料文件管理部門統(tǒng)一接收，并及時分發(fā)給相關(guān)部門。3.在會議、活動等結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時將會議文件、活動資料等收集整理，移交至資料文件管理部門。四、資料文件的審核與審批（一）審核1.資料文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.涉及重要事項、政策法規(guī)等文件，應(yīng)提交相關(guān)業(yè)務(wù)部門或?qū)＜疫M(jìn)行審核。3.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時反饋給起草人員進(jìn)行修改完善。（二）審批1.經(jīng)審核后的資料文件，按照機(jī)關(guān)內(nèi)部審批流程報領(lǐng)導(dǎo)審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批應(yīng)明確簽署意見，如同意、不同意或提出修改意見等。3.文件審批通過后，方可正式印發(fā)或存檔。五、資料文件的印發(fā)與發(fā)放（一）印發(fā)1.資料文件審批通過后，由資料文件管理部門負(fù)責(zé)印發(fā)。2.印發(fā)文件應(yīng)確保格式規(guī)范、排版整齊，使用統(tǒng)一的紙張和印刷設(shè)備。3.對于需要大量印發(fā)的文件，應(yīng)提前做好印刷計劃，確保及時供應(yīng)。（二）發(fā)放1.資料文件印發(fā)后，由資料文件管理部門按照規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)放。2.發(fā)放文件時應(yīng)做好登記，記錄文件名稱、編號、發(fā)放對象、發(fā)放時間等信息。3.對于重要文件或機(jī)密文件，應(yīng)采取專人送達(dá)、簽收等方式，確保文件安全。六、資料文件的傳閱與借閱（一）傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文件，由資料文件管理部門負(fù)責(zé)組織傳閱。2.傳閱文件應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，確保文件及時傳遞，避免積壓。3.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)及時報告。（二）借閱1.因工作需要借閱資料文件的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報資料文件管理部門審批。3.資料文件管理部門批準(zhǔn)后，借閱人方可借閱文件，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或遺失，如因保管不善造成文件損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、資料文件的保管與存儲（一）保管1.資料文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或文件柜，對資料文件進(jìn)行分類存放。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.定期對資料文件進(jìn)行整理、清點(diǎn)，確保文件存放有序，數(shù)量準(zhǔn)確。（二）存儲1.資料文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式存儲。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類編號順序裝訂成冊，裝入檔案盒或文件柜保存。3.電子文件應(yīng)按照分類建立文件夾，存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和識別。八、資料文件的保密管理（一）保密制度1.建立健全資料文件保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.加強(qiáng)對工作人員的保密教育，提高保密意識，防止泄密事件發(fā)生。（二）保密措施1.對保密文件實(shí)行專人專管，限制接觸范圍。2.在文件存儲、傳輸、處理等過程中，采取加密、備份等安全措施。3.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳閱保密文件，?yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸保密文件。4.對保密文件的銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保信息徹底銷毀。九、資料文件的清理與銷毀（一）清理1.定期對資料文件進(jìn)行清理，清理范圍包括過期文件、無用文件、重復(fù)文件等。2.清理工作由資料文件管理部門負(fù)責(zé)組織，各部門配合。3.清理過程中應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保清理準(zhǔn)確無誤。（二）銷毀1.對清理后的資料文件，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件應(yīng)填寫銷毀清單，注明文件名稱、編號、數(shù)量等信息。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，銷毀清單應(yīng)存檔備查。十、資料文件的利用與統(tǒng)計（一）利用1.鼓勵各部門及工作人員充分利用資料文件，為工作提供參考和依據(jù)。2.資料文件管理部門應(yīng)建立文件查詢系統(tǒng)，方便用戶查找和使用文件。3.對于重要文件或常用文件，可根據(jù)需要制作副本或摘要，供相關(guān)人員使用。（二）統(tǒng)計1.資料文件管理部門應(yīng)定期對資料文件的形成、收集、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括文件數(shù)量、類別、來源、去向、利用頻率等。3.通過統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)資料文件管理中存在的問題，采取改進(jìn)措施，提高管理水平。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)立資料文件管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對資料文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門資料文件管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查1.資料