煤貿(mào)公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤貿(mào)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤貿(mào)公司及其所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于煤炭買(mǎi)賣(mài)合同、運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問(wèn)題。（二）合同管理部門(mén)公司設(shè)立合同管理部門(mén)，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度；2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等工作；3.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔等管理；4.監(jiān)督檢查合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問(wèn)題；5.處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）合同承辦部門(mén)合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，并配合合同管理部門(mén)做好合同的審核、登記、歸檔等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的調(diào)研、可行性分析等前期工作；2.起草合同文本，確保合同條款合法、準(zhǔn)確、完整；3.組織合同談判，與對(duì)方協(xié)商合同條款，爭(zhēng)取有利的合同條件；4.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行等具體工作，及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告合同履行情況；5.配合合同管理部門(mén)處理合同糾紛。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、可行性分析等前期工作，確定合同相對(duì)方。2.合同承辦部門(mén)起草合同文本，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交合同管理部門(mén)審核。3.合同管理部門(mén)對(duì)合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性等審核，提出修改意見(jiàn)。合同承辦部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。4.合同文本修改完善后，由合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，合同承辦部門(mén)與合同相對(duì)方簽訂合同。合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門(mén)備案。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、清晰、完整。2.合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和政策的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。3.合同應(yīng)具備合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、雙方當(dāng)事人名稱(chēng)、法定代表人或授權(quán)代表簽字（章）、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等基本條款。（三）合同授權(quán)委托1.公司法定代表人可以直接簽訂合同，也可以授權(quán)他人簽訂合同。授權(quán)他人簽訂合同的，應(yīng)簽訂書(shū)面授權(quán)委托書(shū)，明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。2.被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍簽訂合同。授權(quán)期限屆滿或授權(quán)事項(xiàng)完成后，授權(quán)委托書(shū)應(yīng)及時(shí)收回。四、合同的履行（一）合同履行原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同的履行情況，包括合同的執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況等。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促合同承辦部門(mén)采取措施解決。3.合同承辦部門(mén)在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方有違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，防止損失擴(kuò)大。（三）合同款項(xiàng)收付1.合同款項(xiàng)的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，不得擅自變更。2.合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，確?？铐?xiàng)安全、及時(shí)到賬。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同款項(xiàng)收付的管理，建立健全財(cái)務(wù)管理制度，嚴(yán)格審核款項(xiàng)收付憑證，確保款項(xiàng)收付的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性。五、合同的變更與解除（一）合同變更1.合同履行過(guò)程中，因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致，需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)簽訂書(shū)面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更的時(shí)間等，并由雙方當(dāng)事人簽字（章）確認(rèn)。3.合同變更后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議送合同管理部門(mén)備案，并按照變更后的合同履行義務(wù)。（二）合同解除1.合同履行過(guò)程中，因出現(xiàn)法定或約定的解除事由，需要解除合同的，應(yīng)簽訂書(shū)面解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并由雙方當(dāng)事人簽字（章）確認(rèn)。3.合同解除后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理合同履行情況，辦理款項(xiàng)結(jié)算、貨物交接等手續(xù)，并將解除協(xié)議送合同管理部門(mén)備案。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防合同管理部門(mén)和合同承辦部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理流程1.合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同合同承辦部門(mén)對(duì)糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門(mén)或合同管理部門(mén)代表公司與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過(guò)程中，合同承辦部門(mén)和合同管理部門(mén)應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助。（三）糾紛處理原則1.依法處理原則：合同糾紛的處理應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，依法維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.協(xié)商解決原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先通過(guò)協(xié)商解決，盡量避免仲裁或訴訟，降低糾紛處理成本。3.維護(hù)公司利益原則：在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)始終以維護(hù)公司利益為出發(fā)點(diǎn)，采取有效措施，減少公司損失。七、合同的檔案管理（一）檔案收集合同承辦部門(mén)在合同簽訂、履行、變更、解除等過(guò)程中形成的相關(guān)文件、資料，應(yīng)及時(shí)收集整理，移交合同管理部門(mén)歸檔。（二）檔案整理合同管理部門(mén)應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照合同編號(hào)、簽訂日期、合同名稱(chēng)等順序進(jìn)行排列，編制檔案目錄。（三）檔案保管合同管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.合同管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供合同檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露合同內(nèi)容。八、合同管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出審計(jì)意見(jiàn)。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同承辦部