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文檔簡介

房屋租賃電費管理制度一、總則(一)目的為了加強公司房屋租賃期間電費的管理,規(guī)范電費的計算、收繳、核算等工作流程,確保電費管理的準確性、及時性和合理性,保障公司的經(jīng)濟利益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司所有租賃房屋的電費管理,包括但不限于辦公場所、員工宿舍、倉庫等各類租賃房屋。(三)職責(zé)分工1.行政部門負責(zé)租賃房屋的日常管理,包括房屋設(shè)施設(shè)備的維護、維修等工作。協(xié)助財務(wù)部門進行電費的抄表、核算等工作。與房東及供電部門保持溝通,協(xié)調(diào)解決電費相關(guān)問題。2.財務(wù)部門負責(zé)電費的核算、收繳、賬務(wù)處理等工作。定期對電費數(shù)據(jù)進行分析,監(jiān)控電費支出情況,為公司成本控制提供依據(jù)。審核電費報銷憑證,確保費用支出的合規(guī)性。3.使用部門負責(zé)本部門所使用租賃房屋內(nèi)電器設(shè)備的合理使用和節(jié)能管理。配合行政部門做好電費抄表工作,及時提供準確的用電信息。二、電費計算(一)計量方式1.租賃房屋的電費計量以供電部門安裝的電表讀數(shù)為準。2.電表應(yīng)安裝在便于抄表和維護的位置,確保讀數(shù)準確可靠。(二)電費單價1.電費單價按照供電部門規(guī)定的電價標準執(zhí)行,包括基本電價、峰谷電價等。2.如遇電價調(diào)整,以供電部門通知為準,行政部門應(yīng)及時將調(diào)整后的電價告知財務(wù)部門和各使用部門。(三)電費計算方法1.每月電費計算公式為:當(dāng)月電費=當(dāng)月電表讀數(shù)×電費單價。2.對于存在公攤電費的租賃房屋,公攤電費按照各使用部門實際使用面積占總面積的比例進行分攤。計算公式為:某部門公攤電費=當(dāng)月公攤電費總額×(該部門使用面積/租賃房屋總面積)。3.對于使用獨立電表的租賃房屋,按照各自電表讀數(shù)計算電費,不進行公攤。三、電費抄表(一)抄表周期1.每月[具體日期]為固定抄表日,行政部門安排專人負責(zé)抄表工作。2.如遇特殊情況無法在規(guī)定抄表日抄表,應(yīng)提前與供電部門溝通協(xié)調(diào),并在抄表后及時將電表讀數(shù)告知財務(wù)部門。(二)抄表流程1.抄表人員應(yīng)在抄表前確認電表的運行狀態(tài)正常,記錄電表的起止度數(shù)。2.抄表時應(yīng)仔細核對電表讀數(shù),確保數(shù)據(jù)準確無誤。如發(fā)現(xiàn)電表讀數(shù)異常,應(yīng)及時與供電部門聯(lián)系核實,并做好記錄。3.抄表完成后,抄表人員應(yīng)在抄表記錄上簽字確認,并將抄表數(shù)據(jù)及時傳遞給行政部門負責(zé)人審核。4.行政部門負責(zé)人審核通過后,將抄表數(shù)據(jù)提供給財務(wù)部門,作為電費計算的依據(jù)。四、電費收繳(一)繳費方式1.根據(jù)供電部門的繳費要求,公司可選擇銀行代扣、網(wǎng)上繳費、現(xiàn)場繳費等方式繳納電費。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)電費計算結(jié)果,在規(guī)定的繳費期限內(nèi)完成電費繳納工作。(二)繳費流程1.財務(wù)部門收到行政部門提供的抄表數(shù)據(jù)后,進行電費核算,生成電費賬單。2.財務(wù)部門核對電費賬單無誤后,按照選定的繳費方式進行繳費操作。3.如采用銀行代扣方式,財務(wù)部門應(yīng)確保銀行賬戶余額充足,避免因余額不足導(dǎo)致繳費失敗。4.繳費完成后,財務(wù)部門應(yīng)及時獲取繳費憑證,并進行妥善保管。(三)欠費處理1.如因特殊原因未能按時繳納電費,導(dǎo)致產(chǎn)生欠費,財務(wù)部門應(yīng)及時與供電部門溝通,了解欠費情況及相關(guān)規(guī)定。2.對于欠費金額較小且能夠及時補繳的情況,財務(wù)部門應(yīng)盡快安排補繳電費,并支付相應(yīng)的滯納金。3.對于欠費金額較大或欠費時間較長的情況,財務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報,制定合理的解決方案,避免因欠費導(dǎo)致公司用電受到影響。五、電費核算(一)核算周期每月財務(wù)部門應(yīng)對當(dāng)月電費進行核算,確保電費數(shù)據(jù)的準確性和完整性。(二)核算內(nèi)容1.核對抄表數(shù)據(jù)與電費賬單的一致性,確保電費計算準確無誤。2.檢查公攤電費的分攤計算是否合理,各部門分攤金額是否準確。3.審核電費報銷憑證,確保費用支出符合公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。4.對電費支出情況進行分析,與歷史數(shù)據(jù)進行對比,查找異常波動原因。(三)核算流程1.財務(wù)人員根據(jù)行政部門提供的抄表數(shù)據(jù)和電費賬單,進行電費計算和賬務(wù)處理。2.將計算結(jié)果與供電部門的電費發(fā)票進行核對,確保數(shù)據(jù)一致。3.對各部門的電費分攤情況進行審核,如有疑問及時與行政部門溝通核實。4.完成電費核算后,編制電費核算報表,報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。六、電費報銷(一)報銷范圍1.公司租賃房屋產(chǎn)生的電費支出,包括基本電費、公攤電費等。2.因工作需要臨時增加用電設(shè)備或延長用電時間產(chǎn)生的額外電費支出。(二)報銷流程1.使用部門填寫電費報銷申請表,注明用電時間、用電設(shè)備、電費金額等信息,并附上電費發(fā)票復(fù)印件。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后,提交給行政部門審核。3.行政部門審核通過后,在申請表上簽字確認,并提交給財務(wù)部門。4.財務(wù)部門對報銷憑證進行審核,確保費用支出的真實性、合理性和合規(guī)性。審核通過后,按照公司財務(wù)制度進行報銷處理。(三)報銷憑證要求1.電費報銷必須提供供電部門開具的正規(guī)發(fā)票,發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、準確,包括公司名稱、用電地址、電費金額、開票日期等信息。2.發(fā)票應(yīng)加蓋供電部門的發(fā)票專用章,如發(fā)票存在涂改、偽造等情況,財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。3.除發(fā)票外,還應(yīng)附上電費明細清單或抄表記錄,以便核對電費金額和用電情況。七、節(jié)能管理(一)節(jié)能目標公司倡導(dǎo)節(jié)約用電,通過加強節(jié)能管理,降低租賃房屋的電費支出,實現(xiàn)節(jié)能目標。具體節(jié)能目標為:在[具體時間段]內(nèi),租賃房屋的電費支出同比下降[X]%。(二)節(jié)能措施1.設(shè)備管理定期對租賃房屋內(nèi)的電器設(shè)備進行檢查和維護,確保設(shè)備正常運行,提高能源利用效率。推廣使用節(jié)能型電器設(shè)備,如節(jié)能燈具、節(jié)能空調(diào)等,逐步淘汰高能耗設(shè)備。2.使用規(guī)范制定用電管理制度,規(guī)范員工的用電行為,要求員工在離開辦公場所或宿舍時及時關(guān)閉電器設(shè)備,避免浪費。合理設(shè)置空調(diào)溫度,夏季不低于[X]℃,冬季不高于[X]℃。倡導(dǎo)自然采光,減少白天照明設(shè)備的使用時間。3.宣傳教育通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳欄等形式,加強員工的節(jié)能意識教育,提高員工對節(jié)能工作的重視程度。定期發(fā)布節(jié)能小貼士和節(jié)能知識,引導(dǎo)員工養(yǎng)成良好的節(jié)能習(xí)慣。(三)節(jié)能考核1.行政部門負責(zé)對各使用部門的節(jié)能工作進行監(jiān)督和考核,定期統(tǒng)計各部門的用電情況和電費支出。2.將節(jié)能考核結(jié)果納入部門績效考核體系,對節(jié)能工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵,對未達到節(jié)能目標的部門進行通報批評,并要求其制定整改措施。八、電費信息管理(一)檔案管理1.財務(wù)部門應(yīng)建立電費管理檔案,對電費相關(guān)資料進行分類整理和歸檔,包括電費發(fā)票、抄表記錄、核算報表、繳費憑證等。2.檔案應(yīng)妥善保管,保存期限按照公司財務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行,以便日后查閱和審計。(二)數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.財務(wù)部門定期對電費數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析,生成電費統(tǒng)計報表,包括月度電費支出情況、各部門電費分攤情況、電費同比環(huán)比分析等。2.通過數(shù)據(jù)分析,及時發(fā)現(xiàn)電費管理中存在的問題和異常情況,為公司決策提供參考依據(jù)。(三)信息溝通與共享1.行政部門、財務(wù)部門和各使用部門之間應(yīng)建立良好的信息溝通機制,及時共享電費管理相關(guān)信息。2.對于電費計算、收繳、核算等過程中出現(xiàn)的問題,應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào),共同解決。九、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對電費管理情況進行審計監(jiān)督,檢查電費管理制度的執(zhí)行情況、電費計算的準確性、收繳的及時性、核算的合規(guī)性等。2.審計部門應(yīng)出具審計報告,對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見,并跟蹤整改落實情況。(二)外部監(jiān)督1.積極配合供電部門的檢查和監(jiān)督工作,及時提供相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注供電部門的政策法規(guī)變化,確保公司電費管理工作符合外部監(jiān)管要求。十、附則(一)解釋權(quán)本制

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