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財(cái)務(wù)印鑒章管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)印鑒章的管理,規(guī)范印鑒章的使用流程,防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),確保公司資金安全和財(cái)務(wù)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)涉及財(cái)務(wù)印鑒章的管理與使用。(三)基本原則1.明確責(zé)任原則:財(cái)務(wù)印鑒章的保管、使用必須明確到人,做到責(zé)任清晰。2.安全保密原則:確保印鑒章存放安全,使用過(guò)程嚴(yán)格保密,防止印鑒章被盜用、冒用。3.審批監(jiān)督原則:印鑒章的使用需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批,同時(shí)接受內(nèi)部審計(jì)等部門的監(jiān)督檢查。二、財(cái)務(wù)印鑒章的種類及保管(一)財(cái)務(wù)印鑒章的種類1.財(cái)務(wù)專用章:用于公司各類財(cái)務(wù)票據(jù)、文件等的簽章。2.法定代表人章:代表公司法定代表人行使職權(quán)時(shí)使用。3.發(fā)票專用章:用于開具發(fā)票時(shí)的蓋章。(二)保管人員1.財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。3.發(fā)票專用章由負(fù)責(zé)發(fā)票開具與管理的人員保管。(三)保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管印鑒章,存放于安全可靠的地方,如保險(xiǎn)柜等,并確保保險(xiǎn)柜密碼及鑰匙的安全。2.未經(jīng)批準(zhǔn),不得將印鑒章帶出公司辦公區(qū)域。如因特殊情況需要帶出,須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理相關(guān)登記手續(xù),使用完畢后及時(shí)歸還。3.保管人員因請(qǐng)假、出差等原因暫時(shí)離崗時(shí),應(yīng)將印鑒章交接給指定的臨時(shí)保管人員,并辦理交接手續(xù)。交接雙方需在交接清單上簽字確認(rèn),明確交接期間的責(zé)任。三、財(cái)務(wù)印鑒章的使用(一)使用范圍1.財(cái)務(wù)專用章:用于公司各類財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表、銀行結(jié)算憑證、稅務(wù)申報(bào)資料等的簽章。2.法定代表人章:用于公司重大財(cái)務(wù)決策文件、對(duì)外投資協(xié)議、借款合同等需要法定代表人簽字確認(rèn)的文件上的蓋章。3.發(fā)票專用章:僅用于公司對(duì)外開具的發(fā)票上的蓋章。(二)使用流程1.申請(qǐng):各部門或個(gè)人因業(yè)務(wù)需要使用財(cái)務(wù)印鑒章時(shí),應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)印鑒章使用申請(qǐng)表》,詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、金額、用途、預(yù)計(jì)用印時(shí)間等內(nèi)容。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字,涉及重大資金支出或重要財(cái)務(wù)事項(xiàng)的,還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批:財(cái)務(wù)部門收到《財(cái)務(wù)印鑒章使用申請(qǐng)表》后,對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核,確保符合財(cái)務(wù)規(guī)定和公司相關(guān)制度。對(duì)于常規(guī)用印事項(xiàng),由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批;對(duì)于重大用印事項(xiàng),需報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后,在申請(qǐng)表上簽署意見并簽字。3.用印:保管人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表,在指定的時(shí)間、地點(diǎn),按照規(guī)定的用途使用印鑒章。用印時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)用印文件內(nèi)容,確保與申請(qǐng)表一致。用印完畢后,在申請(qǐng)表上加蓋印鑒章,并在《財(cái)務(wù)印鑒章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記,記錄用印日期、用印事項(xiàng)、用印人、審批人等信息。(三)特殊情況處理1.如遇緊急業(yè)務(wù)需要立即使用財(cái)務(wù)印鑒章,但無(wú)法及時(shí)履行審批手續(xù)時(shí),使用人員應(yīng)電話向財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,經(jīng)同意后先行用印,并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的用印事項(xiàng),如對(duì)外提供擔(dān)保、大額借款合同等,除按正常流程審批外,還需經(jīng)公司風(fēng)險(xiǎn)管理部門或法律顧問審核同意后方可用印。四、財(cái)務(wù)印鑒章的變更與掛失(一)變更1.因公司名稱變更、法定代表人變更、財(cái)務(wù)人員變動(dòng)等原因需要變更財(cái)務(wù)印鑒章時(shí),由相關(guān)部門提出申請(qǐng),填寫《財(cái)務(wù)印鑒章變更申請(qǐng)表》,并附相關(guān)證明文件。2.申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理印鑒章的變更手續(xù)。變更后的印鑒章啟用前,原印鑒章應(yīng)停止使用,并按規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀。3.印鑒章變更后,財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門、銀行、稅務(wù)等單位,確保業(yè)務(wù)的正常開展。(二)掛失1.如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)印鑒章遺失或被盜,保管人員應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施,如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、通知相關(guān)銀行和客戶等。2.同時(shí),填寫《財(cái)務(wù)印鑒章掛失申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明掛失原因、印鑒章種類、遺失時(shí)間等信息,經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,在公開發(fā)行的報(bào)刊上刊登掛失聲明。3.掛失聲明刊登后,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理新印鑒章的刻制手續(xù),并按規(guī)定進(jìn)行啟用。原印鑒章自掛失之日起失效,不再使用。五、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)財(cái)務(wù)印鑒章的管理與使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查,重點(diǎn)檢查印鑒章的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題,及時(shí)提出整改意見,并跟蹤整改落實(shí)情況。(二)財(cái)務(wù)部門自查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)印鑒章的管理工作進(jìn)行自查,每月至少進(jìn)行一次全面檢查,確保印鑒章管理工作符合制度要求。自查內(nèi)容包括印鑒章的保管情況、使用登記情況、審批流程執(zhí)行情況等。對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問題,及時(shí)進(jìn)行整改,并將自查情況報(bào)告財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。(三)違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用財(cái)務(wù)印鑒章的行為,視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款等處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,依法追究其法律責(zé)任。2.因保管不善導(dǎo)致財(cái)務(wù)印鑒章遺失、被盜用等情況,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,由保管人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則(一)解釋權(quán)本制
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