機(jī)關(guān)文件文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)文件文檔管理，確保文件文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，促進(jìn)各項工作的規(guī)范化、科學(xué)化開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在工作過程中形成的各類文件、文檔資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)文件文檔由專門的管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保文件文檔的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)文件文檔的來源、性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保文件文檔的安全，防止文件文檔的泄露、丟失和損壞。4.便捷高效原則：優(yōu)化文件文檔管理流程，提高文件文檔的處理速度和利用效率，為機(jī)關(guān)工作提供有力支持。二、文件文檔管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)關(guān)文件文檔管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各類文件文檔的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對文件文檔進(jìn)行清查、核對，確保文件文檔的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)文件文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，實現(xiàn)文件文檔的電子化管理。5.對違反文件文檔管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）文件形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、簽發(fā)和印發(fā)工作。2.及時將本部門形成的文件報送管理部門歸檔，并確保文件的質(zhì)量和格式符合要求。3.負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理和保管，按照規(guī)定進(jìn)行整理和移交。4.配合管理部門做好文件文檔的清查、核對等工作。（三）文件使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守文件文檔管理制度，正確使用和保管文件文檔。2.按照規(guī)定的程序借閱、查閱文件文檔，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容。3.使用完畢后及時歸還文件文檔，確保文件文檔的安全。三、文件管理（一）文件分類1.按文件來源分類：分為上級文件、本級文件、下級文件和外部文件。2.按文件性質(zhì)分類：分為法規(guī)性文件、政策性文件、指導(dǎo)性文件、規(guī)范性文件、程序性文件和其他文件。3.按文件內(nèi)容分類：分為綜合類文件、業(yè)務(wù)類文件、人事類文件、財務(wù)類文件、行政類文件等。（二）文件起草與審核1.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語言規(guī)范、簡潔。2.文件起草部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件質(zhì)量。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合理性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。3.文件審核通過后，由起草部門負(fù)責(zé)人簽字，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）文件印發(fā)1.文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由管理部門統(tǒng)一編號、排版、印刷。2.文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要確定，嚴(yán)格控制文件發(fā)放范圍。3.文件印發(fā)后，管理部門應(yīng)及時將文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。（四）文件傳閱1.文件傳閱應(yīng)遵循高效、及時、準(zhǔn)確的原則，確保文件能夠迅速傳遞到相關(guān)人員手中。2.文件傳閱一般采用專人送傳的方式，傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間。3.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或延誤傳閱時間。（五）文件歸檔1.文件形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.管理部門應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和核對，確保歸檔文件的質(zhì)量。（六）文件保管1.文件保管應(yīng)選擇安全、防火、防潮、防蟲、防盜的場所，配備必要的保管設(shè)備。2.文件應(yīng)按照分類存放，便于查找和利用。3.定期對文件進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（七）文件銷毀1.文件銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由管理部門提出銷毀意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀文件應(yīng)進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間等信息。3.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復(fù)。四、文檔管理（一）文檔分類1.按文檔來源分類：分為內(nèi)部文檔和外部文檔。2.按文檔性質(zhì)分類：分為合同文檔、協(xié)議文檔、報告文檔、報表文檔、會議記錄文檔、工作計劃文檔、工作總結(jié)文檔等。3.按文檔內(nèi)容分類：分為綜合類文檔、業(yè)務(wù)類文檔、人事類文檔、財務(wù)類文檔、行政類文檔等。（二）文檔收集1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的文檔資料，并按照規(guī)定的時間和要求報送管理部門。2.管理部門應(yīng)定期對各部門報送的文檔資料進(jìn)行整理和歸檔。（三）文檔整理1.文檔整理應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，對文檔資料進(jìn)行分類、編號、編目等處理。2.文檔整理應(yīng)確保文檔資料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的文檔資料應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充和修正。（四）文檔歸檔1.文檔整理完畢后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。歸檔文檔應(yīng)編制歸檔目錄，便于查找和利用。2.歸檔文檔應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，定期進(jìn)行清查和核對。（五）文檔保管1.文檔保管應(yīng)選擇安全、防火、防潮、防蟲、防盜的場所，配備必要的保管設(shè)備。2.文檔應(yīng)按照分類存放，便于查找和利用。3.定期對文檔進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（六）文檔利用1.各部門因工作需要查閱文檔資料時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報管理部門審批。2.管理部門應(yīng)按照審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的文檔資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文檔管理制度，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露文檔內(nèi)容。（七）文檔銷毀1.文檔銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由管理部門提出銷毀意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀文檔應(yīng)進(jìn)行登記，注明文檔名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間等信息。3.文檔銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文檔信息無法恢復(fù)。五、文件文檔管理信息化（一）建設(shè)目標(biāo)建立機(jī)關(guān)文件文檔管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件文檔的電子化管理，提高文件文檔管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.文件文檔錄入：實現(xiàn)文件文檔的電子化錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容、附件等。2.文件文檔分類管理：按照文件文檔的分類方案進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.文件文檔檢索：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需的文件文檔。4.文件文檔審批：實現(xiàn)文件文檔的在線審批，提高審批效率。5.文件文檔傳閱：實現(xiàn)文件文檔的在線傳閱，跟蹤傳閱進(jìn)度。6.文件文檔歸檔：自動將辦理完畢的文件文檔進(jìn)行歸檔，生成歸檔目錄。7.文件文檔保管：記錄文件文檔的保管情況，包括保管期限、存放位置等。8.文件文檔利用：提供文件文檔的在線查閱、下載等功能，方便用戶利用。9.文件文檔統(tǒng)計分析：對文件文檔的數(shù)量、類型、來源等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為管理決策提供支持。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對文件文檔管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.加強(qiáng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立系統(tǒng)安全管理制度，保障系統(tǒng)的安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.管理部門定期對各部門文件文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.對違反文件文檔管理制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核評價1.將文件文檔管理工作納入機(jī)關(guān)績效考核體系，對各部門和工作人員的文件文檔管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括文件文檔管理制度的執(zhí)行情況、文