購(gòu)買(mǎi)機(jī)制與管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司各類(lèi)物資及服務(wù)的購(gòu)買(mǎi)行為，確保購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)的合法性、合理性、公正性和透明度，提高資金使用效益，保障公司運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)的所有購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備采購(gòu)、原材料采購(gòu)、服務(wù)外包等。3.基本原則合法性原則：購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。公平公正原則：在購(gòu)買(mǎi)過(guò)程中，應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)的公正性。效益原則：追求購(gòu)買(mǎi)成本的合理性和效益的最大化，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等因素。內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制機(jī)制，防范購(gòu)買(mǎi)風(fēng)險(xiǎn)。二、購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃與預(yù)算管理1.購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃編制各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度工作目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求和實(shí)際庫(kù)存情況，于每年末編制下一年度的購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃。購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的購(gòu)買(mǎi)需求，應(yīng)填寫(xiě)臨時(shí)購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)表，說(shuō)明需求原因、預(yù)計(jì)金額等，按規(guī)定審批后實(shí)施。2.預(yù)算管理財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)預(yù)算，對(duì)各部門(mén)的購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃進(jìn)行審核，確定購(gòu)買(mǎi)預(yù)算額度。購(gòu)買(mǎi)預(yù)算一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊原因需要調(diào)整，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制購(gòu)買(mǎi)支出，確保在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。根據(jù)購(gòu)買(mǎi)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選潛在供應(yīng)商，通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)等方式進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商選擇，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其綜合實(shí)力和信譽(yù)。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估和考核。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商信息庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商關(guān)系管理與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，定期召開(kāi)供應(yīng)商會(huì)議，反饋公司需求和意見(jiàn)，共同解決合作中存在的問(wèn)題。建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作、增加訂單量等。四、購(gòu)買(mǎi)流程1.購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)需求部門(mén)填寫(xiě)購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明購(gòu)買(mǎi)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等內(nèi)容，并簽字蓋章。購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，對(duì)于金額較大或重要的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)，還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)審批財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)的預(yù)算金額進(jìn)行審核，確保在預(yù)算范圍內(nèi)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)，進(jìn)行采購(gòu)方式的選擇和采購(gòu)流程的安排。對(duì)于達(dá)到招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。采購(gòu)審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保審批的規(guī)范和高效。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)，制定采購(gòu)方案，包括采購(gòu)文件編制、發(fā)布采購(gòu)信息、組織開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)等。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)文件的要求進(jìn)行操作，確保采購(gòu)活動(dòng)的公正性和合法性。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.驗(yàn)收付款物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，使用部門(mén)應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收單、采購(gòu)合同、發(fā)票等憑證進(jìn)行審核，辦理付款手續(xù)。對(duì)于不符合合同約定的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，或按照合同約定扣除相應(yīng)款項(xiàng)。五、購(gòu)買(mǎi)方式1.招標(biāo)采購(gòu)對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的物資或服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、發(fā)售招標(biāo)文件、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)人員和外部專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審和比較，推薦中標(biāo)候選人。2.詢(xún)價(jià)采購(gòu)對(duì)于采購(gòu)金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)貨源充足的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。詢(xún)價(jià)采購(gòu)應(yīng)向至少三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)函，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。3.單一來(lái)源采購(gòu)符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。單一來(lái)源采購(gòu)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保采購(gòu)的必要性和合理性。六、購(gòu)買(mǎi)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在采購(gòu)活動(dòng)確定成交供應(yīng)商后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門(mén)或法律顧問(wèn)審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求履行交貨義務(wù)，提供售后服務(wù)。如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行或延遲履行，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.合同變更與解除在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。如因不可抗力或其他法定原因需要解除合同，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理解除手續(xù)，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)。七、購(gòu)買(mǎi)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查購(gòu)買(mǎi)程序的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、資金使用情況等。各部門(mén)應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告內(nèi)部審計(jì)部門(mén)。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)接受政府有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，如財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、監(jiān)察部門(mén)等。對(duì)于涉及公共利益、社會(huì)關(guān)注度高的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，及時(shí)公開(kāi)采購(gòu)信息，保障公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。八、違規(guī)處理1.對(duì)于在購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)中違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包