打印及復(fù)印管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司內(nèi)部打印及復(fù)印設(shè)備的使用，提高資源利用效率，降低辦公成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)打印及復(fù)印設(shè)備的采購、維護(hù)、管理及紙張等耗材的供應(yīng)。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門打印及復(fù)印設(shè)備的合理使用和監(jiān)督。全體員工應(yīng)遵守本制度，節(jié)約使用打印及復(fù)印資源。二、打印及復(fù)印設(shè)備管理1.設(shè)備采購根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和現(xiàn)有設(shè)備使用情況，由行政部門提出打印及復(fù)印設(shè)備采購計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購。采購設(shè)備應(yīng)綜合考慮品牌、性能、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，確保設(shè)備質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、操作簡(jiǎn)便。2.設(shè)備安裝與調(diào)試設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織專業(yè)人員進(jìn)行安裝與調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。安裝調(diào)試完成后，行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備使用人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備性能和操作方法。3.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)行政部門應(yīng)制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)打印及復(fù)印設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備處于良好運(yùn)行狀態(tài)。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門，行政部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于因使用不當(dāng)或人為原因造成設(shè)備損壞的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。4.設(shè)備報(bào)廢當(dāng)打印及復(fù)印設(shè)備因老化、損壞等原因無法正常使用時(shí)，由行政部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)及時(shí)清理，妥善處理，防止造成環(huán)境污染。三、打印及復(fù)印用紙管理1.紙張采購行政部門應(yīng)根據(jù)公司打印及復(fù)印用紙需求，定期采購紙張等耗材。采購紙張應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、環(huán)保節(jié)能的產(chǎn)品，確保紙張符合辦公需求。2.紙張領(lǐng)用各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)紙張領(lǐng)用工作，每月定期到行政部門領(lǐng)取紙張。領(lǐng)用人應(yīng)填寫紙張領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、部門、領(lǐng)用人、紙張規(guī)格及數(shù)量等信息。3.紙張節(jié)約使用全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，盡量雙面打印及復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于可使用電子文檔的文件，應(yīng)優(yōu)先使用電子文檔，避免打印。在打印及復(fù)印文件時(shí)，應(yīng)合理排版，避免不必要的空白頁和重復(fù)打印。四、打印及復(fù)印流程1.打印流程員工如需打印文件，應(yīng)先在電腦上編輯好文檔，并檢查文檔內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。確認(rèn)無誤后，將文檔發(fā)送至打印機(jī)隊(duì)列，選擇合適的打印機(jī)進(jìn)行打印。打印完成后，及時(shí)取走打印文件，并整理好紙張，避免浪費(fèi)。如遇打印機(jī)故障或打印質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修人員進(jìn)行處理。2.復(fù)印流程員工如需復(fù)印文件，應(yīng)將原件整理好，送至復(fù)印機(jī)處。告知復(fù)印機(jī)操作人員復(fù)印的份數(shù)、規(guī)格及其他特殊要求。復(fù)印完成后，及時(shí)取走復(fù)印件，并整理好原件和復(fù)印件，避免混淆。如遇復(fù)印機(jī)故障或復(fù)印質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修人員進(jìn)行處理。五、打印及復(fù)印權(quán)限管理1.普通員工權(quán)限普通員工可在公司指定的打印及復(fù)印設(shè)備上進(jìn)行日常辦公文件的打印及復(fù)印。打印及復(fù)印數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求合理控制，避免浪費(fèi)。2.部門負(fù)責(zé)人權(quán)限部門負(fù)責(zé)人有權(quán)對(duì)本部門的打印及復(fù)印工作進(jìn)行監(jiān)督和管理。如因工作需要，部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際情況審批本部門員工的打印及復(fù)印申請(qǐng)。3.特殊情況權(quán)限對(duì)于涉及公司重要文件、機(jī)密文件等特殊情況的打印及復(fù)印，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行。審批人應(yīng)嚴(yán)格審核文件內(nèi)容和打印及復(fù)印需求，確保文件安全和合理使用。六、費(fèi)用核算與控制1.費(fèi)用核算行政部門應(yīng)每月對(duì)公司打印及復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)各部門的紙張使用量、打印及復(fù)印頁數(shù)等信息。根據(jù)核算結(jié)果，計(jì)算出各部門的打印及復(fù)印費(fèi)用，并制作費(fèi)用報(bào)表。2.費(fèi)用控制公司將打印及復(fù)印費(fèi)用納入部門費(fèi)用預(yù)算管理，各部門應(yīng)嚴(yán)格控制本部門的打印及復(fù)印費(fèi)用支出。行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門的打印及復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行分析和評(píng)估，對(duì)于費(fèi)用過高的部門，應(yīng)及時(shí)與部門負(fù)責(zé)人溝通，查找原因，采取措施進(jìn)行控制。對(duì)于因節(jié)約使用打印及復(fù)印資源而使費(fèi)用明顯降低的部門，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為未經(jīng)審批擅自打印及復(fù)印公司重要文件、機(jī)密文件的。故意浪費(fèi)打印及復(fù)印紙張，如隨意打印空白頁、重復(fù)打印等。私自將公司打印及復(fù)印設(shè)備用于個(gè)人目的的。偽造或篡改打印及復(fù)印申請(qǐng)記錄的。2.處理措施對(duì)于首次違規(guī)的員工，公司將給予口頭警告，并責(zé)令其改正。對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理。因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查1.行政部門監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對(duì)公司打印及復(fù)印設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查，包括設(shè)備運(yùn)行狀況、紙張使用情況、打印及復(fù)印記錄等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司打印及復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性和合理性，以