建筑檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司檔案管理水平，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在建筑檔案管理方面的工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司建筑檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司建筑活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司建筑檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司建筑檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門建筑檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，保證檔案質(zhì)量。3.妥善保管檔案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、保密等制度，確保檔案安全。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和鑒定，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在建筑項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等全過程中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙、圖表等。2.與建筑項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要等。3.建筑項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收文件、質(zhì)量評(píng)定文件、安全資料等。4.公司內(nèi)部關(guān)于建筑項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照建筑項(xiàng)目的階段、類別等進(jìn)行分類，如規(guī)劃設(shè)計(jì)類、施工管理類、竣工驗(yàn)收類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在建筑項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案室歸檔。2.對(duì)于重大建筑項(xiàng)目或特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)月。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案移交清單及檔案一并送交檔案室，檔案室進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。4.檔案室對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行登記、上架保管。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、保管、借閱、銷毀等情況。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。3.檔案室根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室核對(duì)無誤后，在查閱申請(qǐng)表上注明歸還時(shí)間。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要長(zhǎng)期借閱檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得丟失、損壞，按時(shí)歸還。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司建筑檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和檔案信息化管理能力。3.按照檔案信息化管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃