建立臺(tái)賬跟蹤管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，確保各項(xiàng)工作有序開展，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本臺(tái)賬跟蹤管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺(tái)賬記錄應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠。2.及時(shí)性原則：相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)更新臺(tái)賬信息，不得拖延，以便及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)。3.完整性原則：臺(tái)賬應(yīng)涵蓋各項(xiàng)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息，確保無遺漏。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的臺(tái)賬信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、臺(tái)賬的分類與建立（一）工作任務(wù)臺(tái)賬1.定義：用于記錄公司各項(xiàng)工作任務(wù)的安排、執(zhí)行進(jìn)度、完成情況等信息。2.建立流程各部門根據(jù)年度工作計(jì)劃、月度工作安排等，梳理出本部門的工作任務(wù)清單。將工作任務(wù)按照重要性、緊急程度等進(jìn)行分類排序。為每項(xiàng)工作任務(wù)確定責(zé)任人、開始時(shí)間、完成時(shí)間、預(yù)期目標(biāo)等關(guān)鍵信息，并錄入工作任務(wù)臺(tái)賬。3.示例|工作任務(wù)名稱|責(zé)任人|開始時(shí)間|完成時(shí)間|預(yù)期目標(biāo)|實(shí)際進(jìn)展|||||||||新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目|張三|20XX年X月X日|20XX年X月X日|完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)并進(jìn)行樣品試制|已完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)，樣品試制正在進(jìn)行中|（二）人員考勤臺(tái)賬1.定義：記錄員工的出勤情況，包括遲到、早退、曠工、請(qǐng)假等信息。2.建立流程人力資源部門負(fù)責(zé)制定考勤管理制度，明確考勤周期、考勤方式等。各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門員工的考勤記錄，每天按時(shí)記錄員工的出勤情況。人力資源部門定期收集各部門的考勤記錄，進(jìn)行匯總整理，錄入人員考勤臺(tái)賬。3.示例|員工姓名|部門|考勤周期|遲到次數(shù)|早退次數(shù)|曠工次數(shù)|請(qǐng)假天數(shù)|實(shí)際出勤天數(shù)|||||||||||李四|銷售部|20XX年X月|1|0|0|2|20|（三）費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬1.定義：記錄公司各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷情況，包括報(bào)銷金額、報(bào)銷事由、審批流程等信息。2.建立流程財(cái)務(wù)部門制定費(fèi)用報(bào)銷管理制度，明確報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、審批流程等。員工按照費(fèi)用報(bào)銷制度的要求，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)發(fā)票等憑證，提交部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批通過后，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，進(jìn)行報(bào)銷支付，并將報(bào)銷信息錄入費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬。3.示例|報(bào)銷日期|員工姓名|部門|報(bào)銷金額|報(bào)銷事由|審批情況|||||||||20XX年X月X日|王五|行政部|500|購買辦公用品|部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核通過|（四）合同管理臺(tái)賬1.定義：記錄公司各類合同的簽訂、履行、變更、終止等情況。2.建立流程業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。合同簽訂后，將合同副本提交給法務(wù)部門審核備案。法務(wù)部門審核通過后，將合同信息錄入合同管理臺(tái)賬，包括合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、合同金額、對(duì)方單位、合同期限、履行情況等。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門及時(shí)更新合同履行情況，如付款進(jìn)度、交貨情況等。合同變更或終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門，法務(wù)部門審核后更新合同管理臺(tái)賬。3.示例|合同名稱|合同編號(hào)|簽訂日期|合同金額|對(duì)方單位|合同期限|履行情況||||||||||產(chǎn)品銷售合同|HT20XX001|20XX年X月X日|100萬元|XX公司|20XX年X月X日至20XX年X月X日|已發(fā)貨，對(duì)方已支付50萬元貨款|三、臺(tái)賬的跟蹤與更新（一）跟蹤責(zé)任人1.工作任務(wù)臺(tái)賬由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟蹤，確保工作任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。2.人員考勤臺(tái)賬由人力資源部門專人負(fù)責(zé)跟蹤，定期統(tǒng)計(jì)分析員工考勤情況。3.費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬由財(cái)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)跟蹤，及時(shí)處理報(bào)銷申請(qǐng)，監(jiān)控費(fèi)用支出情況。4.合同管理臺(tái)賬由法務(wù)部門專人負(fù)責(zé)跟蹤，協(xié)調(diào)合同履行過程中的問題，確保合同順利執(zhí)行。（二）跟蹤方式1.定期檢查：責(zé)任人定期檢查臺(tái)賬信息，核實(shí)工作進(jìn)展情況與記錄是否一致。2.進(jìn)度匯報(bào)：各部門負(fù)責(zé)人定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)本部門工作任務(wù)的進(jìn)展情況，重大問題及時(shí)匯報(bào)。3.數(shù)據(jù)分析：通過對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)的分析，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題和趨勢，為決策提供依據(jù)。（三）更新頻率1.工作任務(wù)臺(tái)賬：根據(jù)工作進(jìn)展情況，每周至少更新一次，重要工作任務(wù)應(yīng)實(shí)時(shí)更新。2.人員考勤臺(tái)賬：每天更新，確?？记谛畔?zhǔn)確及時(shí)。3.費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬：每完成一筆報(bào)銷業(yè)務(wù)，及時(shí)更新。4.合同管理臺(tái)賬：合同簽訂、履行、變更、終止等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)發(fā)生后，應(yīng)立即更新。（四）異常情況處理1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)臺(tái)賬記錄與實(shí)際情況不符時(shí)，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行更正。2.對(duì)于工作任務(wù)進(jìn)度滯后、費(fèi)用超支、合同履行出現(xiàn)問題等異常情況，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)分析原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決，并在臺(tái)賬中記錄處理情況。3.重大異常情況應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，共同研究解決方案。四、臺(tái)賬的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司高層管理人員：可查閱公司各類臺(tái)賬，全面了解公司工作進(jìn)展情況。2.部門負(fù)責(zé)人：可查閱本部門相關(guān)的臺(tái)賬信息，掌握本部門工作動(dòng)態(tài)。3.其他人員：因工作需要，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱部分臺(tái)賬信息。（二）使用要求1.查閱臺(tái)賬應(yīng)遵守公司的保密制度，不得泄露臺(tái)賬中的機(jī)密信息。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)臺(tái)賬資料，不得隨意涂改、損壞。3.查閱臺(tái)賬的目的應(yīng)明確，僅限于工作需要，不得用于其他非工作目的。五、臺(tái)賬的保管與存檔（一）保管期限1.工作任務(wù)臺(tái)賬：保存至工作任務(wù)完成后至少一年。2.人員考勤臺(tái)賬：保存至員工離職后至少兩年。3.費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬：保存至費(fèi)用發(fā)生年度結(jié)束后至少五年。4.合同管理臺(tái)賬：保存至合同履行完畢后至少十年。（二）保管方式1.電子臺(tái)賬：應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并設(shè)置訪問權(quán)限。2.紙質(zhì)臺(tái)賬：應(yīng)分類裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、安全。（三）存檔要求1.臺(tái)賬資料應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類整理，便于查閱和管理。2.存檔的臺(tái)賬資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得缺失或涂改。3.建立臺(tái)賬資料索引，方便快速查找所需信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)臺(tái)賬的記錄、跟蹤、保管等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保臺(tái)賬管理工作規(guī)范、有效。2.人力資源部門對(duì)各部門臺(tái)賬管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.將臺(tái)賬管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對(duì)臺(tái)賬記錄準(zhǔn)確、跟蹤及時(shí)、管理規(guī)范的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)臺(tái)賬管理工