機關(guān)單位掛賬管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)單位財務(wù)管理，規(guī)范掛賬行為，防范財務(wù)風(fēng)險，確保財務(wù)信息真實、準(zhǔn)確、完整，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)單位內(nèi)部各部門涉及的掛賬業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：掛賬業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定。2.真實性原則：掛賬事項應(yīng)真實發(fā)生，相關(guān)憑證和資料應(yīng)真實、可靠。3.合理性原則：掛賬應(yīng)具有合理的商業(yè)目的或業(yè)務(wù)需要，避免不必要的掛賬。4.及時性原則：掛賬業(yè)務(wù)應(yīng)及時處理，定期清理，不得長期掛賬。5.責(zé)任明確原則：明確掛賬業(yè)務(wù)的審批、經(jīng)辦、監(jiān)督等各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保責(zé)任落實到人。二、掛賬的定義與分類（一）定義掛賬是指機關(guān)單位因業(yè)務(wù)需要，暫時未能支付或結(jié)算的款項，在財務(wù)賬目中進行記錄和反映的行為。（二）分類1.因公出差掛賬：因公務(wù)外出產(chǎn)生的差旅費、住宿費、交通費等費用，在規(guī)定的報銷周期內(nèi)未能及時結(jié)算而形成的掛賬。2.辦公用品采購掛賬：采購辦公用品、設(shè)備等物資，因供應(yīng)商結(jié)算周期等原因未能及時付款而產(chǎn)生的掛賬。3.業(yè)務(wù)招待掛賬：因公務(wù)接待發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費用，在規(guī)定時間內(nèi)未結(jié)算的掛賬。4.工程款項掛賬：涉及工程項目建設(shè)，如工程款、設(shè)備款等，因工程進度、驗收等原因未能及時支付而形成的掛賬。5.其他掛賬：除上述類別外，因其他業(yè)務(wù)往來產(chǎn)生的暫時未能結(jié)算的款項掛賬。三、掛賬審批流程（一）因公出差掛賬審批1.出差人員填寫出差審批表，詳細注明出差事由、地點、時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字。2.部門負責(zé)人審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)出差的必要性、合理性等因素進行審批。3.出差人員憑審批通過的出差審批表及相關(guān)出差憑證，在財務(wù)部門辦理掛賬登記手續(xù)。財務(wù)人員對憑證的真實性、合規(guī)性進行審核，審核通過后予以掛賬。（二）辦公用品采購掛賬審批1.采購部門填寫辦公用品采購申請單，注明采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字。2.部門負責(zé)人審核通過后，提交至采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購需求的合理性、預(yù)算控制等情況進行審批。3.采購人員持審批通過的采購申請單與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議。采購合同應(yīng)明確付款方式、結(jié)算周期等條款。4.采購?fù)瓿珊?，采購人員憑發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，填寫掛賬申請單，經(jīng)采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報單位負責(zé)人審批。單位負責(zé)人審批通過后，財務(wù)部門予以掛賬。（三）業(yè)務(wù)招待掛賬審批1.業(yè)務(wù)部門填寫業(yè)務(wù)招待申請單，詳細說明招待事由、招待對象、預(yù)計金額等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字。2.部門負責(zé)人審核通過后，提交至分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批。分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)需要、招待標(biāo)準(zhǔn)等進行審批。3.業(yè)務(wù)招待結(jié)束后，經(jīng)辦人員憑發(fā)票、消費清單等憑證，填寫掛賬申請單，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報單位負責(zé)人審批。單位負責(zé)人審批通過后，財務(wù)部門予以掛賬。（四）工程款項掛賬審批1.項目建設(shè)部門填寫工程款項支付申請單，注明工程項目名稱、款項用途、金額、支付依據(jù)等信息，經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字。2.項目負責(zé)人審核通過后，提交至工程分管領(lǐng)導(dǎo)審批。工程分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工程進度、質(zhì)量驗收等情況進行審批。3.如有監(jiān)理單位，工程款項支付申請單還需經(jīng)監(jiān)理單位審核簽字確認。4.工程款項支付申請單經(jīng)上述審核通過后，報單位負責(zé)人審批。單位負責(zé)人審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定及審批意見進行掛賬處理。（五）其他掛賬審批其他掛賬業(yè)務(wù)參照上述相關(guān)審批流程，根據(jù)具體業(yè)務(wù)性質(zhì)和金額大小，由相應(yīng)的負責(zé)人進行審核和審批。對于重大金額的掛賬業(yè)務(wù)，需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。四、掛賬賬務(wù)處理（一）憑證要求1.掛賬業(yè)務(wù)必須取得合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、合同協(xié)議、審批文件等。原始憑證應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、印章齊全。2.財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證編制記賬憑證，記賬憑證應(yīng)注明掛賬業(yè)務(wù)的詳細內(nèi)容、掛賬原因、審批情況等信息。（二）賬務(wù)記錄1.財務(wù)部門按照掛賬業(yè)務(wù)的類別和性質(zhì)，分別設(shè)置相應(yīng)的會計科目進行核算。例如，因公出差掛賬計入“其他應(yīng)收款——出差掛賬”科目；辦公用品采購掛賬計入“應(yīng)付賬款——辦公用品供應(yīng)商”科目等。2.對于每一筆掛賬業(yè)務(wù)，應(yīng)在財務(wù)賬簿中詳細記錄掛賬日期、憑證編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、審批人等信息，確保賬務(wù)記錄清晰、準(zhǔn)確、可追溯。（三）定期核對1.財務(wù)部門應(yīng)定期與掛賬業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)部門或個人進行賬務(wù)核對，確保雙方賬目一致。一般每月核對一次因公出差掛賬、辦公用品采購掛賬等；每季度核對一次業(yè)務(wù)招待掛賬、工程款項掛賬等。2.核對過程中如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。屬于記賬錯誤的，應(yīng)及時更正賬務(wù)記錄；屬于業(yè)務(wù)問題的，應(yīng)與相關(guān)部門或個人溝通協(xié)調(diào)，解決差異問題。五、掛賬清理（一）清理原則1.遵循及時性原則，對掛賬業(yè)務(wù)進行定期清理，避免長期掛賬。2.按照掛賬業(yè)務(wù)的性質(zhì)和合同約定，明確清理責(zé)任人和清理期限。（二）清理期限1.因公出差掛賬應(yīng)在出差返回后的[X]個工作日內(nèi)完成報銷結(jié)算，如因特殊原因需要掛賬的，最長掛賬期限不得超過[X]個月。2.辦公用品采購掛賬應(yīng)在收到貨物并驗收合格后的[X]個工作日內(nèi)完成結(jié)算，最長掛賬期限不得超過[X]個月。3.業(yè)務(wù)招待掛賬應(yīng)在招待業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)完成審批和結(jié)算，最長掛賬期限不得超過[X]個月。4.工程款項掛賬應(yīng)按照工程合同約定的付款節(jié)點進行結(jié)算，對于已完成工程驗收且達到付款條件的，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成掛賬清理，最長掛賬期限不得超過[X]個月。5.其他掛賬應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，在合理的期限內(nèi)完成清理，最長掛賬期限不得超過[X]個月。（三）清理流程1.財務(wù)部門定期梳理掛賬業(yè)務(wù)，列出掛賬清單，注明掛賬日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人等信息，并發(fā)送至相關(guān)部門或個人。2.相關(guān)部門或個人收到掛賬清單后，應(yīng)及時核實掛賬業(yè)務(wù)情況，對已具備結(jié)算條件的掛賬，填寫掛賬清理申請單，附上相關(guān)結(jié)算憑證，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對提交的掛賬清理申請單及相關(guān)憑證進行審核，審核通過后辦理結(jié)算手續(xù)，沖減掛賬金額。對于因特殊原因無法及時清理的掛賬，應(yīng)要求相關(guān)部門或個人說明原因，并重新確定清理期限。4.財務(wù)部門定期對掛賬清理情況進行統(tǒng)計分析，形成掛賬清理報告，上報單位領(lǐng)導(dǎo)。報告內(nèi)容應(yīng)包括掛賬業(yè)務(wù)總體情況、清理進度、存在問題及改進建議等。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.單位內(nèi)部審計部門定期對掛賬業(yè)務(wù)進行審計檢查，審查掛賬業(yè)務(wù)的真實性、合法性、合理性以及審批流程的執(zhí)行情況。2.審計檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)掛賬、長期未清理掛賬等問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和個人進行整改。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門負責(zé)對掛賬業(yè)務(wù)進行日常監(jiān)督，審核掛賬憑證的合規(guī)性，跟蹤掛賬清理進度。2.對于不符合掛賬規(guī)定或超期限未清理的掛賬，財務(wù)部門有權(quán)拒絕辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，并及時向單位領(lǐng)導(dǎo)報告。（三）責(zé)任追究1.對于因故意違規(guī)掛賬、審批把關(guān)不嚴、未及時清理掛賬等原因，導(dǎo)致單位財務(wù)風(fēng)險增加或造成經(jīng)濟損失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包