房產(chǎn)公司資料管理制度總則一、目的為規(guī)范房產(chǎn)公司資料管理工作，確保資料的安全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)利用，提高公司的管理水平和工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于房產(chǎn)公司總部及各項(xiàng)目公司、分支機(jī)構(gòu)的資料管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司資料實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司指定的部門(mén)或人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)資料的重要性和使用范圍，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)管理，明確各部門(mén)和人員的資料管理職責(zé)。3.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)公司資料的安全保密管理，采取必要的措施防止資料的丟失、泄露和損壞。4.便于利用原則：資料管理應(yīng)注重實(shí)用性和便捷性，便于公司內(nèi)部各部門(mén)和人員查閱和使用資料。四、資料分類(lèi)1.文書(shū)類(lèi)資料：包括公司文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同、協(xié)議等。2.財(cái)務(wù)類(lèi)資料：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.人事類(lèi)資料：包括員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。4.工程類(lèi)資料：包括項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、施工圖紙、工程變更資料、竣工驗(yàn)收資料等。5.營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)資料：包括樓盤(pán)宣傳資料、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)資料等。6.其他類(lèi)資料：包括公司資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料等。五、資料管理部門(mén)及職責(zé)1.綜合管理部：負(fù)責(zé)公司文書(shū)類(lèi)資料的統(tǒng)一管理，包括文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等工作；負(fù)責(zé)公司資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等其他類(lèi)資料的保管和使用；負(fù)責(zé)公司資料管理的監(jiān)督和檢查。2.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)類(lèi)資料的管理，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等的保管和使用；負(fù)責(zé)公司稅務(wù)資料的申報(bào)和繳納。3.人力資源部：負(fù)責(zé)公司人事類(lèi)資料的管理，包括員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等的保管和使用；負(fù)責(zé)公司績(jī)效考核資料的收集和整理。4.工程管理部：負(fù)責(zé)公司工程類(lèi)資料的管理，包括項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、施工圖紙、工程變更資料等的保管和使用；負(fù)責(zé)工程竣工驗(yàn)收資料的整理和歸檔。5.營(yíng)銷(xiāo)策劃部：負(fù)責(zé)公司營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)資料的管理，包括樓盤(pán)宣傳資料、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)資料等的保管和使用。六、資料的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)按照本制度的要求，及時(shí)收集和整理本部門(mén)產(chǎn)生的資料，并將其移交至綜合管理部或相關(guān)管理部門(mén)。2.文書(shū)類(lèi)資料的收集與整理：公司文件的起草應(yīng)符合公司的公文格式和要求，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后印發(fā)。各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)收到的公司文件進(jìn)行登記和傳閱，并將其原件移交至綜合管理部歸檔。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)記錄會(huì)議的主要內(nèi)容和決議，經(jīng)參會(huì)人員簽字確認(rèn)后印發(fā)，并將其原件移交至綜合管理部歸檔。3.財(cái)務(wù)類(lèi)資料的收集與整理：財(cái)務(wù)部應(yīng)按照會(huì)計(jì)制度的要求，及時(shí)收集和整理會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料，并將其妥善保管。稅務(wù)資料應(yīng)按照稅務(wù)部門(mén)的要求，及時(shí)申報(bào)和繳納，并將相關(guān)資料妥善保管。4.人事類(lèi)資料的收集與整理：人力資源部應(yīng)及時(shí)收集和整理員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等人事資料，并將其妥善保管?？?jī)效考核資料應(yīng)按照公司的績(jī)效考核制度，及時(shí)收集和整理，并將其歸檔保存。5.工程類(lèi)資料的收集與整理：工程管理部應(yīng)及時(shí)收集和整理項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、施工圖紙、工程變更資料等工程資料，并將其妥善保管。工程竣工驗(yàn)收資料應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后及時(shí)整理和歸檔。6.營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)資料的收集與整理：營(yíng)銷(xiāo)策劃部應(yīng)及時(shí)收集和整理樓盤(pán)宣傳資料、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)資料等營(yíng)銷(xiāo)資料，并將其妥善保管。七、資料的歸檔與保管1.歸檔范圍：凡屬于公司管理范圍內(nèi)的各類(lèi)資料，均應(yīng)按照本制度的要求進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)間：文書(shū)類(lèi)資料應(yīng)在文件印發(fā)后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔；財(cái)務(wù)類(lèi)資料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔；人事類(lèi)資料應(yīng)在員工離職后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔；工程類(lèi)資料應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后60個(gè)工作日內(nèi)歸檔；營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)資料應(yīng)在銷(xiāo)售合同簽訂后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.歸檔要求：歸檔的資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，不得有缺頁(yè)、破損、涂改等情況。歸檔的資料應(yīng)按照一定的分類(lèi)體系進(jìn)行整理，便于查找和利用。歸檔的資料應(yīng)編制目錄，注明資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等信息。4.保管期限：根據(jù)資料的重要性和使用價(jià)值，將資料分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。永久保管的資料包括公司的重要文件、合同、協(xié)議等；長(zhǎng)期保管的資料包括財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等；短期保管的資料包括一般性的通知、報(bào)告等。5.保管地點(diǎn)：公司文書(shū)類(lèi)資料應(yīng)存放在綜合管理部的檔案室；財(cái)務(wù)類(lèi)資料應(yīng)存放在財(cái)務(wù)部的保險(xiǎn)柜；人事類(lèi)資料應(yīng)存放在人力資源部的檔案柜；工程類(lèi)資料應(yīng)存放在工程管理部的資料室；營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)資料應(yīng)存放在營(yíng)銷(xiāo)策劃部的資料柜。八、資料的借閱與利用1.借閱范圍：公司內(nèi)部各部門(mén)和人員均可按照本制度的要求借閱相關(guān)資料。2.借閱手續(xù)：借閱資料應(yīng)填寫(xiě)《資料借閱登記表》，注明借閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.借閱期限：借閱資料的期限一般為10個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.資料利用：借閱資料的人員應(yīng)妥善保管資料，不得損壞、丟失或擅自涂改；不得將資料轉(zhuǎn)借他人或用于非工作用途。九、資料的銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀范圍：超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的資料應(yīng)予以銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀程序：資料的銷(xiāo)毀應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，由資料管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀