材料采購(gòu)合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司材料采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類材料采購(gòu)合同的管理。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購(gòu)合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，確保公司利益不受損失。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)材料采購(gòu)合同的起草、談判、簽訂、執(zhí)行及跟蹤。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。對(duì)采購(gòu)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)處理合同執(zhí)行過程中的問題。2.法務(wù)部門參與采購(gòu)合同的起草、審核，提供法律意見和建議。對(duì)重大采購(gòu)合同進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。處理采購(gòu)合同糾紛，提供法律支持。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的付款條款，確保付款安排合理合規(guī)。按照合同約定辦理付款手續(xù)，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。參與采購(gòu)合同的成本分析與控制。4.其他部門配合采購(gòu)部門做好采購(gòu)合同相關(guān)工作，如提供技術(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)采購(gòu)合同涉及本部門的條款進(jìn)行審核，提出意見和建議。三、合同簽訂管理1.合同起草采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)需求，參照公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)格、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式，付款方式、結(jié)算辦法，違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。對(duì)于特殊采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)合同條款進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充，但應(yīng)確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。2.合同審核采購(gòu)合同起草完成后，應(yīng)依次提交采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行審核。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核合同的商務(wù)條款、采購(gòu)流程的合規(guī)性等；法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的法律條款，確保合同合法有效，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門審核付款條款、價(jià)格條款等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容；其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)審核涉及本部門的條款，如技術(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。采購(gòu)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同符合各方要求。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的采購(gòu)合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方主體資格合法有效，合同簽訂人具有相應(yīng)的授權(quán)。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行蓋章操作。蓋章后的合同文本應(yīng)留存至少兩份原件，分別由采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門歸檔保存。四、合同履行管理1.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、合作歷史等情況。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級(jí)，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、原材料供應(yīng)情況等，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)材料。對(duì)于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求供應(yīng)商整改、暫停合作、更換供應(yīng)商等。2.交貨管理采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，提前與供應(yīng)商溝通交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式等細(xì)節(jié)，確保供應(yīng)商做好交貨準(zhǔn)備。在交貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的材料，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.付款管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式、付款時(shí)間、結(jié)算辦法等辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)，在合同中明確預(yù)付款的支付條件和比例，并跟蹤預(yù)付款的使用情況，確保預(yù)付款用于合同約定的采購(gòu)項(xiàng)目。對(duì)于貨到付款或驗(yàn)收合格后付款的項(xiàng)目，應(yīng)在收到供應(yīng)商提供的合格發(fā)票及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后及時(shí)付款，避免逾期付款產(chǎn)生的違約風(fēng)險(xiǎn)。五、合同變更管理1.變更情形在采購(gòu)合同履行過程中，如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)需求調(diào)整、技術(shù)要求變更等原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商溝通，提出變更申請(qǐng)。2.變更流程采購(gòu)部門填寫合同變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款的影響，并提交相關(guān)部門審核。審核部門按照合同簽訂審核流程對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注變更的必要性、合理性、對(duì)公司利益的影響等。審核通過后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議作為原采購(gòu)合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同執(zhí)行計(jì)劃，確保合同變更后的條款得到有效執(zhí)行。六、合同終止管理1.終止情形采購(gòu)合同在以下情形下終止：合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)。合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同。因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，雙方協(xié)商解除合同。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止流程采購(gòu)部門在合同終止情形出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并填寫合同終止申請(qǐng)表，說明合同終止的原因、時(shí)間、剩余未履行的義務(wù)等情況。相關(guān)部門對(duì)合同終止申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注合同終止的合法性、合理性、對(duì)公司利益的影響等。審核通過后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商辦理合同終止手續(xù)，如結(jié)算貨款、清理貨物、歸還相關(guān)文件資料等。合同終止后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同終止情況及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，并對(duì)合同檔案進(jìn)行整理歸檔，妥善保存合同終止的相關(guān)資料。七、合同檔案管理1.檔案收集采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判記錄、審核意見、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證、變更協(xié)議、終止申請(qǐng)及相關(guān)審批文件等，均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行收集。2.檔案整理采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類編號(hào)，確保檔案資料完整、有序。整理后的合同檔案應(yīng)編制目錄，便于查詢和檢索。3.檔案保管合同檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，存放于安全、保密的場(chǎng)所。檔案保管人員應(yīng)建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的出入庫(kù)情況。對(duì)于電子檔案，應(yīng)做好備份，并采取加密、存儲(chǔ)介質(zhì)保管等安全措施，防止檔案信息泄露或損壞。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對(duì)采購(gòu)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂的合規(guī)性、履行情況、變更與終止手續(xù)的辦理、檔案管理等方面。監(jiān)督檢查可采取內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查、日常抽查等方式進(jìn)行。2.考核評(píng)價(jià)建立采購(gòu)合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂質(zhì)量、