機關(guān)收閱文件管理制度總則目的為加強機關(guān)文件收閱管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機關(guān)各部門及全體工作人員?；驹瓌t1.及時高效原則：確保文件及時收閱、傳遞和處理，不得積壓延誤。2.準確規(guī)范原則：嚴格按照規(guī)定程序和要求處理文件，保證文件內(nèi)容準確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。3.安全保密原則：妥善保管文件，防止文件丟失、泄密和損壞。文件收閱流程文件接收1.專人負責：設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，配備責任心強、業(yè)務(wù)熟悉的工作人員負責文件接收工作。2.簽收登記：對收到的文件進行認真核對，確認文件數(shù)量、種類、來源等信息無誤后，在文件傳遞單上簽字并登記。登記內(nèi)容包括文件標題、文號、發(fā)文機關(guān)、日期、份數(shù)、密級等。3.分類整理：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容和緊急程度進行分類整理，以便于后續(xù)處理。文件分發(fā)1.擬定分發(fā)清單：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，擬定文件分發(fā)清單，明確文件的主送、抄送部門及人員。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：分發(fā)清單報經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照審批意見進行文件分發(fā)。3.文件傳遞：通過專人送達、機要交換、電子郵件等方式將文件傳遞給相關(guān)部門和人員，并做好交接記錄。文件傳閱1.確定傳閱順序：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件傳閱順序，一般按照先主要領(lǐng)導(dǎo)、后其他領(lǐng)導(dǎo)，先承辦部門、后協(xié)辦部門的順序進行傳閱。2.設(shè)置傳閱標識：在文件首頁右上角加蓋“傳閱”章，并注明傳閱順序和傳閱時間。3.跟蹤催辦：對傳閱的文件進行跟蹤催辦，及時掌握文件傳閱情況，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)傳閱完畢。對傳閱過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。文件辦理1.明確承辦部門和人員：根據(jù)文件內(nèi)容和職責分工，明確文件的承辦部門和人員。承辦部門和人員應(yīng)及時對文件進行研究處理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文機關(guān)或交辦部門。2.辦理要求：承辦部門和人員應(yīng)認真閱讀文件，領(lǐng)會文件精神，按照規(guī)定的程序和要求辦理文件。對需要請示報告的事項，應(yīng)及時提出請示報告意見；對需要協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)積極主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提出解決方案。3.文件歸檔：文件辦理完畢后，承辦部門和人員應(yīng)及時將文件整理歸檔，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。文件保管與保密文件保管1.設(shè)立專門檔案庫：機關(guān)設(shè)立專門的檔案庫，配備必要的檔案保管設(shè)備，如文件柜、保險柜、防潮防蟲設(shè)備等，確保文件安全存放。2.分類存放：按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。3.定期盤點：定期對檔案庫內(nèi)的文件進行盤點，核對文件數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保文件賬實相符。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。文件保密1.保密制度：建立健全文件保密制度，明確保密責任和保密措施，加強對文件保密工作的管理。2.密級劃分：根據(jù)文件內(nèi)容和重要程度，對文件進行密級劃分，分為絕密、機密、秘密三級。絕密級文件應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，機密級文件應(yīng)嚴格控制知悉范圍，秘密級文件應(yīng)妥善保管，防止泄露。3.保密措施：對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等保密措施。在文件傳遞、處理過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大知悉范圍。對因工作需要查閱、借閱保密文件的，應(yīng)履行嚴格的審批手續(xù)，并在指定地點閱讀和使用，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借。文件清退與銷毀文件清退1.定期清退：根據(jù)文件管理規(guī)定和工作需要，定期對已辦理完畢的文件進行清退。清退范圍包括上級機關(guān)下發(fā)的文件、本機關(guān)制發(fā)的文件、其他機關(guān)抄送的文件等。2.清退要求：清退文件時，應(yīng)認真核對文件數(shù)量、種類、文號等信息，確保清退文件完整無缺。對清退過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。清退文件應(yīng)統(tǒng)一交回文件收發(fā)部門，由文件收發(fā)部門負責與發(fā)文機關(guān)或相關(guān)部門進行核對和交接。文件銷毀1.銷毀范圍：對已清退的文件、超過保管期限的文件、無保存價值的文件等，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀程序：文件銷毀前，應(yīng)填寫《文件銷毀審批表》，報經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。文件銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作安全、徹底。銷毀完畢后，應(yīng)在《文件銷毀審批表》上注明銷毀情況，并由監(jiān)銷人員簽字確認。文件管理監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：機關(guān)辦公室定期對文件收閱管理情況進行檢查，重點檢查文件收發(fā)登記、傳閱、辦理、保管、清退、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.不定期抽查：機關(guān)辦公室不定期對文件收閱管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)責令相關(guān)部門和人員限期整改，并跟蹤檢查整改情況?？己嗽u價1.建立考核機制：將文件收閱管理工作納入機關(guān)工作人員績效考核體系，制定具體的考核指標和評價標準，對文件收閱管理工作進行量化考核。2.考核結(jié)果運用：考核結(jié)果作為機關(guān)工作人員評先評優(yōu)、職務(wù)晉升、獎勵懲處的重要依據(jù)。對文件收閱管理工作成績突出的部門和人員，給予表彰和獎勵；對工作不力、造成文件丟失、泄密等嚴重后果的部門