單位卡領(lǐng)用管理制度一、總則1.目的為加強公司財務(wù)管理，規(guī)范單位卡的使用與管理，防范財務(wù)風(fēng)險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要申請領(lǐng)用單位卡的情況。3.定義單位卡是指公司統(tǒng)一辦理的，供公司員工在執(zhí)行公務(wù)時使用的銀行卡，主要用于支付與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的費用。二、申領(lǐng)與審批1.申領(lǐng)條件因工作需要經(jīng)常發(fā)生差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公用品采購等公務(wù)支出的部門或崗位。申請人需具備良好的信用記錄和職業(yè)道德，無違規(guī)違紀行為。2.申領(lǐng)流程申請人填寫《單位卡申請表》，詳細注明申請單位卡的用途、預(yù)計使用頻率及金額等信息。將申請表提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況進行審批，并簽署意見。申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批通過后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對申請人的信用狀況、財務(wù)狀況等進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財務(wù)部門統(tǒng)一辦理單位卡申領(lǐng)手續(xù)。3.審批權(quán)限部門負責(zé)人負責(zé)審核本部門員工的單位卡申請，重點審核申請用途的合理性和必要性。財務(wù)部門負責(zé)對申請人的信用及財務(wù)狀況進行審核，確保符合公司規(guī)定和銀行要求。公司分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)最終審批，對單位卡申請的整體情況進行把控。三、卡片管理1.卡片發(fā)放單位卡申領(lǐng)成功后，由財務(wù)部門負責(zé)領(lǐng)取并發(fā)放給申請人。發(fā)放時，財務(wù)部門應(yīng)與申請人辦理卡片交接手續(xù)，填寫《單位卡交接清單》，明確卡片數(shù)量、卡號、有效期等信息。2.密碼管理單位卡密碼由申請人自行設(shè)置，并嚴格保密。如因特殊情況需重置密碼，申請人應(yīng)及時向財務(wù)部門提出申請，經(jīng)財務(wù)部門核實身份后，由銀行協(xié)助辦理密碼重置手續(xù)。3.卡片保管申請人應(yīng)妥善保管單位卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。如卡片遺失或被盜，申請人應(yīng)立即向財務(wù)部門報告，并配合財務(wù)部門辦理掛失手續(xù)。掛失產(chǎn)生的相關(guān)費用由申請人承擔(dān)。因保管不善導(dǎo)致單位卡遺失、被盜或密碼泄露而造成的經(jīng)濟損失，由申請人承擔(dān)全部責(zé)任。四、使用規(guī)范1.使用范圍單位卡僅限用于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的支出，包括但不限于差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公用品采購、會議費等。嚴禁將單位卡用于個人消費或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的支出。2.使用流程持卡人在進行公務(wù)消費時，應(yīng)使用單位卡進行刷卡支付，并保留相關(guān)消費憑證，如發(fā)票、小票等。消費憑證應(yīng)注明消費日期、消費內(nèi)容、消費金額等詳細信息，并由持卡人簽字確認。持卡人應(yīng)在消費后及時將消費憑證提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定對消費的合理性和合規(guī)性進行審核。經(jīng)部門負責(zé)人審核通過的消費憑證，由持卡人提交至財務(wù)部門進行報銷。財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度對報銷憑證進行審核，審核無誤后予以報銷。3.額度控制財務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和申請人的實際情況，為單位卡設(shè)定合理的信用額度。持卡人應(yīng)嚴格按照設(shè)定的信用額度使用單位卡，不得超額使用。如因業(yè)務(wù)需要確需臨時提高額度，持卡人應(yīng)提前向財務(wù)部門提出申請，經(jīng)財務(wù)部門審核并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銀行進行額度調(diào)整。4.結(jié)算周期單位卡的結(jié)算周期為[具體結(jié)算周期]，持卡人應(yīng)在結(jié)算周期內(nèi)及時將消費款項償還至單位卡賬戶。如因特殊情況無法按時償還消費款項，持卡人應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因，并申請延期還款。經(jīng)財務(wù)部門批準后，方可延期還款，但延期還款期限不得超過[具體延期期限]。五、費用報銷1.報銷憑證要求持卡人應(yīng)提供真實、合法、有效的消費憑證進行報銷，消費憑證應(yīng)與刷卡記錄一致。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)詳細注明商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、金額等信息。對于不符合報銷要求的消費憑證，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。2.報銷流程持卡人在消費后，應(yīng)按照公司規(guī)定的時間和流程及時提交報銷申請。報銷申請應(yīng)包括《單位卡費用報銷申請表》、消費憑證、刷卡記錄等相關(guān)資料。所在部門負責(zé)人對報銷申請進行審核，重點審核消費的合理性和合規(guī)性。審核通過后，在申請表上簽署意見并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷申請進行審核，審核內(nèi)容包括消費憑證的真實性、合法性、完整性，刷卡記錄與消費憑證的一致性等。審核無誤后，按照公司財務(wù)制度進行報銷處理。3.報銷時間限制持卡人應(yīng)在消費后[具體報銷時間期限]內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交的，財務(wù)部門有權(quán)不予受理。因特殊情況無法在規(guī)定時間內(nèi)提交報銷申請的，持卡人應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因，并申請延期報銷。經(jīng)財務(wù)部門批準后，方可延期報銷，但延期報銷期限不得超過[具體延期期限]。六、還款管理1.還款責(zé)任單位卡的還款責(zé)任由公司承擔(dān)，公司應(yīng)按照與銀行簽訂的協(xié)議，按時足額償還單位卡的欠款。財務(wù)部門應(yīng)建立單位卡還款臺賬，及時記錄每筆還款金額、還款時間等信息，確保還款準確無誤。2.還款方式公司可選擇通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式按時償還單位卡欠款。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式還款，財務(wù)部門應(yīng)在還款日前將款項足額轉(zhuǎn)入單位卡賬戶，并確保轉(zhuǎn)賬信息準確無誤。如采用支票方式還款，財務(wù)部門應(yīng)提前開具支票，并在支票上注明單位卡卡號、還款金額等信息。支票應(yīng)及時交付銀行辦理還款手續(xù)，確保在還款日前到賬。3.逾期還款處理如因特殊原因?qū)е鹿疚茨馨磿r償還單位卡欠款，財務(wù)部門應(yīng)及時與銀行溝通，申請延期還款或協(xié)商制定還款計劃。對于逾期還款產(chǎn)生的利息、滯納金等費用，由公司承擔(dān)。同時，財務(wù)部門應(yīng)及時分析逾期還款原因，采取相應(yīng)措施避免類似情況再次發(fā)生。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)定期對單位卡的使用情況進行檢查，包括消費記錄、報銷憑證、還款情況等，確保單位卡的使用符合公司規(guī)定和財務(wù)制度。審計部門應(yīng)不定期對單位卡的管理和使用情況進行審計，重點檢查單位卡的申領(lǐng)、審批、使用、報銷、還款等環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)行為。2.銀行監(jiān)督公司應(yīng)與銀行保持密切溝通，及時了解單位卡的使用情況和銀行相關(guān)政策變化。銀行有權(quán)對單位卡的使用情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)異常交易或違規(guī)行為，銀行有權(quán)采取相應(yīng)措施，如凍結(jié)賬戶、限制交易等。公司應(yīng)積極配合銀行的監(jiān)督檢查工作，并按照銀行要求進行整改。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用單位卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、取消單位卡使用資格等。如因違規(guī)使用單位卡給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將追