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文檔簡介
廣告公司檔期管理制度一、總則(一)目的為了規(guī)范廣告公司的檔期管理,確保各項廣告業(yè)務能夠按時、高質(zhì)量地完成,提高公司運營效率,增強客戶滿意度,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于廣告公司內(nèi)所有涉及廣告項目檔期安排與執(zhí)行的部門和人員。(三)基本原則1.計劃性原則:所有廣告項目檔期安排應基于項目需求和公司資源,提前制定詳細計劃,確保有序推進。2.協(xié)調(diào)性原則:各部門之間需密切協(xié)作,確保檔期安排相互協(xié)調(diào),避免出現(xiàn)沖突和延誤。3.靈活性原則:在項目執(zhí)行過程中,如遇不可抗力或其他特殊情況,應及時調(diào)整檔期,確保項目順利進行。4.責任明確原則:明確各崗位在檔期管理中的職責,確保責任落實到人。二、檔期管理流程(一)項目需求確認1.業(yè)務部門在接到客戶廣告項目需求后,應及時與客戶溝通,明確項目的具體要求、交付時間、預算等關(guān)鍵信息。2.將項目需求整理成詳細的項目需求文檔,提交給項目管理部門。(二)項目評估與排期1.項目管理部門收到業(yè)務部門提交的項目需求文檔后,組織相關(guān)部門(創(chuàng)意部、設計部、制作部等)進行項目評估。2.根據(jù)項目的復雜程度、資源需求、人員配備等因素,制定初步的項目執(zhí)行計劃和檔期安排草案。3.將檔期安排草案提交給公司管理層審核,經(jīng)批準后確定最終的項目檔期計劃。(三)項目執(zhí)行與監(jiān)控1.各部門按照確定的項目檔期計劃,組織人員開展項目工作。2.項目管理部門負責對項目執(zhí)行過程進行監(jiān)控,定期召開項目進度會議,及時解決項目執(zhí)行中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)項目進度可能出現(xiàn)延誤,應及時分析原因,采取相應的措施進行調(diào)整,確保項目能夠按時完成。(四)項目交付與驗收1.項目完成后,業(yè)務部門負責與客戶溝通,確定交付時間和方式。2.相關(guān)部門按照客戶要求進行項目交付,并協(xié)助客戶進行驗收。3.如客戶對項目交付成果提出修改意見,應根據(jù)客戶反饋及時安排人員進行調(diào)整,直至客戶驗收通過。三、各部門職責(一)業(yè)務部門1.負責與客戶溝通,了解項目需求,準確傳達給公司內(nèi)部相關(guān)部門。2.根據(jù)項目需求,協(xié)助項目管理部門制定項目檔期計劃,并跟蹤項目執(zhí)行進度。3.負責項目交付后的客戶溝通與反饋收集,及時向公司內(nèi)部傳達客戶意見。(二)項目管理部門1.組織相關(guān)部門對項目需求進行評估,制定項目執(zhí)行計劃和檔期安排草案。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作,確保項目按照檔期計劃順利進行。3.對項目執(zhí)行過程進行監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)并解決項目中出現(xiàn)的問題。4.負責項目的整體進度跟蹤和匯報,向公司管理層提供項目進展情況。(三)創(chuàng)意部1.根據(jù)項目需求和檔期計劃,按時完成廣告創(chuàng)意設計工作。2.與業(yè)務部門和其他相關(guān)部門溝通,確保創(chuàng)意設計符合客戶要求和項目整體風格。3.根據(jù)項目執(zhí)行過程中的反饋,及時對創(chuàng)意設計進行調(diào)整和優(yōu)化。(四)設計部1.依據(jù)創(chuàng)意部提供的設計思路,進行廣告的具體設計制作工作。2.確保設計作品的質(zhì)量和風格符合項目要求,按時完成設計任務。3.配合制作部進行后期制作工作,提供必要的設計支持。(五)制作部1.根據(jù)設計部的設計稿,進行廣告的制作工作,包括但不限于印刷、拍攝、后期特效等。2.嚴格按照項目檔期計劃安排制作進度,確保制作質(zhì)量和效率。3.對制作過程中出現(xiàn)的問題及時反饋,與相關(guān)部門共同協(xié)商解決方案。(六)其他部門1.財務部負責根據(jù)項目檔期計劃,合理安排項目預算,并對項目費用進行監(jiān)控和核算。2.行政部負責為項目執(zhí)行提供必要的行政支持,如辦公場地、設備設施等。3.人力資源部負責根據(jù)項目需求,合理調(diào)配人員,確保項目有足夠的人力支持。四、檔期計劃制定(一)制定依據(jù)1.客戶要求的交付時間。2.項目的復雜程度和工作量。3.公司現(xiàn)有的人力、物力資源。(二)計劃內(nèi)容1.項目啟動時間、各階段關(guān)鍵節(jié)點時間(如創(chuàng)意提交時間、設計完成時間、制作完成時間等)。2.各部門負責的工作內(nèi)容及相應的時間安排。3.項目進度監(jiān)控的時間節(jié)點和方式。(三)計劃調(diào)整1.如遇不可抗力因素(如自然災害、政策法規(guī)變更等)或客戶提出重大變更要求,導致原檔期計劃無法執(zhí)行,項目管理部門應及時組織相關(guān)部門重新評估項目情況。2.根據(jù)重新評估的結(jié)果,制定新的檔期計劃調(diào)整方案,提交公司管理層審核批準。3.將調(diào)整后的檔期計劃及時通知到各相關(guān)部門,確保各部門能夠按照新的計劃執(zhí)行。五、檔期監(jiān)控與溝通(一)監(jiān)控方式1.定期召開項目進度會議,由項目管理部門主持,各部門匯報項目進展情況、存在的問題及解決方案。2.建立項目進度跟蹤表,各部門負責人每日更新本部門工作進展,項目管理部門定期匯總分析。3.項目管理部門安排專人對項目執(zhí)行現(xiàn)場進行不定期檢查,及時發(fā)現(xiàn)問題并督促解決。(二)溝通機制1.建立項目內(nèi)部溝通群,方便各部門之間及時溝通項目相關(guān)信息。2.對于項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或需要跨部門協(xié)調(diào)的事項,由項目管理部門組織召開專項會議進行討論解決。3.業(yè)務部門與客戶之間保持密切溝通,及時向公司內(nèi)部傳達客戶的意見和要求。六、延誤處理(一)延誤原因分析1.當項目出現(xiàn)延誤情況時,項目管理部門應及時組織相關(guān)部門進行延誤原因分析。2.延誤原因可能包括但不限于:人員不足、資源短缺、技術(shù)難題、溝通不暢、客戶需求變更等。(二)處理措施1.根據(jù)延誤原因,制定相應的處理措施。如增加人員投入、協(xié)調(diào)資源調(diào)配、組織技術(shù)攻關(guān)、加強溝通協(xié)調(diào)、與客戶協(xié)商調(diào)整交付時間等。2.對于因內(nèi)部原因?qū)е碌难诱`,明確責任部門和責任人,對相關(guān)責任人進行相應的績效考核扣分或其他處罰。3.將延誤處理情況及時向公司管理層匯報,并告知客戶延誤原因及預計解決時間,爭取客戶的理解和支持。七、資源管理(一)人力資源1.人力資源部根據(jù)項目檔期計劃和人員需求情況,提前做好人員招聘、培訓和調(diào)配工作。2.各部門負責人應合理安排本部門人員的工作任務,避免出現(xiàn)人員閑置或過度勞累的情況。3.在項目執(zhí)行過程中,如發(fā)現(xiàn)人員不足或人員能力不匹配等問題,應及時向人力資源部反饋,以便及時調(diào)整。(二)物力資源1.行政部負責定期檢查公司的辦公設備、制作設備等物力資源狀況,確保設備正常運行。2.根據(jù)項目需求,提前做好物力資源的采購、租賃等準備工作,確保項目執(zhí)行過程中有足夠的物力支持。3.對物力資源的使用情況進行登記和管理,提高資源利用率,降低成本。八、績效考核(一)考核指標1.項目按時完成率:考核各部門在規(guī)定檔期內(nèi)完成項目的比例。2.項目質(zhì)量合格率:考核項目交付成果符合客戶要求和公司標準的比例。3.部門協(xié)作滿意度:考核各部門之間協(xié)作配合的滿意度。(二)考核方式1.由項目管理部門負責收集各項目的執(zhí)行情況數(shù)據(jù),作為績效考核的依據(jù)。2.人力資源部定期對各部門和員工進行績效考核評估,根據(jù)考核結(jié)果進行相應的獎勵和處罰。(三)獎勵與處罰1.對于在項目檔期管理中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人,給予相應的獎勵,如獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.對于因個人原因?qū)е马椖垦诱`或出現(xiàn)質(zhì)量問題的員工,給予相應的處罰,如績效考核扣分、罰款、降職等。九、培訓與提升(一)培訓需求分析1.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和檔期管理的要求,定期進行培訓需求分析。2.結(jié)合員工在項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和不足,確定培訓的內(nèi)容和方向。(二)培訓內(nèi)容1.廣告業(yè)務知識培訓,包括廣告創(chuàng)意、設計、制作等方面的專業(yè)知識。2.檔期管理技能培訓,如項目計劃制定、進度監(jiān)控、溝通協(xié)調(diào)等。3.團隊協(xié)作與溝通技巧培訓,提高員工之間的協(xié)作效率和溝通效果。(三)培訓方式1.內(nèi)部培訓:由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的員工或邀請外部專家進行授課。2.在線學
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