發(fā)快件流程管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司發(fā)快件流程，確?？旒l(fā)送的準確性、及時性和安全性，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要發(fā)送的各類快件，包括文件、資料、樣品、產(chǎn)品等。3.職責分工發(fā)件部門：負責填寫發(fā)件信息，準備快件內(nèi)容，確保快件信息準確無誤，并將快件提交至公司指定的發(fā)件點。行政部門：負責公司發(fā)件點的日常管理，包括快件的接收、登記、包裝、稱重計費、交寄等工作。同時，負責與快遞公司的溝通協(xié)調(diào)，確?？旒募皶r發(fā)送和跟蹤查詢。財務(wù)部門：負責審核發(fā)件費用，根據(jù)行政部門提供的發(fā)件清單進行費用結(jié)算，并定期與快遞公司核對賬目。管理層：負責對發(fā)快件流程進行監(jiān)督和指導(dǎo)，對重大發(fā)件事項進行決策。二、發(fā)件準備1.填寫發(fā)件信息表發(fā)件部門在發(fā)件前，應(yīng)填寫《發(fā)件信息表》，詳細注明收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、發(fā)件內(nèi)容、重量、體積等信息。《發(fā)件信息表》應(yīng)確保填寫清晰、準確，如有涂改應(yīng)在涂改處加蓋部門印章或負責人簽字確認。2.準備快件內(nèi)容發(fā)件部門應(yīng)對發(fā)件內(nèi)容進行認真核對和整理，確保文件資料完整、樣品無損壞、產(chǎn)品符合包裝要求等。對于重要文件或資料，應(yīng)進行備份或加密處理，以防止信息泄露。3.選擇快遞公司行政部門應(yīng)根據(jù)發(fā)件的緊急程度、重量、體積、目的地等因素，綜合考慮選擇合適的快遞公司。優(yōu)先選擇與公司簽訂長期合作協(xié)議的快遞公司，以確保服務(wù)質(zhì)量和價格優(yōu)惠。在選擇快遞公司時，應(yīng)參考其服務(wù)口碑、運輸速度、網(wǎng)點覆蓋、價格等因素，進行多家比較后確定。三、發(fā)件流程1.提交快件發(fā)件部門將填寫完整的《發(fā)件信息表》和準備好的快件內(nèi)容一并提交至公司指定的發(fā)件點。提交時，發(fā)件部門應(yīng)與行政部門發(fā)件人員進行交接，雙方核對發(fā)件信息和快件內(nèi)容無誤后，在《發(fā)件交接清單》上簽字確認。2.收件登記行政部門發(fā)件人員收到發(fā)件部門提交的快件后，應(yīng)立即進行收件登記。登記內(nèi)容包括發(fā)件部門、發(fā)件日期、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、發(fā)件內(nèi)容、重量、體積、快遞公司等信息。收件登記應(yīng)確保信息準確、完整，登記完成后將《發(fā)件交接清單》留存歸檔。3.包裝處理根據(jù)快件內(nèi)容和運輸要求，行政部門發(fā)件人員對快件進行包裝處理。對于文件資料，應(yīng)使用文件袋或信封進行封裝，并在封口處加蓋騎縫章。對于樣品或產(chǎn)品，應(yīng)使用合適的包裝盒、包裝袋等進行包裝，確保物品在運輸過程中不受損壞。在包裝上應(yīng)粘貼或懸掛清晰的發(fā)件標識，注明收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息。4.稱重計費包裝完成后，行政部門發(fā)件人員使用電子秤對快件進行稱重，并根據(jù)快遞公司的收費標準計算發(fā)件費用。稱重結(jié)果應(yīng)記錄在《發(fā)件信息表》上，并與快遞公司的收費標準進行核對，確保費用計算準確無誤。在計算發(fā)件費用時，應(yīng)考慮快遞公司的優(yōu)惠政策、重量首續(xù)重、體積重量等因素。5.交寄快件行政部門發(fā)件人員將包裝好的快件和《發(fā)件信息表》一并交至選定的快遞公司營業(yè)網(wǎng)點。在交寄時，應(yīng)與快遞公司工作人員進行交接，核對發(fā)件信息和快件內(nèi)容無誤后，在快遞公司的交寄清單上簽字確認。要求快遞公司提供快件單號，并記錄在《發(fā)件信息表》上，以便后續(xù)跟蹤查詢。6.跟蹤查詢行政部門應(yīng)建立快件跟蹤查詢機制，及時了解快件的運輸狀態(tài)。根據(jù)快遞公司提供的快件單號，通過快遞公司官網(wǎng)、客服電話等渠道查詢快件的實時位置、預(yù)計到達時間等信息。如發(fā)現(xiàn)快件運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、丟失、損壞等，應(yīng)及時與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，要求其采取相應(yīng)的解決措施，并將情況反饋給發(fā)件部門和管理層。四、費用結(jié)算1.費用審核財務(wù)部門應(yīng)定期對行政部門提交的發(fā)件費用清單進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)件信息的準確性、費用計算的合理性、快遞公司收費標準的執(zhí)行情況等。如發(fā)現(xiàn)費用清單存在問題，應(yīng)及時與行政部門溝通核實，并要求其進行更正。2.費用結(jié)算財務(wù)部門根據(jù)審核后的發(fā)件費用清單，與快遞公司進行費用結(jié)算。結(jié)算方式可根據(jù)公司與快遞公司簽訂的協(xié)議約定，選擇月結(jié)、現(xiàn)結(jié)等方式。在結(jié)算過程中，應(yīng)確保費用支付的準確性和及時性，避免因費用問題影響公司與快遞公司的合作關(guān)系。3.賬目核對財務(wù)部門應(yīng)定期與快遞公司核對賬目，確保雙方賬目一致。核對內(nèi)容包括發(fā)件數(shù)量、重量、費用金額等信息。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進行調(diào)整。五、異常情況處理1.快件延誤如因快遞公司原因?qū)е驴旒诱`，行政部門應(yīng)及時與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，了解延誤原因和預(yù)計到達時間。將延誤情況反饋給發(fā)件部門，并協(xié)助發(fā)件部門與收件人溝通解釋，爭取收件人的理解。要求快遞公司采取措施盡快派送快件，如無法按時派送，應(yīng)要求其提供解決方案，如改派、賠償?shù)取?.快件丟失或損壞如發(fā)現(xiàn)快件丟失或損壞，行政部門應(yīng)立即與快遞公司聯(lián)系，要求其查明原因并承擔相應(yīng)責任。協(xié)助發(fā)件部門收集相關(guān)證據(jù)，如發(fā)件憑證、包裝照片、運輸記錄等，以便向快遞公司索賠。根據(jù)快遞公司的賠償政策，要求其按照規(guī)定進行賠償。賠償金額應(yīng)根據(jù)快件的實際價值、發(fā)件費用等因素確定。將快件丟失或損壞情況及時反饋給發(fā)件部門和管理層，并跟蹤賠償進展情況。3.收件信息錯誤如因發(fā)件部門填寫錯誤或其他原因?qū)е率占畔㈠e誤，行政部門應(yīng)及時與快遞公司聯(lián)系，要求其協(xié)助更正收件信息。如無法在派送前更正收件信息，應(yīng)要求快遞公司將快件退回發(fā)件點，并通知發(fā)件部門重新填寫正確的收件信息后再次交寄。對因收件信息錯誤導(dǎo)致的快件延誤、退回等費用，由發(fā)件部門承擔。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司管理層應(yīng)定期對發(fā)快件流程進行監(jiān)督檢查，確保各項制度和規(guī)定得到有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括發(fā)件信息的準確性、快件包裝的規(guī)范性、費用結(jié)算的及時性、異常情況處理的有效性等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核評價行政部門應(yīng)對發(fā)件人員的工作進行考核評價，考核指標包括發(fā)件準確率、及時性、服務(wù)質(zhì)量等。發(fā)件部門應(yīng)對其發(fā)件工作