文件傳達(dá)歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件傳達(dá)與歸檔管理工作，確保文件傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高工作效率，維護(hù)公司文件的完整性和保密性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在文件傳達(dá)、接收、處理和歸檔過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件傳達(dá)應(yīng)確保及時(shí)、準(zhǔn)確地將文件內(nèi)容傳達(dá)給相關(guān)人員，避免延誤和錯(cuò)誤傳達(dá)。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，明確各級(jí)人員在文件傳達(dá)與歸檔過程中的職責(zé)，做到分級(jí)管理、責(zé)任到人。3.保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：文件傳達(dá)與歸檔工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保文件格式、編號(hào)、分類等的一致性。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)資料、宣傳資料等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：文件編號(hào)采用統(tǒng)一的格式，由部門代碼、年份、月份、文件順序號(hào)組成。例如：HR202305001，其中“HR”為人力資源部門代碼，“2023”為年份，“05”為月份，“001”為文件順序號(hào)。2.部門代碼：各部門根據(jù)公司規(guī)定確定本部門的代碼，確保代碼的唯一性和規(guī)范性。三、文件傳達(dá)（一）文件傳達(dá)方式1.紙質(zhì)文件傳達(dá)：對(duì)于重要文件或需要簽字確認(rèn)的文件，采用紙質(zhì)文件傳達(dá)的方式。由發(fā)文部門將文件打印并加蓋公章后，按照文件發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。2.電子文件傳達(dá)：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行電子文件傳達(dá)。發(fā)文部門應(yīng)確保電子文件的格式正確、內(nèi)容完整，并在辦公系統(tǒng)中準(zhǔn)確填寫文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)放范圍等信息。（二）文件傳達(dá)流程1.發(fā)文登記：發(fā)文部門在擬制文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)文登記表》，詳細(xì)記錄文件的標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文部門、文件內(nèi)容摘要、發(fā)放范圍等信息。2.審核簽發(fā)：文件擬稿完成后，按照公司審批流程進(jìn)行審核簽發(fā)。審核通過后，文件方可正式印發(fā)。3.文件印制：根據(jù)文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，進(jìn)行文件的印制。紙質(zhì)文件應(yīng)確保印刷質(zhì)量清晰、格式規(guī)范；電子文件應(yīng)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。4.文件分發(fā)：紙質(zhì)文件分發(fā)：發(fā)文部門按照《文件發(fā)文登記表》中的發(fā)放范圍，將紙質(zhì)文件分發(fā)給各接收部門或個(gè)人。接收部門或個(gè)人應(yīng)在《文件簽收登記表》上簽字確認(rèn)。電子文件分發(fā)：發(fā)文部門通過辦公系統(tǒng)或電子郵件將電子文件發(fā)送給接收部門或個(gè)人。接收部門或個(gè)人應(yīng)及時(shí)查收，并在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)簽收。5.文件傳達(dá)跟蹤：為確保文件傳達(dá)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，發(fā)文部門應(yīng)對(duì)文件傳達(dá)情況進(jìn)行跟蹤。對(duì)于未能及時(shí)接收或反饋的部門或個(gè)人，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通和督促。四、文件接收與處理（一）文件接收1.專人負(fù)責(zé)：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的接收工作，確保文件接收的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.接收登記：文件接收人員在收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，填寫《文件簽收登記表》，詳細(xì)記錄文件的標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文部門、接收日期等信息。3.文件分發(fā)：文件接收人員應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和發(fā)放范圍，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)人員進(jìn)行處理。對(duì)于需要緊急處理的文件，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行分發(fā)。（二）文件處理1.文件閱讀與理解：接收文件的人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，理解文件要求，并按照文件規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行處理。2.文件審批：對(duì)于需要審批的文件，接收人員應(yīng)及時(shí)將文件提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，簽署審批意見，并注明審批日期。3.文件執(zhí)行：文件經(jīng)過審批后，相關(guān)人員應(yīng)按照文件要求及時(shí)組織實(shí)施，并將執(zhí)行情況反饋給發(fā)文部門。4.文件存檔：文件處理完畢后，接收人員應(yīng)按照本制度的規(guī)定，將文件進(jìn)行歸檔保存。五、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司各類正式文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件。2.公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的資料，如合同、協(xié)議、報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要等。3.公司員工的個(gè)人檔案，包括入職資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利資料等。（二）歸檔時(shí)間1.定期歸檔：各部門應(yīng)在每月末或每季度末將本部門當(dāng)月或當(dāng)季度形成的文件進(jìn)行整理歸檔。2.即時(shí)歸檔：對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)在文件處理完畢后即時(shí)進(jìn)行歸檔。（三）歸檔要求1.文件整理：歸檔文件應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照文件類別、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，并編制文件目錄。2.文件裝訂：紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其尺寸符合檔案盒的要求。3.電子文件歸檔：電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，確保內(nèi)容一致。4.文件編目：歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文部門、文件頁數(shù)、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并一式兩份，一份隨檔案保存，一份作為檔案檢索工具。（四）檔案保管1.檔案庫房建設(shè)：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好，并配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案存放：檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。3.檔案保管期限：根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際情況，確定各類文件的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要是涉及公司重大權(quán)益、歷史沿革、重要決策等方面的文件；長(zhǎng)期保管的檔案一般為保存期限在10年以上的文件；短期保管的檔案為保存期限在10年以下的文件。4.檔案定期清查：公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。清查工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，并形成清查報(bào)告。六、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.查閱權(quán)限：公司員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的查閱權(quán)限進(jìn)行查閱。查閱權(quán)限分為一般查閱和特殊查閱兩種。一般查閱權(quán)限適用于公司內(nèi)部普通員工，可查閱一般性文件；特殊查閱權(quán)限適用于公司高級(jí)管理人員、涉及特定業(yè)務(wù)的人員等，可查閱涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的文件。2.查閱流程：?jiǎn)T工查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，員工可到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保文件的安全和完整。查閱完畢后，員工應(yīng)在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）文件借閱1.借閱權(quán)限：文件借閱應(yīng)嚴(yán)格控制，原則上不允許外借。因工作需要確需借閱的，應(yīng)按照規(guī)定的借閱權(quán)限進(jìn)行審批。借閱權(quán)限與查閱權(quán)限相同。2.借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)將借閱文件復(fù)印或掃描后提供給借閱人，并在《文件借閱登記表》上詳細(xì)記錄借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限、借閱人等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.保密措施：公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。對(duì)于機(jī)密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等保密措施。2.保密培訓(xùn)：公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和保密技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、文件保密管理等方面的知識(shí)。（二）文件銷毀1.銷毀范圍：對(duì)于已超過保管期限或已無保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀文件應(yīng)確保不涉及公司機(jī)密信息。2.銷毀流程：各部門應(yīng)定期清理本部門的文件，將需要銷毀的文件填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，將文件交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)擬銷毀文件進(jìn)行審核確認(rèn)后，組織專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、文號(hào)、數(shù)量等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件傳達(dá)與歸檔管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件傳達(dá)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，文件接收與處理的規(guī)范性，文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性，文件查閱與借閱的合規(guī)性，文件保密與銷毀的執(zhí)行情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件傳達(dá)與歸檔管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件傳達(dá)及時(shí)率、文件接收準(zhǔn)確率、文件歸檔完整率、文件查閱與借