機關單位收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了加強機關單位收發(fā)管理工作，確保文件、資料、郵件等收發(fā)準確、及時、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關單位內(nèi)部各部門之間以及與外部單位之間的文件、資料、郵件等的收發(fā)管理。（三）基本原則1.準確及時原則：收發(fā)工作要做到準確無誤，及時處理，確保文件、資料、郵件等不延誤、不丟失。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保收發(fā)的文件、資料、郵件等信息安全，防止泄密事件發(fā)生。3.規(guī)范有序原則：收發(fā)工作要按照規(guī)定的程序和流程進行，做到規(guī)范有序，便于查詢和管理。二、收文管理（一）收文渠道1.機要通信：通過機要通信渠道傳遞的文件、資料等，由機要室負責接收。2.郵政快遞：通過郵政快遞送達的文件、資料、郵件等，由收發(fā)室負責接收。3.專人送達：外部單位或個人專人送達的文件、資料等，由收發(fā)室或相關部門指定人員負責接收。（二）收文登記1.接收人員：機要室、收發(fā)室或相關部門指定人員在收到文件、資料、郵件等后，要及時進行登記。2.登記內(nèi)容：登記內(nèi)容包括文件、資料、郵件的名稱、編號、來文單位、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、簽收人等。3.登記方式：登記可采用紙質(zhì)登記或電子登記方式，紙質(zhì)登記要做到字跡清晰、內(nèi)容完整，電子登記要確保數(shù)據(jù)準確、可查詢。（三）收文分發(fā)1.分發(fā)依據(jù)：根據(jù)文件、資料、郵件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照機關單位內(nèi)部的職責分工和工作需要進行分發(fā)。2.分發(fā)流程：登記人員將收文登記后，填寫《收文分發(fā)單》，注明文件、資料、郵件的名稱、編號、來文單位、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、分發(fā)部門等信息。將《收文分發(fā)單》及文件、資料、郵件等一并交部門負責人或指定人員進行審核。部門負責人或指定人員審核無誤后，在《收文分發(fā)單》上簽字確認，并注明分發(fā)意見。登記人員根據(jù)分發(fā)意見，將文件、資料、郵件等分發(fā)給相關部門或人員。（四）收文傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件、資料、郵件的內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍，一般包括機關單位領導、相關部門負責人及有關人員。2.傳閱方式：紙質(zhì)傳閱：將文件、資料等打印或復印后，按照傳閱范圍依次傳遞給傳閱人員，傳閱人員在文件、資料上簽字確認。電子傳閱：通過辦公自動化系統(tǒng)等電子平臺，將文件、資料等發(fā)送給傳閱人員，傳閱人員在系統(tǒng)中進行簽收、閱讀、批注等操作。3.傳閱跟蹤：傳閱人員要及時閱讀文件、資料等，并按照規(guī)定的時間和順序進行傳閱，不得積壓、延誤。登記人員要對傳閱情況進行跟蹤，及時提醒傳閱人員閱讀文件、資料等，確保傳閱工作順利進行。（五）收文辦理1.辦理要求：相關部門或人員收到文件、資料等后，要按照文件、資料的要求和領導的批示，及時進行辦理，并將辦理結果反饋給發(fā)文單位或相關部門。2.辦理流程：承辦部門或人員收到文件、資料等后，要認真閱讀文件、資料的內(nèi)容，明確辦理要求和時限。根據(jù)文件、資料的要求和領導的批示，制定具體的辦理方案，并組織實施。在辦理過程中，要及時與相關部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進行。辦理完畢后，承辦部門或人員要將辦理結果填寫在《文件處理箋》上，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，反饋給發(fā)文單位或相關部門。（六）收文歸檔1.歸檔范圍：辦理完畢的文件、資料等，要按照檔案管理的有關規(guī)定進行歸檔。2.歸檔要求：歸檔文件、資料等要齊全完整、真實準確、字跡清晰、格式規(guī)范。歸檔文件、資料等要按照分類標準進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查詢和管理。歸檔文件、資料等要及時移交檔案管理部門進行保管，確保檔案安全。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：機關單位內(nèi)部各部門根據(jù)工作需要，擬寫文件、資料等文稿。2.審核：擬稿部門將文稿送部門負責人審核，部門負責人審核后，送辦公室審核。3.會簽：涉及多個部門的文稿，要送相關部門會簽，會簽部門要在規(guī)定的時間內(nèi)提出意見并簽字確認。4.簽發(fā)：辦公室將審核、會簽后的文稿送機關單位領導簽發(fā)。5.編號：辦公室根據(jù)領導簽發(fā)的文稿，進行編號登記。6.印制：辦公室將編號登記后的文稿送文印室印制，印制要確保文件、資料等的質(zhì)量和格式規(guī)范。7.校對：文印室印制完成后，辦公室要安排專人進行校對，校對要認真細致，確保文件、資料等的內(nèi)容準確無誤。8.蓋章：校對無誤的文件、資料等，送機關單位印章管理人員蓋章。9.分發(fā)：蓋章后的文件、資料等，由辦公室按照規(guī)定的范圍和方式進行分發(fā)。（二）發(fā)文登記1.登記內(nèi)容：發(fā)文登記內(nèi)容包括文件、資料的名稱、編號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、分發(fā)部門、簽收人等。2.登記方式：發(fā)文登記可采用紙質(zhì)登記或電子登記方式，紙質(zhì)登記要做到字跡清晰、內(nèi)容完整，電子登記要確保數(shù)據(jù)準確、可查詢。（三）發(fā)文歸檔1.歸檔范圍：發(fā)文的原稿、印制稿、校對稿、蓋章后的文件等要按照檔案管理的有關規(guī)定進行歸檔。2.歸檔要求：歸檔文件、資料等要齊全完整、真實準確、字跡清晰、格式規(guī)范。歸檔文件、資料等要按照分類標準進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查詢和管理。歸檔文件、資料等要及時移交檔案管理部門進行保管，確保檔案安全。四、郵件管理（一）郵件接收1.接收人員：收發(fā)室負責接收外部單位或個人發(fā)送的郵件。2.接收登記：收發(fā)室收到郵件后，要及時進行登記，登記內(nèi)容包括郵件的名稱、編號、寄件人、收件人、寄件日期、郵件內(nèi)容等。3.郵件分揀：收發(fā)室根據(jù)郵件的收件人信息，將郵件分揀到相關部門或人員的信箱或辦公桌上。（二）郵件分發(fā)1.分發(fā)依據(jù)：根據(jù)郵件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照機關單位內(nèi)部的職責分工和工作需要進行分發(fā)。2.分發(fā)流程：收發(fā)室將郵件分揀后，填寫《郵件分發(fā)單》，注明郵件的名稱、編號、寄件人、收件人、寄件日期、郵件內(nèi)容、分發(fā)部門等信息。將《郵件分發(fā)單》及郵件一并交部門負責人或指定人員進行審核。部門負責人或指定人員審核無誤后，在《郵件分發(fā)單》上簽字確認，并注明分發(fā)意見。收發(fā)室根據(jù)分發(fā)意見，將郵件分發(fā)給相關部門或人員。（三）郵件處理1.處理要求：相關部門或人員收到郵件后，要按照郵件的要求及時進行處理，并將處理結果反饋給寄件人或相關部門。2.處理流程：承辦部門或人員收到郵件后，要認真閱讀郵件的內(nèi)容，明確處理要求和時限。根據(jù)郵件的要求，制定具體的處理方案，并組織實施。在處理過程中，要及時與寄件人或相關部門溝通協(xié)調(diào)，確保處理工作順利進行。處理完畢后，承辦部門或人員要將處理結果填寫在《郵件處理箋》上，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，反饋給寄件人或相關部門。（四）郵件歸檔1.歸檔范圍：處理完畢的郵件，要按照檔案管理的有關規(guī)定進行歸檔。2.歸檔要求：歸檔郵件要齊全完整、真實準確、字跡清晰、格式規(guī)范。歸檔郵件要按照分類標準進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查詢和管理。歸檔郵件要及時移交檔案管理部門進行保管，確保檔案安全。五、保密管理（一）保密制度1.機關單位工作人員要嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，保守國家秘密和機關單位的工作秘密。2.收發(fā)人員要對收文、發(fā)文、郵件等進行嚴格保密，不得泄露文件、資料、郵件等的內(nèi)容和信息。3.涉及國家秘密和機關單位工作秘密的文件、資料、郵件等，要按照規(guī)定的密級進行管理，嚴格控制知悉范圍。（二）保密措施1.機要室、收發(fā)室等機要場所要配備必要的保密設施，如保險柜、密碼鎖、碎紙機等，確保文件、資料、郵件等的安全。2.收發(fā)人員要對文件、資料、郵件等進行妥善保管，不得隨意放置或丟失。3.涉及國家秘密和機關單位工作秘密的文件、資料、郵件等，要在規(guī)定的保密期限內(nèi)進行保管，期滿后要按照規(guī)定進行銷毀。（三）保密監(jiān)督1.機關單位要定期對收發(fā)管理工作進行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密規(guī)定的行為，要依法依規(guī)進行處理，追究相關人員的責任。六、信息化管理（一）辦公自動化系統(tǒng)1.機關單位要建立辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)文件、資料、郵件等的電子化收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等管理。2.收發(fā)人員要熟練掌握辦公自動化系統(tǒng)的操作技能，確保文件、資料、郵件等的電子化處理準確、及時、安全。3.利用辦公自動化系統(tǒng)進行文件、資料、郵件等的收發(fā)管理，要嚴格遵守系統(tǒng)的操作規(guī)程和安全規(guī)定，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。（二）電子文件管理1.機關單位要加強電子文件的管理，建立電子文件管理制度，規(guī)范電子文件的形成、收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)。2.電子文件要按照檔案管理的有關規(guī)定進行分類整理，編制電子文件目錄，便于查詢和管理。3.電子文件要定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化安全1.機關單位要加強信息化安全管理，建立信息化安全制度，規(guī)范信息化設備、網(wǎng)絡、系統(tǒng)等的使用和管理。2.信息化設備要定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。3.網(wǎng)絡要采取安全防護措施，防止網(wǎng)絡攻擊和信息泄露。4.系統(tǒng)要定期進行升級和更新，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.機關單位要定期對收發(fā)管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括收文登記、分發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)，發(fā)文擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、編號、印制、校對、蓋章、分發(fā)等環(huán)節(jié)，郵件接收、分揀、分發(fā)、處理、歸檔等環(huán)節(jié)，以及保密管理、信息化管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行，檢查結果要及時反饋給相關部門和人員，并督促整改。（二）考核評價1.機關單位要建立收發(fā)管理工作考核評價制度，對收發(fā)人員和相關部門的工作進行考核評價