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文檔簡介

文化公司訂單管理制度總則1.目的為規(guī)范公司訂單管理流程,確保訂單處理的高效、準(zhǔn)確與規(guī)范,提高客戶滿意度,保障公司業(yè)務(wù)的順利開展,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有文化業(yè)務(wù)訂單的接收、審核、執(zhí)行、跟蹤及結(jié)算等相關(guān)活動。3.原則準(zhǔn)確性原則:訂單信息必須準(zhǔn)確無誤,包括客戶需求、項目內(nèi)容、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等,避免因信息錯誤導(dǎo)致的業(yè)務(wù)失誤。及時性原則:各環(huán)節(jié)應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點處理訂單,確保訂單按時交付,提高客戶滿意度。責(zé)任明確原則:明確訂單處理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人,確保責(zé)任落實到人,避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。保密性原則:涉及客戶信息、訂單細(xì)節(jié)等商業(yè)機(jī)密的內(nèi)容,相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密,防止信息泄露。訂單接收與初步審核1.訂單接收渠道業(yè)務(wù)部門:業(yè)務(wù)人員通過與客戶溝通洽談,獲取訂單需求,并填寫《訂單申請表》,提交至訂單管理部門。網(wǎng)絡(luò)平臺:公司官方網(wǎng)站、電商平臺等網(wǎng)絡(luò)渠道接收的訂單,由系統(tǒng)自動推送至訂單管理部門,訂單管理部門安排專人進(jìn)行查看與處理。2.訂單信息內(nèi)容客戶信息:包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址等。項目信息:項目名稱、項目背景、項目要求、項目預(yù)算等。交付信息:交付時間、交付地點、交付形式(如紙質(zhì)文檔、電子文件、活動演出等)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):明確項目的質(zhì)量要求,如設(shè)計風(fēng)格、內(nèi)容審核標(biāo)準(zhǔn)、演出效果標(biāo)準(zhǔn)等。3.初步審核要點訂單完整性:檢查訂單申請表各項信息是否填寫完整,如有缺失,及時與業(yè)務(wù)人員溝通補(bǔ)充。項目可行性:對項目要求進(jìn)行初步評估,判斷公司是否具備完成該項目的能力和資源,包括人員、技術(shù)、設(shè)備等方面。交付時間合理性:審核交付時間是否符合公司業(yè)務(wù)安排和實際操作能力,如時間過緊,需與業(yè)務(wù)人員協(xié)商調(diào)整。預(yù)算匹配性:核對項目預(yù)算與公司收費標(biāo)準(zhǔn)是否匹配,如有疑問,與業(yè)務(wù)人員及財務(wù)部門溝通確認(rèn)。4.初步審核結(jié)果處理審核通過:訂單信息完整、項目可行、交付時間合理、預(yù)算匹配的訂單,進(jìn)入訂單詳細(xì)審核環(huán)節(jié)。補(bǔ)充信息:訂單信息存在部分缺失的,通知業(yè)務(wù)人員在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)充完整后重新提交審核。修改調(diào)整:對于項目可行性存疑、交付時間不合理或預(yù)算不匹配的訂單,訂單管理部門與業(yè)務(wù)人員溝通,提出修改建議,業(yè)務(wù)人員根據(jù)建議對訂單進(jìn)行修改后再次提交審核。拒絕受理:對于不符合公司業(yè)務(wù)范圍、無法滿足項目要求或存在重大風(fēng)險的訂單,訂單管理部門出具拒絕受理意見,并向業(yè)務(wù)人員說明原因。訂單詳細(xì)審核1.審核流程分配審核任務(wù):訂單管理部門將審核通過的訂單分配給相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量控制人員等進(jìn)行詳細(xì)審核。部門審核:各審核人員按照職責(zé)對訂單涉及的專業(yè)內(nèi)容、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行深入審核,填寫《訂單審核意見表》,明確審核意見及建議。匯總審核意見:訂單管理部門收集各審核人員的意見,進(jìn)行匯總整理,形成最終的審核報告。2.審核內(nèi)容業(yè)務(wù)合規(guī)性:審核訂單內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、文化產(chǎn)業(yè)政策以及公司內(nèi)部業(yè)務(wù)規(guī)定。技術(shù)可行性:評估公司現(xiàn)有技術(shù)能力能否滿足訂單的技術(shù)要求,如設(shè)計軟件、制作工藝、演出設(shè)備等。質(zhì)量控制:明確訂單的質(zhì)量控制要點和檢驗標(biāo)準(zhǔn),確保項目交付質(zhì)量符合客戶要求。成本核算:財務(wù)部門對訂單成本進(jìn)行核算,包括直接成本(如原材料、人工、設(shè)備租賃等)和間接成本(如管理費用、辦公費用等),評估訂單的盈利能力。風(fēng)險評估:分析訂單執(zhí)行過程中可能存在的風(fēng)險,如客戶變更需求、市場波動、不可抗力等,并提出相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.審核結(jié)果處理審核通過:訂單經(jīng)詳細(xì)審核各項內(nèi)容均符合要求的,進(jìn)入訂單執(zhí)行環(huán)節(jié)。整改完善:訂單存在部分問題但不影響整體執(zhí)行的,訂單管理部門通知業(yè)務(wù)人員與相關(guān)部門進(jìn)行整改完善,整改完成后再次提交審核。重新評估:對于存在重大問題或風(fēng)險的訂單,組織相關(guān)部門進(jìn)行重新評估,根據(jù)評估結(jié)果決定是否繼續(xù)執(zhí)行訂單。拒絕執(zhí)行:經(jīng)審核認(rèn)為訂單無法執(zhí)行或執(zhí)行風(fēng)險過大的,訂單管理部門出具拒絕執(zhí)行意見,報公司管理層審批后通知業(yè)務(wù)人員與客戶溝通協(xié)商解決方案。訂單執(zhí)行1.任務(wù)分配訂單管理部門根據(jù)訂單審核結(jié)果,將訂單任務(wù)分配至具體的執(zhí)行部門或項目團(tuán)隊。執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人根據(jù)訂單要求和團(tuán)隊成員的技能專長,合理安排工作任務(wù),明確各成員的工作職責(zé)和時間節(jié)點。2.項目計劃制定項目團(tuán)隊制定詳細(xì)的項目執(zhí)行計劃,包括項目進(jìn)度安排、工作流程、質(zhì)量控制措施、資源配置計劃等。項目計劃應(yīng)提交訂單管理部門審核,確保計劃的合理性和可行性,審核通過后按照計劃組織實施。3.執(zhí)行過程監(jiān)控訂單管理部門定期對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)控,檢查項目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面的執(zhí)行情況。執(zhí)行部門應(yīng)及時向訂單管理部門匯報項目進(jìn)展情況,如遇問題或風(fēng)險,應(yīng)及時提出解決方案,確保訂單順利執(zhí)行。4.溝通協(xié)調(diào)在訂單執(zhí)行過程中,執(zhí)行部門與客戶、供應(yīng)商、內(nèi)部其他部門等保持密切溝通協(xié)調(diào)。及時了解客戶需求變化,與供應(yīng)商協(xié)調(diào)資源供應(yīng),解決內(nèi)部部門之間的協(xié)作問題,確保訂單執(zhí)行過程的順暢。訂單交付與驗收1.交付準(zhǔn)備執(zhí)行部門在訂單交付前,對項目成果進(jìn)行全面自查,確保符合訂單要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。整理項目相關(guān)資料,如設(shè)計文件、制作樣本、演出視頻等,準(zhǔn)備好交付所需的文件和物品。2.交付方式與時間根據(jù)訂單約定的交付形式和交付地點,按時將項目成果交付給客戶。交付方式可包括現(xiàn)場交付、郵寄、電子傳輸?shù)?,確保交付過程的安全、準(zhǔn)確和及時。3.驗收流程客戶在收到項目成果后,按照訂單約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。客戶可在規(guī)定的驗收期限內(nèi)提出驗收意見,如對驗收結(jié)果有異議,應(yīng)在驗收期限內(nèi)以書面形式反饋給公司。公司收到客戶驗收意見后,組織相關(guān)人員進(jìn)行分析處理,如確實存在問題,及時安排整改并再次提交客戶驗收,直至客戶滿意為止。訂單結(jié)算1.結(jié)算依據(jù)訂單結(jié)算以雙方簽訂的合同或訂單約定的價格、付款方式、結(jié)算周期等為依據(jù)。結(jié)算金額根據(jù)實際完成的工作量、交付成果以及雙方確認(rèn)的變更事項進(jìn)行計算。2.結(jié)算流程項目完成并通過驗收后,執(zhí)行部門填寫《訂單結(jié)算申請表》,附上相關(guān)證明材料,提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對結(jié)算申請表及相關(guān)材料進(jìn)行審核,核對訂單執(zhí)行情況、金額計算準(zhǔn)確性、發(fā)票開具情況等。審核通過后,財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度辦理結(jié)算手續(xù),開具發(fā)票,與客戶進(jìn)行款項收付。3.款項催收對于逾期未付款的客戶,財務(wù)部門負(fù)責(zé)定期進(jìn)行款項催收。催收過程中,如遇客戶有異議或糾紛,及時通知業(yè)務(wù)部門與客戶溝通協(xié)商解決,必要時通過法律途徑維護(hù)公司權(quán)益。訂單變更管理1.變更申請在訂單執(zhí)行過程中,如客戶提出訂單變更需求,業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與客戶溝通,了解變更內(nèi)容和原因,并填寫《訂單變更申請表》。變更申請表應(yīng)詳細(xì)說明變更事項、變更對項目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面的影響,提交訂單管理部門審核。2.變更審核訂單管理部門收到變更申請表后,組織相關(guān)部門進(jìn)行審核,評估變更的可行性、必要性以及對訂單整體的影響。審核通過后,將變更申請表提交公司管理層審批,審批通過后方可實施變更。3.變更執(zhí)行根據(jù)審批通過的變更申請,執(zhí)行部門調(diào)整項目計劃和工作安排,確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。變更執(zhí)行過程中,及時向訂單管理部門匯報變更進(jìn)展情況,確保訂單管理部門掌握項目動態(tài)。4.變更結(jié)算訂單變更涉及費用調(diào)整的,按照訂單結(jié)算流程進(jìn)行結(jié)算。財務(wù)部門根據(jù)變更事項和相關(guān)證明材料,調(diào)整結(jié)算金額,辦理款項收付手續(xù)。訂單檔案管理1.檔案內(nèi)容訂單檔案包括訂單申請表、審核意見表、項目執(zhí)行計劃、交付成果、驗收報告、結(jié)算申請表、發(fā)票等與訂單相關(guān)的各類文件和資料。2.檔案整理訂單管理部門負(fù)責(zé)定期對訂單檔案進(jìn)行整理,按照訂單編號、時間順序等進(jìn)行分類歸檔,確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管檔案管理人員應(yīng)妥善保管訂單檔案,確保檔案的安全和保密。檔案存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件,防止檔案損壞或丟失。4.檔案查閱因工作需要查閱訂單檔案的,應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》,經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后,在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案資料,如需留存相關(guān)資料,應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。訂單風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別定期對訂單管理流程進(jìn)行梳理,識別可能存在的風(fēng)險因素,如客戶信用風(fēng)險、市場波動風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。關(guān)注行業(yè)動態(tài)、政策變化以及客戶需求變化等外部因素,及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估,分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果,將風(fēng)險分為高、中、低三個等級,為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。3.風(fēng)險應(yīng)對針對不同等級的風(fēng)險,制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險事項,如重大客戶信用風(fēng)險、政策法規(guī)重大變化等,應(yīng)及時向公司管理層匯報,制定專項應(yīng)對方案,降低風(fēng)險

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