綜合部采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司綜合部采購(gòu)工作的管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的公開、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司綜合部負(fù)責(zé)的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、固定資產(chǎn)等各類物資的采購(gòu)。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。監(jiān)督原則：采購(gòu)過(guò)程接受公司內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門的監(jiān)督。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合部負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、重大采購(gòu)項(xiàng)目等事項(xiàng)，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。2.采購(gòu)執(zhí)行部門綜合部負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織實(shí)施，其職責(zé)如下：制定采購(gòu)管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。根據(jù)公司需求，編制采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，報(bào)采購(gòu)決策小組審批。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇。組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。3.相關(guān)部門職責(zé)使用部門：根據(jù)實(shí)際工作需要，提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同，辦理采購(gòu)付款手續(xù)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和控制。審計(jì)部門：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況等。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算1.采購(gòu)計(jì)劃編制綜合部應(yīng)于每年末根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各部門的需求預(yù)測(cè)等，編制下一年度的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。各部門應(yīng)于每月末向綜合部提交次月的物資采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的用途、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。綜合部根據(jù)各部門的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合庫(kù)存情況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，報(bào)采購(gòu)決策小組審批。2.采購(gòu)預(yù)算編制綜合部應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)物資的預(yù)計(jì)金額、采購(gòu)費(fèi)用（如運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等）、其他相關(guān)費(fèi)用等。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)采購(gòu)決策小組審批后執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)預(yù)算，對(duì)超預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審核和審批。3.采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算的調(diào)整因公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因，需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行調(diào)整的，由使用部門提出申請(qǐng)，綜合部審核后報(bào)采購(gòu)決策小組審批。采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算調(diào)整后，綜合部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)與選擇綜合部應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、物資規(guī)格和質(zhì)量要求、價(jià)格及付款方式、交貨期及交貨地點(diǎn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核綜合部應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并尋找新的供應(yīng)商替代。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況、評(píng)估考核結(jié)果等內(nèi)容，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談，爭(zhēng)取更有利的合作條件，如價(jià)格優(yōu)惠、交貨期縮短、售后服務(wù)加強(qiáng)等。對(duì)供應(yīng)商的良好表現(xiàn)給予及時(shí)肯定和表?yè)P(yáng)，增強(qiáng)供應(yīng)商的合作積極性和忠誠(chéng)度。五、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給綜合部。對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目，使用部門可通過(guò)電話、郵件等方式向綜合部提出申請(qǐng)，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》。2.采購(gòu)審批綜合部收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)物資是否在采購(gòu)計(jì)劃范圍內(nèi)、是否符合公司相關(guān)規(guī)定等。對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目，由綜合部負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，報(bào)采購(gòu)決策小組審批。采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，綜合部方可組織采購(gòu)活動(dòng)。3.采購(gòu)實(shí)施綜合部根據(jù)采購(gòu)審批結(jié)果，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，綜合部應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。對(duì)于詢價(jià)采購(gòu)項(xiàng)目，綜合部應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)項(xiàng)目，綜合部應(yīng)組織與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。對(duì)于單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目，綜合部應(yīng)說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)的理由，報(bào)采購(gòu)決策小組審批后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、物資規(guī)格和質(zhì)量要求、價(jià)格及付款方式、交貨期及交貨地點(diǎn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。4.物資驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨前，綜合部應(yīng)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。采購(gòu)物資到貨后，由使用部門和綜合部共同對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購(gòu)合同要求。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，使用部門應(yīng)在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決退貨、換貨、補(bǔ)貨等問(wèn)題。5.付款結(jié)算采購(gòu)物資驗(yàn)收合格并辦理入庫(kù)手續(xù)后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，如采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)規(guī)定，審核采購(gòu)資料的真實(shí)性、完整性、合法性后，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和金額，并跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保預(yù)付款的安全。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估綜合部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和排序，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)物資驗(yàn)收工作，嚴(yán)格把控物資質(zhì)量；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行流程，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；對(duì)于付款風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核，嚴(yán)格控制付款環(huán)節(jié)，確保資金安全。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。七、采購(gòu)檔案管理1.檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)審批文件、采購(gòu)合同、招標(biāo)文件、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)文件和資料進(jìn)行整理和歸檔。檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管與查閱采購(gòu)檔