建設(shè)工程采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司建設(shè)工程采購管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證工程質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建設(shè)工程項目的物資采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購過程的公平、公正。4.誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購決策委員會，由公司高層領(lǐng)導、相關(guān)部門負責人等組成。負責審議重大采購項目的采購策略、供應(yīng)商選擇、采購合同等事項。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部負責建設(shè)工程采購項目的具體實施，包括采購計劃制定、供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購談判、合同簽訂與執(zhí)行等。建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。收集市場采購信息，分析采購價格走勢，為采購決策提供依據(jù)。2.項目部門協(xié)助采購部進行采購需求的確定，提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準等要求。參與供應(yīng)商的考察和評估，對采購物資和設(shè)備進行驗收。負責采購項目的進度跟蹤和協(xié)調(diào)，及時反饋采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）其他部門職責1.財務(wù)部負責采購資金的預(yù)算安排和支付審核，確保采購資金的合理使用。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關(guān)。2.法務(wù)部負責審核采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律意見和建議。處理采購過程中的法律糾紛和風險防范。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制依據(jù)1.建設(shè)工程項目的設(shè)計文件、施工圖紙、工程量清單等。2.項目進度計劃，明確各階段的物資和設(shè)備需求時間。3.庫存狀況，避免重復采購和積壓。（二）采購計劃編制流程1.項目部門根據(jù)項目進度計劃，在規(guī)定時間內(nèi)提交采購需求清單，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等。2.采購部對采購需求清單進行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃草案。3.采購計劃草案提交采購決策委員會審議，經(jīng)批準后正式下達采購計劃。（三）采購計劃調(diào)整如因項目變更、設(shè)計調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，項目部門應(yīng)及時提出申請，說明調(diào)整原因和內(nèi)容。采購部對調(diào)整申請進行審核，報采購決策委員會批準后實施。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。3.組織對符合條件的供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、管理水平等。（二）供應(yīng)商準入1.供應(yīng)商提交準入申請，提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。2.采購部對供應(yīng)商資料進行審核，必要時可要求供應(yīng)商補充資料或進行實地核實。3.審核通過的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并分配唯一的供應(yīng)商編碼。（三）供應(yīng)商評估與考核1.定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.對不合格供應(yīng)商采取警告、暫停合作、取消資格等措施，并及時更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。（四）供應(yīng)商激勵與淘汰1.對優(yōu)秀供應(yīng)商給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作、增加訂單量等。2.對連續(xù)多次評估不合格或出現(xiàn)嚴重違約行為的供應(yīng)商，予以淘汰。五、采購方式選擇（一）公開招標適用于金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。通過發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標，按照評標標準確定中標供應(yīng)商。（二）邀請招標對于具有一定特殊性或供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目，可采用邀請招標方式。向特定的供應(yīng)商發(fā)出邀請書，邀請其參加投標。（三）競爭性談判適用于采購時間緊迫、技術(shù)規(guī)格復雜且難以事先確定詳細規(guī)格的采購項目。與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應(yīng)商處采購的。2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。3.必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（五）詢價對于采購內(nèi)容規(guī)格明確、貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價方式。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較報價后確定成交供應(yīng)商。六、采購實施（一）采購文件編制1.根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準、交貨期、售后服務(wù)等要求，以及評標標準、報價要求等內(nèi)容。（二）采購信息發(fā)布1.對于公開招標和邀請招標項目，通過指定的媒體發(fā)布招標公告或邀請書。2.對于競爭性談判、詢價等項目，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購文件。（三）投標與響應(yīng)1.供應(yīng)商按照采購文件的要求編制投標文件或響應(yīng)文件，在規(guī)定時間內(nèi)提交。2.采購部對投標文件或響應(yīng)文件進行簽收、登記和初步審查。（四）開標、談判與評審1.按照規(guī)定的時間和地點組織開標、談判等活動。2.評標委員會或談判小組對投標文件或響應(yīng)文件進行評審，推薦中標候選人或確定成交供應(yīng)商。（五）合同簽訂1.采購部根據(jù)評審結(jié)果，與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。七、采購合同管理（一）合同審核1.采購合同簽訂前，由法務(wù)部對合同的合法性、合規(guī)性進行審核。2.財務(wù)部對合同中的付款條款進行審核，確保資金支付的合理性和安全性。3.采購部對合同的條款進行審核，確保合同內(nèi)容符合采購需求和公司利益。（二）合同簽訂采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂應(yīng)遵循雙方自愿、平等、公平、誠實信用的原則，確保合同的有效性和可執(zhí)行性。（三）合同執(zhí)行1.采購部負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.項目部門協(xié)助采購部進行合同執(zhí)行的監(jiān)督和檢查，及時反饋合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（四）合同變更與解除如因不可抗力、項目變更等原因需要變更或解除合同，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。變更或解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（五）合同結(jié)算1.采購物資或設(shè)備到貨驗收合格后，供應(yīng)商提交付款申請。2.采購部對付款申請進行審核，報財務(wù)部審批。3.財務(wù)部按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。八、采購驗收管理（一）驗收標準1.按照采購合同約定的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量等要求進行驗收。2.對于國家有強制性標準的物資和設(shè)備，應(yīng)符合國家相關(guān)標準。（二）驗收流程1.物資或設(shè)備到貨前，采購部通知項目部門做好驗收準備。2.物資或設(shè)備到貨后，項目部門組織相關(guān)人員進行驗收，采購部派人參加。3.驗收合格后，項目部門填寫驗收報告，采購部留存?zhèn)浒浮?.如驗收不合格，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨等。（三）驗收記錄驗收過程中應(yīng)做好記錄，包括驗收時間、地點、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等。驗收記錄應(yīng)妥善保存，作為采購檔案的重要組成部分。九、采購風險管理（一）風險識別對采購過程中可能存在的風險進行識別，如供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、合同風險等。（二）風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。（三）風險應(yīng)對措施1.針對不同的風險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，如加強供應(yīng)商管理、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、采用價格調(diào)整機制、完善合同條款等。2.建立風險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的風險。十、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案包括采購計劃、采購文件、投標文件、合同、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。（二）檔案整理與歸檔采購部負責采購檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理的要求，將采購資料分類整理、編號裝訂，并妥善保管。（三）檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應(yīng)填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)批準后按照規(guī)定的程序進行查閱或借閱。查閱或借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、復印、轉(zhuǎn)借或丟失。十一、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況等。（二）