存儲設(shè)備采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司存儲設(shè)備采購管理工作，確保采購的存儲設(shè)備符合公司業(yè)務(wù)需求，保障設(shè)備質(zhì)量，提高采購效率，控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有存儲設(shè)備的采購活動，包括但不限于硬盤、磁帶、磁盤陣列、網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際工作需要，合理確定存儲設(shè)備的采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、售后服務(wù)良好的存儲設(shè)備供應(yīng)商和產(chǎn)品。成本效益原則：在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價格。公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。二、采購需求管理1.需求提出各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、數(shù)據(jù)存儲量增長、現(xiàn)有存儲設(shè)備老化等情況，定期評估存儲設(shè)備需求，并填寫《存儲設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明采購設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至信息技術(shù)部門。2.需求評估信息技術(shù)部門收到采購申請表后，對需求進(jìn)行技術(shù)評估，包括設(shè)備的兼容性、性能指標(biāo)、可擴(kuò)展性等方面，確保采購的設(shè)備能夠滿足公司現(xiàn)有及未來業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。同時，信息技術(shù)部門結(jié)合公司預(yù)算情況，對采購需求的合理性進(jìn)行評估，如發(fā)現(xiàn)需求不合理或存在浪費(fèi)現(xiàn)象，及時與申請部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。3.需求審批經(jīng)信息技術(shù)部門評估后的采購申請表，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)算安排以及業(yè)務(wù)需求的緊迫性等因素，對采購申請進(jìn)行最終審批。對于金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的存儲設(shè)備采購申請，需提交公司總經(jīng)理辦公會審議批準(zhǔn)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門負(fù)責(zé)建立存儲設(shè)備供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商資料，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。對于符合基本要求的供應(yīng)商，邀請其提供詳細(xì)的產(chǎn)品資料和報價。采購部門組織信息技術(shù)部門等相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測試，綜合評估供應(yīng)商的實(shí)力和產(chǎn)品質(zhì)量，選擇至少三家合格的供應(yīng)商作為采購候選對象。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入對于確定的采購候選供應(yīng)商，采購部門填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，提交至公司采購管理委員會審批。采購管理委員會由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、采購部門、信息技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。審批通過后，采購部門與準(zhǔn)入供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.供應(yīng)商考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期為每季度一次?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格執(zhí)行情況等方面。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商提供的存儲設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量檢測和性能評估，根據(jù)實(shí)際使用情況填寫《供應(yīng)商考核評價表》。采購部門結(jié)合信息技術(shù)部門的評價意見以及其他方面的考核情況，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分。對于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購中給予優(yōu)先考慮；對于考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，采購部門及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門有權(quán)終止與其合作。四、采購流程1.采購計劃制定根據(jù)經(jīng)審批的采購需求，采購部門制定詳細(xì)的采購計劃，明確采購設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等信息，并將采購計劃提交至公司財務(wù)部門備案。采購計劃應(yīng)充分考慮市場供應(yīng)情況、供應(yīng)商生產(chǎn)周期等因素，合理安排采購時間，確保設(shè)備按時到貨。2.采購詢價采購部門向準(zhǔn)入供應(yīng)商發(fā)送《采購詢價單》，詳細(xì)說明采購設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門收集各供應(yīng)商的報價后，進(jìn)行整理和比較，分析價格差異原因，篩選出價格合理、性價比高的供應(yīng)商作為談判對象。3.采購談判采購部門組織信息技術(shù)部門等相關(guān)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、質(zhì)量保證、售后服務(wù)、付款方式等條款。在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，運(yùn)用談判技巧爭取有利的采購條件。同時，要與信息技術(shù)部門密切配合，確保談判結(jié)果符合公司技術(shù)要求和業(yè)務(wù)需求。談判達(dá)成一致后，雙方簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，合同條款應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求。4.采購合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行交貨義務(wù)。信息技術(shù)部門在設(shè)備到貨前，做好接收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收場地和工具等。設(shè)備到貨后，信息技術(shù)部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《存儲設(shè)備驗(yàn)收報告》。驗(yàn)收合格的設(shè)備，由采購部門辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，并將設(shè)備移交至使用部門。驗(yàn)收不合格的設(shè)備，采購部門及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，直至驗(yàn)收合格為止。5.采購付款采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗(yàn)收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至公司財務(wù)部門審核。財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和審批流程對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。五、采購風(fēng)險管理1.市場風(fēng)險關(guān)注存儲設(shè)備市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、新技術(shù)發(fā)展等信息，分析市場變化對公司采購活動的影響。通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂長期采購合同等方式，降低市場價格波動帶來的風(fēng)險。同時，鼓勵采購人員學(xué)習(xí)市場分析方法和技巧，提高應(yīng)對市場風(fēng)險的能力。2.質(zhì)量風(fēng)險加強(qiáng)對采購設(shè)備質(zhì)量的控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。信息技術(shù)部門在驗(yàn)收過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量存在問題的設(shè)備，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如造成公司損失的，按照合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。3.供應(yīng)商風(fēng)險建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信譽(yù)情況等進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在重大風(fēng)險隱患，及時調(diào)整采購策略，降低采購風(fēng)險。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，淘汰不合格供應(yīng)商，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。4.合同風(fēng)險采購合同簽訂前，由公司法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確、風(fēng)險防范措施有效。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方義務(wù)，及時處理合同變更、糾紛等問題。如因合同糾紛給公司造成損失的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對存儲設(shè)備采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。審計部門有權(quán)調(diào)閱采購相關(guān)文件、資料，詢問相關(guān)人員，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購部門自查采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部自查制度，定期對采購工作進(jìn)行自我檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購制度和工作紀(jì)律，自覺接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。對于違反制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.信息公開采