對分公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強分公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎簽約原則：在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分調(diào)查和評估，確保合同合法有效、風(fēng)險可控。3.全面履行原則：合同各方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實現(xiàn)。4.動態(tài)管理原則：對合同履行過程進行全程跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行中出現(xiàn)的問題。5.責(zé)任追究原則：對違反合同管理制度、給公司造成損失的單位和個人，依法依規(guī)追究其責(zé)任。二、合同管理職責(zé)（一）分公司總經(jīng)理職責(zé)1.全面負責(zé)分公司合同管理工作，對合同管理工作負總責(zé)。2.審批重大合同，對合同的合法性、真實性、可行性進行審查。3.協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）合同管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善分公司合同管理制度，并組織實施。2.對合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)進行全程管理和監(jiān)督。3.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。4.建立合同臺賬，定期對合同進行統(tǒng)計、分析和歸檔。5.負責(zé)合同糾紛的處理和訴訟工作。（三）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判、簽訂等工作。2.對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行調(diào)查和評估。3.負責(zé)合同的履行，及時向合同管理部門報告合同履行情況。4.配合合同管理部門處理合同糾紛。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，確保合同價款、支付方式、結(jié)算期限等符合公司財務(wù)規(guī)定。2.對合同履行過程中的資金收付進行監(jiān)督和管理。3.協(xié)助合同管理部門進行合同糾紛的財務(wù)處理。（五）法務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.參與重大合同的談判、起草等工作，防范法律風(fēng)險。3.處理合同糾紛的法律事務(wù)，代表公司參加訴訟、仲裁等活動。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，發(fā)起合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的基本情況、對方信息、合同標(biāo)的、價款、履行期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)資料。2.合同管理部門對《合同簽訂申請表》及相關(guān)資料進行初審，重點審查合同的必要性、可行性、合法性等。3.法務(wù)部門對合同進行法律審查，出具法律意見。4.財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進行審核。5.分公司總經(jīng)理對重大合同進行審批，一般合同由合同管理部門負責(zé)人審批。6.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見，與合同對方進行談判，起草合同文本。7.合同文本經(jīng)合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門會簽后，由業(yè)務(wù)部門與合同對方簽訂合同。8.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門將合同原件交合同管理部門進行編號、登記，并歸檔保存。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用國家統(tǒng)一的合同示范文本或公司制定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，確需自行起草的，應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.合同內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。3.合同中的條款應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對于重要條款，應(yīng)進行詳細約定，確保合同的可操作性。（三）合同對方主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格進行審查，核實對方是否具有合法的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)證件。2.對于涉及特殊行業(yè)或領(lǐng)域的合同，還應(yīng)審查對方是否具有相應(yīng)的經(jīng)營許可或資質(zhì)認(rèn)證。3.對合同對方的法定代表人或授權(quán)代表的身份進行核實，確保其具有簽訂合同的合法權(quán)限。（四）合同印章管理1.分公司設(shè)立合同專用章，由合同管理部門負責(zé)保管和使用。2.合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行，建立印章使用登記臺賬，記錄印章使用的時間、合同名稱、合同編號、用印份數(shù)等信息。3.合同專用章只能用于簽訂合同，不得用于其他用途。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的履行，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤和檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時通知業(yè)務(wù)部門采取措施解決。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行過程中的各項信息，包括發(fā)貨情況、收款情況、驗收情況等，并定期向合同管理部門報送。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《合同變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)資料。2.合同管理部門對《合同變更申請表》及相關(guān)資料進行初審，重點審查變更的必要性、可行性、合法性等。3.法務(wù)部門對合同變更進行法律審查，出具法律意見。4.財務(wù)部門對合同變更中的財務(wù)條款進行審核。5.分公司總經(jīng)理對重大合同變更進行審批，一般合同變更由合同管理部門負責(zé)人審批。6.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見，與合同對方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并將變更協(xié)議原件交合同管理部門進行編號、登記，并歸檔保存。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《合同終止申請表》，說明合同終止的原因、時間、履行情況等，并提交相關(guān)資料。2.合同管理部門對《合同終止申請表》及相關(guān)資料進行初審，重點審查合同終止的合法性、有效性等。3.法務(wù)部門對合同終止進行法律審查，出具法律意見。4.財務(wù)部門對合同終止后的財務(wù)結(jié)算進行審核。5.分公司總經(jīng)理對重大合同終止進行審批，一般合同終止由合同管理部門負責(zé)人審批。6.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見，與合同對方辦理合同終止手續(xù)，包括結(jié)算款項、交付貨物、返還財產(chǎn)等，并將相關(guān)資料交合同管理部門進行歸檔保存。五、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期對合同進行風(fēng)險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素，如對方違約風(fēng)險、市場風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，降低合同風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于對方違約風(fēng)險，應(yīng)在合同中明確違約責(zé)任條款，加強對合同履行的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并追究對方的違約責(zé)任。2.對于市場風(fēng)險，應(yīng)加強市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整經(jīng)營策略，降低市場波動對合同履行的影響。3.對于法律風(fēng)險，應(yīng)加強合同的法律審查，確保合同的合法性和有效性，及時咨詢專業(yè)法律意見，防范法律風(fēng)險。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.及時處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時采取措施進行處理，避免糾紛擴大化。2.依法依規(guī)原則：合同糾紛的處理應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，維護公司合法權(quán)益。3.協(xié)商解決原則：盡量通過協(xié)商方式解決合同糾紛，協(xié)商不成的，可根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。（二）糾紛處理流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門組織相關(guān)部門對合同糾紛進行分析和研究，制定糾紛處理方案。3.法務(wù)部門參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。4.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門與合同對方進行協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。5.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集證據(jù)、起草法律文書等工作，法務(wù)部門代表公司參加仲裁或訴訟活動。6.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果向合同管理部門報告，并將相關(guān)資料交合同管理部門進行歸檔保存。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料交合同管理部門進行編號、登記。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如發(fā)貨單、驗收單、對賬單、變更協(xié)議、終止協(xié)議等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期整理后交合同管理部門歸檔。（二）檔案整理與歸檔1.合同管理部門對收集到的合同及相關(guān)資料進行整理，按照合同類別、編號、簽訂時間等順序進行分類存放。2.建立合同檔案目錄，詳細記錄合同的基本信息、存放位置等內(nèi)容，便于查詢和管理。3.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保存，確保檔案的完整性和安全性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到合同管理部門查閱。2.如需借閱合同檔