內(nèi)部財(cái)務(wù)單據(jù)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理，規(guī)范財(cái)務(wù)單據(jù)的使用、傳遞、保管等流程，確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦理與財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)涉及的各類單據(jù)管理。3.基本原則合法性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)的取得、使用和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。真實(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。及時(shí)性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)及時(shí)填寫、傳遞和處理，不得積壓延誤。規(guī)范性原則：?jiǎn)螕?jù)的格式、填寫要求、審批流程等應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，確保規(guī)范統(tǒng)一。二、財(cái)務(wù)單據(jù)的種類及定義1.發(fā)票指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.收據(jù)由公司自制或從外部取得的，用于證明收到款項(xiàng)或財(cái)物的書面憑證。分為收款收據(jù)、往來(lái)收據(jù)等。3.報(bào)銷單員工用于報(bào)銷費(fèi)用時(shí)填寫的單據(jù)，包括費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。4.借款單員工因工作需要向公司借款時(shí)填寫的單據(jù)。5.付款申請(qǐng)單用于申請(qǐng)對(duì)外支付款項(xiàng)的單據(jù)，如支付貨款、服務(wù)費(fèi)等。6.出入庫(kù)單記錄公司物資出入庫(kù)情況的單據(jù)，包括入庫(kù)單、出庫(kù)單。三、財(cái)務(wù)單據(jù)的填寫規(guī)范1.基本要求單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆（銀行復(fù)寫票據(jù)除外）。填寫內(nèi)容要清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。如有錯(cuò)誤，應(yīng)重新開具或按規(guī)定方法更正，并加蓋出具單位印章。2.具體填寫規(guī)范發(fā)票發(fā)票抬頭應(yīng)填寫公司全稱，不得簡(jiǎn)寫、漏寫。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括商品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等，必須詳細(xì)、準(zhǔn)確。發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，與開票單位名稱一致。收據(jù)收據(jù)編號(hào)應(yīng)連續(xù)，不得跳號(hào)、重號(hào)。填寫內(nèi)容包括交款單位（個(gè)人）、收款事由、金額大小寫、收款日期、收款人等，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。報(bào)銷單填寫部門、報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、報(bào)銷事由等基本信息。按照費(fèi)用類別分別填寫各項(xiàng)費(fèi)用的金額，在摘要欄注明費(fèi)用發(fā)生的具體情況。報(bào)銷金額大小寫必須一致，如有附件應(yīng)在“附件張數(shù)”欄注明。借款單填寫借款人姓名、所在部門、借款日期、借款事由、借款金額大小寫等。借款用途應(yīng)明確、合理，不得用于非公司業(yè)務(wù)支出。付款申請(qǐng)單填寫申請(qǐng)部門、申請(qǐng)日期、收款人姓名及賬號(hào)、付款金額大小寫、付款事由等。如有合同等相關(guān)依據(jù)，應(yīng)在備注欄注明合同編號(hào)及主要條款。出入庫(kù)單入庫(kù)單應(yīng)填寫物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商名稱等信息；出庫(kù)單應(yīng)填寫領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途等。出入庫(kù)單必須有經(jīng)手人、驗(yàn)收人（入庫(kù)）或領(lǐng)用人（出庫(kù)）簽字確認(rèn)。四、財(cái)務(wù)單據(jù)的審批流程1.一般審批流程報(bào)銷單報(bào)銷人填寫報(bào)銷單并粘貼好相關(guān)發(fā)票等附件，提交給部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單據(jù)的合法性、合規(guī)性及金額準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交由總經(jīng)理審批（根據(jù)公司規(guī)定，達(dá)到一定金額的報(bào)銷需總經(jīng)理審批）?？偨?jīng)理審批通過后，報(bào)銷單返回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷支付。借款單借款人填寫借款單，注明借款事由和金額，提交給部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人審核借款用途的合理性，簽字后提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核借款金額及相關(guān)手續(xù)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交由總經(jīng)理審批（如需）。總經(jīng)理審批通過后，財(cái)務(wù)部門辦理借款支付手續(xù)。付款申請(qǐng)單申請(qǐng)部門填寫付款申請(qǐng)單，附上相關(guān)合同、發(fā)票等資料，提交給部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人審核付款事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性，簽字后提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)及相關(guān)資料進(jìn)行審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交由總經(jīng)理審批（根據(jù)金額大?。??？偨?jīng)理審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定進(jìn)行付款操作。2.特殊情況審批流程對(duì)于一些特殊的財(cái)務(wù)事項(xiàng)或金額較大、情況復(fù)雜的業(yè)務(wù)，可能需要增加審批環(huán)節(jié)或由更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，具體流程由公司另行規(guī)定。五、財(cái)務(wù)單據(jù)的傳遞與流轉(zhuǎn)1.傳遞原則財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的流程和方向進(jìn)行傳遞，確保各環(huán)節(jié)及時(shí)處理，不得積壓。傳遞過程中應(yīng)保證單據(jù)的安全、完整，不得丟失、損壞。2.傳遞流程報(bào)銷單報(bào)銷人將填寫完整并粘貼好附件的報(bào)銷單提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核后，如需要補(bǔ)充資料或修改，及時(shí)反饋給報(bào)銷人；審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批，審批完成后返回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷支付，并將報(bào)銷后的單據(jù)返還給報(bào)銷人留存一份，財(cái)務(wù)部門留存一份歸檔。借款單借款人填寫借款單后提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核借款手續(xù)無(wú)誤后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批（如需），審批通過后辦理借款支付，借款單由財(cái)務(wù)部門留存歸檔。付款申請(qǐng)單申請(qǐng)部門填寫付款申請(qǐng)單并附上相關(guān)資料提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批，審批通過后財(cái)務(wù)部門安排付款，并將付款申請(qǐng)單及相關(guān)資料留存歸檔。出入庫(kù)單物資入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員填寫入庫(kù)單，經(jīng)驗(yàn)收人簽字后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)，一聯(lián)傳遞給采購(gòu)部門，一聯(lián)傳遞給財(cái)務(wù)部門。物資出庫(kù)時(shí)，領(lǐng)用部門填寫出庫(kù)單，經(jīng)領(lǐng)用人簽字后，一聯(lián)留存領(lǐng)用部門，一聯(lián)傳遞給倉(cāng)庫(kù)，一聯(lián)傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)出入庫(kù)單進(jìn)行物資核算和成本計(jì)算。六、財(cái)務(wù)單據(jù)的保管1.保管責(zé)任財(cái)務(wù)單據(jù)的保管責(zé)任由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，指定專人負(fù)責(zé)單據(jù)的整理、歸檔和保管工作。2.保管期限發(fā)票、收據(jù)等原始憑證的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，一般為30年。報(bào)銷單、借款單、付款申請(qǐng)單等內(nèi)部財(cái)務(wù)單據(jù)的保管期限為10年。出入庫(kù)單等與物資管理相關(guān)的單據(jù)，保管期限根據(jù)公司物資管理規(guī)定確定，一般為物資管理周期結(jié)束后若干年。3.保管方式財(cái)務(wù)單據(jù)應(yīng)分類整理，按照時(shí)間順序或業(yè)務(wù)類別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和核對(duì)。采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)存放在專用的檔案柜中，確保安全、防潮、防蟲；電子單據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。建立財(cái)務(wù)單據(jù)保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄單據(jù)的種類、編號(hào)、日期、來(lái)源、去向等信息，便于查詢和追溯。4.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。外部單位或個(gè)人因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等原因需要查閱財(cái)務(wù)單據(jù)時(shí)，必須持有相關(guān)單位的正式介紹信或證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。因工作需要借閱財(cái)務(wù)單據(jù)的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。七、財(cái)務(wù)單據(jù)的作廢與銷毀1.作廢處理財(cái)務(wù)單據(jù)在開具過程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或因其他原因需要作廢的，應(yīng)在原單據(jù)上加蓋“作廢”章，并注明作廢原因和日期。作廢的發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，不得撕毀；其他作廢的單據(jù)應(yīng)與相關(guān)存根聯(lián)一并保存。作廢單據(jù)的信息應(yīng)及時(shí)在相關(guān)記錄中進(jìn)行標(biāo)注，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.銷毀處理財(cái)務(wù)單據(jù)保管期滿后，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫銷毀清單，注明單據(jù)的種類、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同審計(jì)部門等相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料留存，記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)單據(jù)的使用、審批、傳遞、保管等情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)財(cái)務(wù)單據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的有效性，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見并跟蹤落實(shí)。2.外部監(jiān)督積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等外部部門對(duì)公司財(cái)務(wù)單據(jù)的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料，對(duì)提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改。九、違規(guī)