備品備件管理制度PAGE備品備件管理制度文件編號(hào)：1201-ITSS-HTSJ版本號(hào)：V1.0受控狀態(tài)：受控

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目錄1 目的 42 適用范圍 43 術(shù)語(yǔ) 44 職責(zé) 45 備品備件供應(yīng)商管理 55.1 供應(yīng)商管理 55.2 供應(yīng)商資質(zhì)審核 55.3 供應(yīng)商產(chǎn)品、技術(shù)審核 55.4 供應(yīng)商評(píng)審 55.5 備品備件響應(yīng)策略 55.6 備品備件采購(gòu)策略 55.7 備品備件采購(gòu)流程 65.7.1備品備件采購(gòu)流程 65.7.2備品備件需求審批 65.7.3備品備件采購(gòu)合同審批 65.7.4備品備件采購(gòu)執(zhí)行 76 備品備件備貨出入庫(kù)流程 76.1 入庫(kù) 76.2 出庫(kù) 76.3 出入庫(kù)管理及注意事項(xiàng) 86.3.1 備品備件的入庫(kù)檢驗(yàn) 86.3.2 備品備件的出庫(kù) 86.3.3 備品備件的保管和檢測(cè) 86.3.4 備品備件的返修 96.3.5 備品備件的報(bào)廢 97 衡量指標(biāo) 108 相關(guān)文檔 10目的加強(qiáng)備品備件管理，做好備品備件的計(jì)劃、供應(yīng)、儲(chǔ)備、檢測(cè)、保管等工作，為了確保公司所有項(xiàng)目上使用的設(shè)備在故障發(fā)生后得到及時(shí)維修，杜絕設(shè)備故障發(fā)生后，因無(wú)備品備件而無(wú)法維修影響設(shè)備正常運(yùn)行；為滿(mǎn)足我公司所有項(xiàng)目設(shè)備日常維護(hù)和維修的需要，保證設(shè)備正常維修計(jì)劃的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。適用范圍適用于公司所有項(xiàng)目設(shè)備更換。術(shù)語(yǔ)無(wú)。職責(zé)1、運(yùn)維部負(fù)責(zé)按照合同所簽訂的SLA的備品備件需求計(jì)劃制定，保證備品備件的按時(shí)供應(yīng)，同時(shí)盡可能降低庫(kù)存，少占用公司資金。2、采購(gòu)專(zhuān)員負(fù)責(zé)對(duì)運(yùn)維部提交的采購(gòu)計(jì)劃清單落實(shí)采購(gòu)，確保及時(shí)、保質(zhì)保量提供備品備件供應(yīng)。3、倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)備品備件的到貨確認(rèn)、送檢和入庫(kù)，并嚴(yán)格按照要求對(duì)物資進(jìn)行存放和出入庫(kù)操作。4、運(yùn)維部負(fù)責(zé)提供備品備件的使用計(jì)劃，并安排備品備件的領(lǐng)用和寄修。5、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)定期對(duì)備品備件進(jìn)行檢測(cè)，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行處理。備品備件供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理公司對(duì)供應(yīng)商評(píng)定信用等級(jí)，根據(jù)等級(jí)實(shí)施不同的管理。供應(yīng)商資質(zhì)審核對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)的審核，包括：統(tǒng)一企業(yè)社會(huì)代碼、國(guó)內(nèi)外知名廠商授予的總代授權(quán)及國(guó)家IT行業(yè)的一些認(rèn)證等級(jí)資質(zhì)證書(shū)的審核。供應(yīng)商產(chǎn)品、技術(shù)審核對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品、技術(shù)的審核，包括：產(chǎn)品的質(zhì)量水平、質(zhì)量保證體系、價(jià)格水平、交付能力、技術(shù)能力及配套的售后服務(wù)能力的審核。供應(yīng)商評(píng)審每年年末，由采購(gòu)專(zhuān)員組織各職能部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審打分，對(duì)于商品質(zhì)量及服務(wù)較差的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰替換；對(duì)于一些選定的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立合格供應(yīng)商名錄庫(kù)，以備查備用。備品備件響應(yīng)策略本公司備品備件嚴(yán)格按照與用戶(hù)簽訂合同中所規(guī)定的SLA級(jí)別進(jìn)行管理，做到完全響應(yīng)合同約定。備品備件采購(gòu)策略根據(jù)運(yùn)維業(yè)務(wù)實(shí)際需求由運(yùn)維部及采購(gòu)專(zhuān)員共同制定備品備件采購(gòu)計(jì)劃，包括：備品備件類(lèi)別、型號(hào)、數(shù)量等。采購(gòu)專(zhuān)員依據(jù)備件的配置數(shù)量，備件的緊急程度、重要級(jí)別、技術(shù)要求等，進(jìn)行采購(gòu)。(1)備件采購(gòu)要優(yōu)先考慮設(shè)備的質(zhì)量，同時(shí)要考慮備件價(jià)格、時(shí)效等因素。(2)日常耗材類(lèi)備件可以按照《日常類(lèi)備件購(gòu)置表》采購(gòu)中指定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。(3)未列在《日常類(lèi)備件購(gòu)置表》中的，每類(lèi)備件的供應(yīng)商應(yīng)該選擇兩家或三家以上報(bào)價(jià)才可以采購(gòu)。并按照規(guī)定進(jìn)行相關(guān)審核。當(dāng)出現(xiàn)緊急狀況時(shí)，采購(gòu)專(zhuān)員可根據(jù)運(yùn)維技術(shù)員的需求與供應(yīng)商進(jìn)行貨物借調(diào)，滿(mǎn)足運(yùn)維服務(wù)工作的及時(shí)性，但必須及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)的流程文件。備品備件采購(gòu)流程5.7.1備品備件采購(gòu)流程運(yùn)維部填寫(xiě)需求單運(yùn)維部經(jīng)理副總經(jīng)理審批采購(gòu)專(zhuān)員按照流程進(jìn)行詢(xún)價(jià)（招標(biāo)）財(cái)務(wù)部總監(jiān)審批采購(gòu)專(zhuān)員采購(gòu)。5.7.2備品備件需求審批運(yùn)維部填寫(xiě)需求單，提交需求申請(qǐng)流程，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后流經(jīng)財(cái)務(wù)部，采購(gòu)專(zhuān)員按照采購(gòu)流程詢(xún)價(jià)（招標(biāo)）后做報(bào)價(jià)匯報(bào)，財(cái)務(wù)部總監(jiān)確認(rèn)后，流到采購(gòu)環(huán)節(jié)。5.7.3備品備件采購(gòu)合同審批未列在《日常類(lèi)備件購(gòu)置表》中的備件購(gòu)置，需提交備品備件采購(gòu)合同審批。(1)采購(gòu)專(zhuān)員接到需求后，做到貨比三家，擇優(yōu)擇廉采購(gòu)，同時(shí)記錄供應(yīng)商資料以備查詢(xún)。(2)采購(gòu)價(jià)格報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，必須與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。(3)采購(gòu)合同必須提交合同審批流程，進(jìn)行采購(gòu)合同評(píng)審，各職能部門(mén)對(duì)合同的內(nèi)容條款逐一進(jìn)項(xiàng)評(píng)審，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同進(jìn)行聯(lián)合審批，并對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)，經(jīng)過(guò)審批完畢的合同才能加蓋合同章。(4)合同中要逐一涵蓋合同中標(biāo)的：數(shù)量、單價(jià)、金額、付款條款、質(zhì)保條款、交貨時(shí)間、開(kāi)票時(shí)間以及雙方的違約責(zé)任等。5.7.4備品備件采購(gòu)執(zhí)行由采購(gòu)專(zhuān)員跟進(jìn)合同執(zhí)行情況，及時(shí)跟進(jìn)并反饋備品備件的到貨情況，備品備件到貨后協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理員辦理入庫(kù)手續(xù)。備品備件備貨出入庫(kù)流程運(yùn)維部制定采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)入庫(kù)運(yùn)維部制定采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行到貨確認(rèn)、提交質(zhì)量管理部檢驗(yàn)并辦理入庫(kù)提交至財(cái)務(wù)部門(mén)和副總經(jīng)理審批倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行到貨確認(rèn)、提交質(zhì)量管理部檢驗(yàn)并辦理入庫(kù)提交至財(cái)務(wù)部門(mén)和副總經(jīng)理審批采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)備貨計(jì)劃清單落實(shí)采購(gòu)出庫(kù)備品備件出庫(kù)用于日常運(yùn)行維護(hù)、故障申告類(lèi)備品備件申請(qǐng)。由運(yùn)維技術(shù)員填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)，提交部門(mén)經(jīng)理審批，提交倉(cāng)庫(kù)管理員審批后直接領(lǐng)用出庫(kù)。運(yùn)維技術(shù)員填寫(xiě)《出庫(kù)單》》運(yùn)維技術(shù)員填寫(xiě)《出庫(kù)單》》提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批提交采購(gòu)專(zhuān)員審核提交倉(cāng)庫(kù)管理員審批提交倉(cāng)庫(kù)管理員審批運(yùn)維技術(shù)員領(lǐng)貨出入庫(kù)管理及注意事項(xiàng)備品備件的入庫(kù)檢驗(yàn)對(duì)于備品備件，由倉(cāng)庫(kù)管理員按實(shí)收數(shù)量開(kāi)具《備品備件清單》，質(zhì)量管理部進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后開(kāi)具《入庫(kù)單》辦理入庫(kù)。備品備件的出庫(kù)領(lǐng)用人須憑《出庫(kù)單》從備件庫(kù)領(lǐng)用物資。在《出庫(kù)單》中應(yīng)明確填寫(xiě)項(xiàng)目名稱(chēng)、配件品牌、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量，領(lǐng)用人、部門(mén)負(fù)責(zé)人和倉(cāng)庫(kù)管理員簽字方為有效。出貨前，倉(cāng)庫(kù)管理員需仔細(xì)核對(duì)《出庫(kù)單》與出庫(kù)的配件型號(hào)、數(shù)量等是否相符。備品備件的保管和檢測(cè)存放備品備件的倉(cāng)庫(kù)內(nèi)必須合理劃分倉(cāng)位，明確不同種類(lèi)物資處于各自的區(qū)域。備品備件入庫(kù)后須編號(hào)、登帳、填卡、存入定點(diǎn)區(qū)域。物資貯存時(shí)要求堆放整齊、標(biāo)識(shí)清楚、查找方便。貯存記錄要準(zhǔn)確完整，保證帳、卡、物相一致；每月定期自查并匯總庫(kù)存月報(bào)提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)核。對(duì)庫(kù)存物資每季度盤(pán)點(diǎn)一次，對(duì)不足的備品備件需采購(gòu)補(bǔ)充。需定期檢測(cè)備品備件的完好情況，以保證備品備件的可用性；備品備件的返修對(duì)客戶(hù)或運(yùn)維技術(shù)員退回來(lái)的零部件或成品，由寄修人員填寫(xiě)《設(shè)備檢修單》提交采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行詢(xún)價(jià)、核價(jià)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、副總經(jīng)理審批同意后由倉(cāng)庫(kù)管理員聯(lián)系供應(yīng)商作檢修處理。檢修完畢后通知寄修人進(jìn)行維修備件的領(lǐng)用。設(shè)備維修流程圖：填寫(xiě)設(shè)備故障信息填寫(xiě)設(shè)備故障信息詢(xún)價(jià)維修部門(mén)負(fù)責(zé)人審批副總經(jīng)理審批送修并跟蹤回收寄修人領(lǐng)用備品備件的報(bào)廢當(dāng)產(chǎn)品修理后無(wú)法滿(mǎn)足預(yù)期的使用要求或已經(jīng)不能再修理時(shí)，作報(bào)廢處理。衡量指標(biāo)為及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改，保證備品備件庫(kù)能持續(xù)滿(mǎn)足要求，應(yīng)定期對(duì)備品備件庫(kù)工作情況進(jìn)行總結(jié)與評(píng)估，內(nèi)容包括備件可用率等。運(yùn)維工具上線使用率≥98