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采購申請單培訓(xùn)演講人:日期:CATALOGUE目錄01采購申請概述02采購申請單填寫規(guī)范03采購申請審批流程04EAM系統(tǒng)采購申請操作05采購申請常見問題06采購申請優(yōu)化建議01采購申請概述定義采購申請是指企業(yè)內(nèi)部或外部需求單位向采購部門提出采購需求,并經(jīng)過審批程序后進(jìn)行采購活動的書面文件。目的明確采購需求,規(guī)范采購流程,提高采購效率,降低采購成本,保障企業(yè)正常運(yùn)營。采購申請的定義與目的內(nèi)部控制采購申請是企業(yè)資源配置的重要手段,根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行采購,避免庫存積壓和資金占用。資源配置供應(yīng)商管理采購申請是供應(yīng)商管理的重要依據(jù),對供應(yīng)商的選擇、評價和管理具有關(guān)鍵作用。采購申請是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié),能夠避免采購過程中的重復(fù)、浪費(fèi)和不當(dāng)行為。采購申請的重要性采購申請前需明確采購需求,包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。根據(jù)采購需求,填寫采購申請表格,包括需求說明、采購數(shù)量、預(yù)算金額等信息。采購申請需經(jīng)過相關(guān)部門的審批,如采購部門、財務(wù)部門、領(lǐng)導(dǎo)等,審批流程可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。采購申請獲得批準(zhǔn)后,由采購部門進(jìn)行采購,并與供應(yīng)商簽訂合同、安排發(fā)貨等事宜。采購申請的基本流程需求確認(rèn)申請編制審批流程采購執(zhí)行02采購申請單填寫規(guī)范根據(jù)公司規(guī)定填寫物料編碼,確保唯一性和準(zhǔn)確性。物料編碼詳細(xì)描述產(chǎn)品的規(guī)格、型號、配置等信息。規(guī)格型號01020304必須填寫準(zhǔn)確、完整的產(chǎn)品名稱,不得使用簡稱或模糊詞匯。產(chǎn)品名稱明確采購物品的需求單位,如個、只、件、公斤等。需求單位基本信息填寫要求(產(chǎn)品名稱、物料編碼等)物品說明與用途的撰寫要點(diǎn)物品特性說明物品的主要特性、功能、用途等,以便采購人員準(zhǔn)確識別。質(zhì)量要求注意事項(xiàng)明確物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、技術(shù)協(xié)議等,確保采購質(zhì)量。對物品的包裝、運(yùn)輸、存儲等特殊要求進(jìn)行說明,避免損壞或丟失。123根據(jù)市場行情、歷史采購價格、供應(yīng)商報價等因素確定單價。單價確定單價、數(shù)量與總價的計算方法根據(jù)實(shí)際需求確定采購數(shù)量,避免過量或不足。數(shù)量確認(rèn)單價乘以數(shù)量得出總價,確??們r準(zhǔn)確無誤??們r計算根據(jù)采購物品的性質(zhì)和稅率,計算采購過程中產(chǎn)生的稅費(fèi)。稅費(fèi)計算預(yù)算核算根據(jù)采購申請單的內(nèi)容,核算出預(yù)算總額,包括直接成本、間接成本等。預(yù)算審批將核算結(jié)果提交給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批,確保預(yù)算合理。預(yù)算執(zhí)行在預(yù)算執(zhí)行過程中,嚴(yán)格控制采購成本,確保不超出預(yù)算范圍。預(yù)算調(diào)整如遇特殊情況需調(diào)整預(yù)算,應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和調(diào)整。預(yù)算總額的核算與審批03采購申請審批流程采購人員或需求部門在系統(tǒng)提交采購申請單,并附上相關(guān)采購原因、需求說明等信息。采購部門經(jīng)理對采購申請進(jìn)行初步審批,核實(shí)采購需求的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。財務(wù)部門對采購申請進(jìn)行資金預(yù)算審核,確保采購活動符合公司財務(wù)政策和預(yù)算要求。對于重大采購項(xiàng)目或超出部門審批權(quán)限的申請,需提交公司高層進(jìn)行審批。審批環(huán)節(jié)與權(quán)限劃分采購申請?zhí)峤徊块T審批財務(wù)審核高層審批審批狀態(tài)查詢方法系統(tǒng)查詢采購人員可在系統(tǒng)中查看采購申請單的審批進(jìn)度和當(dāng)前狀態(tài),以便及時了解審批結(jié)果并作出相應(yīng)調(diào)整。郵件通知系統(tǒng)會通過郵件方式通知相關(guān)人員審批結(jié)果,采購人員可根據(jù)郵件提示進(jìn)行后續(xù)操作。電話或口頭溝通在特殊情況下,采購人員可與審批人員通過電話或口頭溝通了解審批進(jìn)度和結(jié)果。常見審批問題與解決方案優(yōu)化審批流程,減少不必要的審批環(huán)節(jié)和重復(fù)操作,提高審批效率。審批流程繁瑣明確各審批環(huán)節(jié)的完成時間,加強(qiáng)時間管理,確保審批進(jìn)度。建立緊急采購審批機(jī)制,對于緊急采購需求可快速響應(yīng)并優(yōu)先處理。審批時間過長審批人員應(yīng)明確表達(dá)自己的審批意見和理由,避免模糊不清的表述導(dǎo)致后續(xù)操作困難。審批意見不明確01020403緊急采購需求無法及時審批04EAM系統(tǒng)采購申請操作系統(tǒng)登錄與界面介紹訪問EAM系統(tǒng)通過公司內(nèi)網(wǎng)或VPN訪問EAM系統(tǒng)。用戶登錄界面介紹輸入用戶名和密碼,點(diǎn)擊登錄按鈕。了解EAM系統(tǒng)采購申請單界面,包括菜單欄、工具欄、表單區(qū)域等。123在線申請單填寫步驟填寫基本信息填寫申請單基本信息,如申請部門、申請人、申請日期等。選擇物料信息從物料庫中選擇需要采購的物料,填寫物料編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。填寫采購要求詳細(xì)描述采購物料的要求,包括質(zhì)量、品牌、價格等。審批人選擇根據(jù)采購流程,選擇審批人或?qū)徟块T。在EAM系統(tǒng)中查看申請單的審批進(jìn)度,了解審批狀態(tài)。跟蹤審批進(jìn)度審批完成后,系統(tǒng)將自動通知申請人審批結(jié)果。審批結(jié)果通知01020304確認(rèn)信息無誤后,點(diǎn)擊提交按鈕,將申請單提交給審批人。提交申請單在審批過程中,申請人可以修改或撤銷申請單。修改或撤銷申請申請單提交與跟蹤填寫錯誤如果遇到審批流程問題,可以聯(lián)系系統(tǒng)管理員或相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。審批流程問題系統(tǒng)故障如果遇到系統(tǒng)故障,可以聯(lián)系IT支持團(tuán)隊進(jìn)行解決。如果填寫錯誤,可以聯(lián)系審批人或系統(tǒng)管理員進(jìn)行修改。系統(tǒng)常見問題處理05采購申請常見問題填寫錯誤類型與預(yù)防措施物料編碼填寫錯誤建立完善的物料編碼體系,采購員在填寫采購申請單時需仔細(xì)核對物料編碼,避免填寫錯誤。02040301數(shù)量填寫錯誤采購員需仔細(xì)核對采購數(shù)量,避免因填寫錯誤導(dǎo)致的采購過多或過少。物料名稱填寫錯誤采購員需熟悉物料名稱,避免因名稱相近或拼寫錯誤導(dǎo)致的填寫錯誤。填寫不完整采購員需認(rèn)真填寫采購申請單各項(xiàng)內(nèi)容,確保信息完整、準(zhǔn)確。優(yōu)化審批流程,減少不必要的審批環(huán)節(jié),提高審批效率。加強(qiáng)審批人員的協(xié)調(diào)與配合,確保審批工作順利進(jìn)行。明確審批標(biāo)準(zhǔn),避免因標(biāo)準(zhǔn)不清導(dǎo)致的審批延誤。采購員在提交采購申請時,需確保材料齊全,避免因材料不足導(dǎo)致的審批延誤。審批延誤的原因與對策審批流程繁瑣審批人員繁忙審批標(biāo)準(zhǔn)不明確提交材料不齊全預(yù)算超支的處理方法優(yōu)先保證關(guān)鍵物料采購在預(yù)算有限的情況下,優(yōu)先保證關(guān)鍵物料的采購,確保生產(chǎn)正常進(jìn)行。尋求替代物料在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下,尋求價格更低的替代物料,降低采購成本。與供應(yīng)商協(xié)商降價與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,爭取更優(yōu)惠的價格和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。加強(qiáng)成本控制嚴(yán)格控制采購過程中的各項(xiàng)費(fèi)用,降低采購成本。快速響應(yīng)市場需求在緊急情況下,采購員需快速響應(yīng)市場需求,確保物料供應(yīng)。緊急采購的特殊流程01簡化采購流程緊急采購時,可適當(dāng)簡化采購流程,縮短采購周期。02優(yōu)先安排生產(chǎn)與發(fā)貨與供應(yīng)商協(xié)商,優(yōu)先安排緊急物料的生產(chǎn)與發(fā)貨,確保物料及時到貨。03加強(qiáng)溝通與協(xié)作緊急采購過程中,需加強(qiáng)內(nèi)部溝通與協(xié)作,確保采購工作順利進(jìn)行。0406采購申請優(yōu)化建議提高申請效率的技巧標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單制定統(tǒng)一的采購申請單模板,明確必要填寫項(xiàng)和格式,減少申請過程中的重復(fù)工作和溝通成本。流程自動化提前規(guī)劃和預(yù)測通過采購管理系統(tǒng)自動化采購申請流程,減少人工操作和審批環(huán)節(jié),提高申請效率。提前規(guī)劃和預(yù)測采購需求,避免緊急采購申請,減少采購周期和成本。123跨部門協(xié)作要點(diǎn)明確采購、財務(wù)、倉庫等部門的職責(zé)和流程,確保各部門在采購申請過程中各司其職,協(xié)同工作。明確職責(zé)和流程建立采購信息共享平臺,及時溝通采購需求、供應(yīng)商信息和庫存情況,避免信息不對稱和重復(fù)采購。信息共享和溝通定期召開跨部門協(xié)作會議,共同解決采購申請過程中的問題和難點(diǎn),促進(jìn)部門間的合作和協(xié)調(diào)。跨部門協(xié)作會議采購申請單的存檔與管理電子化存檔將采購申請單及相關(guān)文件電子化存檔,方便查詢和追溯,減少紙質(zhì)文件的存儲和管理成本。分類管理按照不同類別和狀態(tài)對采購申請單進(jìn)行分類管理,如待審批、已審批、已采購等,便于跟蹤和監(jiān)控采購進(jìn)度。保密和安全確保采購申請單的保密性和安全性,

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