連鎖酒店采購(gòu)管理制度?目的本制度旨在規(guī)范連鎖酒店的采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保障酒店運(yùn)營(yíng)所需物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高酒店整體經(jīng)濟(jì)效益。適用范圍本制度適用于連鎖酒店旗下各門店及相關(guān)職能部門的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于酒店用品、設(shè)備、食材、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購(gòu)?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。3.質(zhì)量原則：確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合酒店運(yùn)營(yíng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)的公正性。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)部門設(shè)置連鎖酒店應(yīng)設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理各門店的采購(gòu)工作。采購(gòu)部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，設(shè)置采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)專員等崗位。采購(gòu)部門職責(zé)1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)酒店運(yùn)營(yíng)需求，結(jié)合庫(kù)存情況，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理：開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和審批流程，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。4.采購(gòu)成本控制：通過(guò)談判、招標(biāo)等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)性價(jià)比。5.合同管理：起草、審核和簽訂采購(gòu)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，處理合同變更和糾紛。6.采購(gòu)數(shù)據(jù)分析：定期分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，為采購(gòu)決策提供依據(jù)，優(yōu)化采購(gòu)流程。其他部門職責(zé)1.使用部門：提出物資和服務(wù)的需求申請(qǐng)，參與采購(gòu)需求的評(píng)審，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算安排、支付審核和成本核算，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的財(cái)務(wù)合規(guī)性。3.質(zhì)量控制部門：制定物資和服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與采購(gòu)驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)酒店運(yùn)營(yíng)需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審核，判斷是否符合采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，評(píng)估采購(gòu)的必要性、可行性和效益性。3.采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和酒店管理層審批通過(guò)后，方可進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行階段。供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品樣本、業(yè)績(jī)案例等資料，評(píng)估其信譽(yù)、實(shí)力和產(chǎn)品質(zhì)量。3.邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，采購(gòu)部門對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)要求和交貨時(shí)間。2.采購(gòu)人員跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人員應(yīng)采取特殊措施，確保在最短時(shí)間內(nèi)滿足酒店運(yùn)營(yíng)需求，但事后需補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。驗(yàn)收1.物資或服務(wù)到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨物資或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查其數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其換貨、補(bǔ)貨或退款等。付款1.采購(gòu)部門收到驗(yàn)收合格的發(fā)票和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后，填寫付款申請(qǐng)單，附上采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和酒店管理層審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。采購(gòu)預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)酒店年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求，編制年度采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類物資和服務(wù)的采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、金額等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核和酒店管理層批準(zhǔn)。3.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)支出，確保不超出預(yù)算范圍。預(yù)算調(diào)整1.如因市場(chǎng)變化、酒店業(yè)務(wù)調(diào)整等原因?qū)е虏少?gòu)預(yù)算需要調(diào)整，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和金額等，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核和酒店管理層批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整應(yīng)及時(shí)納入采購(gòu)預(yù)算管理體系，作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。采購(gòu)合同管理合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草案提交至財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。4.采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，跟蹤供應(yīng)商的交貨情況和服務(wù)質(zhì)量，確保合同的順利執(zhí)行。2.如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其承擔(dān)違約責(zé)任；如協(xié)商不成，可通過(guò)法律途徑維護(hù)酒店的合法權(quán)益。3.在合同執(zhí)行過(guò)程中，如因酒店自身原因需要變更合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同終止1.采購(gòu)合同履行完畢后，雙方應(yīng)辦理合同終止手續(xù)。2.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)清理合同執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)文件和資料，進(jìn)行歸檔保存。3.對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議和糾紛，應(yīng)按照合同約定或相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問(wèn)題、價(jià)格波動(dòng)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購(gòu)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在合同中明確違約責(zé)任條款；同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求其承擔(dān)質(zhì)量責(zé)任。3.對(duì)于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，或采用套期保值等方式鎖定價(jià)格。4.對(duì)于法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)；在合同簽訂前，對(duì)合同條款進(jìn)行合法性審查，避免法律糾紛。采購(gòu)績(jī)效評(píng)估評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：評(píng)估采購(gòu)價(jià)格與預(yù)算的差異，以及采購(gòu)成本的降低幅度。2.采購(gòu)質(zhì)量：評(píng)估所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量合格率，以及因質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的損失情況。3.采購(gòu)效率：評(píng)估采購(gòu)訂單的處理時(shí)間、交貨準(zhǔn)時(shí)率等指標(biāo)。4.供應(yīng)商管理：評(píng)估供應(yīng)商的滿意度、合作穩(wěn)定性等指標(biāo)。5.合規(guī)性：評(píng)估采購(gòu)活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求。評(píng)估方法1.定期評(píng)估：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，一般每季度或每半年進(jìn)行一次。2.數(shù)據(jù)分析：通過(guò)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，計(jì)算各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的完成情況。3.問(wèn)卷調(diào)查：向使用部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門發(fā)放問(wèn)卷調(diào)查，了解他們對(duì)采購(gòu)工作的滿意度和意見(jiàn)建議。4.現(xiàn)場(chǎng)考察：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，評(píng)估其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和質(zhì)量控制能力。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，激勵(lì)其提高采購(gòu)工作質(zhì)量和效率。2.將采購(gòu)績(jī)效