企劃部合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)企劃部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企劃部對外簽訂的各類合同，包括但不限于廣告策劃合同、活動(dòng)策劃合同、品牌推廣合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.審慎原則：在簽訂合同前，應(yīng)充分評估合同風(fēng)險(xiǎn)，確保合同條款公平合理，有利于公司利益。3.全程管理原則：對合同從洽談、起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進(jìn)行管理和監(jiān)督。二、合同簽訂流程（一）合同洽談1.企劃部業(yè)務(wù)人員在接到業(yè)務(wù)需求后，應(yīng)積極與客戶進(jìn)行溝通洽談，了解客戶需求、項(xiàng)目要求、合作條件等關(guān)鍵信息。2.洽談過程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)詳細(xì)記錄溝通內(nèi)容，形成洽談紀(jì)要，并及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)洽談進(jìn)展情況。（二）合同起草1.根據(jù)洽談結(jié)果，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、項(xiàng)目內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起糾紛的表述。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將合同文本提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款是否符合公司利益、業(yè)務(wù)需求是否明確、權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否合理等。2.初審?fù)ㄟ^后，合同文本應(yīng)提交公司法務(wù)部門進(jìn)行合規(guī)審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同進(jìn)行審查，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。3.審核過程中，如發(fā)現(xiàn)合同存在問題或需要修改的地方，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)審核意見及時(shí)對合同文本進(jìn)行修改完善，并再次提交審核。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同文本，由業(yè)務(wù)人員與客戶協(xié)商確定簽訂時(shí)間和地點(diǎn)。2.簽訂合同時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保雙方簽字蓋章手續(xù)齊全，合同文本內(nèi)容與協(xié)商一致的條款相符。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將合同原件交公司檔案室存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，以便跟蹤合同履行情況。三、合同履行管理（一）任務(wù)分配1.根據(jù)合同約定的項(xiàng)目內(nèi)容和要求，企劃部負(fù)責(zé)人應(yīng)合理安排項(xiàng)目執(zhí)行人員，明確各人員的工作職責(zé)和任務(wù)分工。2.項(xiàng)目執(zhí)行人員應(yīng)按照合同要求制定詳細(xì)的項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核通過后組織實(shí)施。（二）進(jìn)度跟蹤1.項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況。2.如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度滯后或出現(xiàn)問題，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取有效措施加以解決。同時(shí)，應(yīng)將項(xiàng)目進(jìn)展情況及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。（三）質(zhì)量控制1.企劃部應(yīng)建立健全項(xiàng)目質(zhì)量控制體系，明確項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目執(zhí)行人員應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保項(xiàng)目成果符合合同要求。3.項(xiàng)目完成后，應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，由客戶簽署驗(yàn)收報(bào)告；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)根據(jù)客戶意見及時(shí)進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。（四）費(fèi)用支付管理1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照合同約定的費(fèi)用支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)向客戶催款。2.收到客戶支付的款項(xiàng)后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)辦理入賬手續(xù)，并將收款情況告知財(cái)務(wù)部門。3.如客戶未按照合同約定支付款項(xiàng)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。如協(xié)商無果，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并按照公司相關(guān)規(guī)定通過法律途徑解決。四、合同變更與解除（一）變更條件1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、客戶需求變更等原因需要變更合同內(nèi)容的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，作為原合同的補(bǔ)充文件。（二）變更流程1.業(yè)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)需要變更合同的情況后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，并起草變更協(xié)議初稿。2.變更協(xié)議初稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審、法務(wù)部門合規(guī)審核通過后，提交雙方簽字蓋章。3.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將變更協(xié)議原件交公司檔案室存檔，并將變更情況及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。（三）解除條件1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一的，一方可以解除合同：因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。2.合同解除應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。（四）解除流程1.業(yè)務(wù)人員提出解除合同的申請后，應(yīng)說明解除合同的原因和依據(jù)，并提交解除協(xié)議初稿。2.解除協(xié)議初稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審、法務(wù)部門合規(guī)審核通過后，提交雙方簽字蓋章。3.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將解除協(xié)議原件交公司檔案室存檔，并將解除情況及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。同時(shí)，應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將合同原件、洽談紀(jì)要、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)資料收集整理，并交公司檔案室存檔。2.檔案室應(yīng)建立合同檔案目錄，對合同檔案進(jìn)行分類編號，便于查詢和管理。（二）檔案保管1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，確保合同檔案的安全存放。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行定期整理和檢查，防止檔案丟失、損壞或霉變。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）檔案銷毀1.合同檔案超過保管期限或已無保存價(jià)值的，由檔案室提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并進(jìn)行登記記錄，確保檔案銷毀過程的安全和可追溯。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.企劃部應(yīng)定期對合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)識別應(yīng)包括但不限于合同條款風(fēng)險(xiǎn)、客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別的結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣等工具進(jìn)行分析。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等策略。2.對于重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)對方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對企劃部合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.監(jiān)督檢查可采取內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查、定期匯報(bào)等方式進(jìn)行。（二）考核評價(jià)1.建立合同管理考核評價(jià)機(jī)制，對企劃部及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂的及時(shí)性