供應(yīng)與付款管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司供應(yīng)與付款環(huán)節(jié)的管理，規(guī)范采購行為，確保物資供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，合理控制采購成本，防范付款風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資采購活動及相關(guān)付款業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和項目需求，合理確定采購物資的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.成本控制原則：通過合理的采購策略、供應(yīng)商選擇和談判，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購過程合法合規(guī)。5.風(fēng)險防范原則：加強對采購過程和付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險識別、評估和控制，防范各類風(fēng)險。二、采購流程（一）采購需求提出1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，定期提出原材料、零部件等物資的采購需求，填寫《采購申請單》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.項目部門：對于項目所需的設(shè)備、材料、服務(wù)等，在項目啟動階段或根據(jù)項目進(jìn)度安排，及時提出采購申請，明確采購要求和時間節(jié)點。3.其他部門：如行政部門、后勤部門等根據(jù)實際工作需要，提出辦公用品、勞保用品等采購申請。（二）采購申請審批1.部門負(fù)責(zé)人審核：采購申請單提交后，由申請部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽署意見后報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.上級領(lǐng)導(dǎo)審批：上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司預(yù)算、生產(chǎn)經(jīng)營狀況等因素，對采購申請進(jìn)行審批。對于金額較大或重要物資的采購申請，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面，確定符合條件的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估與準(zhǔn)入采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格變動等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。對于新供應(yīng)商，采購部門需組織相關(guān)部門進(jìn)行實地考察，審核其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等資質(zhì)文件，確保其具備供應(yīng)能力和合規(guī)經(jīng)營條件。經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，方可納入公司供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史、采購合同等資料。定期更新供應(yīng)商檔案，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商情況，在談判中爭取有利的采購條件，確保采購成本合理、物資質(zhì)量可靠、交貨及時。2.采購合同簽訂經(jīng)談判達(dá)成一致后，采購部門負(fù)責(zé)起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同初稿完成后，提交公司法務(wù)部門審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。審核通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，制作采購訂單，明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商，同時抄送給相關(guān)部門。（六）物資驗收1.到貨通知：采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤物資的到貨情況。物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知倉庫管理部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)：倉庫管理部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對到貨物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進(jìn)行驗收。對于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，采購部門應(yīng)會同質(zhì)量控制部門、使用部門等共同進(jìn)行驗收。3.驗收結(jié)果處理：驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《物資驗收單》；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，并做好相關(guān)記錄。（七）采購付款1.付款申請：物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.付款審批：《付款申請單》提交后，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，財務(wù)部門安排付款。3.付款方式：公司根據(jù)實際情況選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。對于金額較大的采購付款，原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。三、付款管理（一）付款審批流程1.采購部門提交付款申請：采購部門在物資驗收合格且發(fā)票收到后，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)憑證，提交給本部門負(fù)責(zé)人審核。2.采購部門負(fù)責(zé)人審核：采購部門負(fù)責(zé)人對付款申請的真實性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核，簽署意見后報財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行財務(wù)審核，包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，付款金額與合同約定是否一致，付款期限是否符合規(guī)定等。審核通過后，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。4.上級領(lǐng)導(dǎo)審批：上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、財務(wù)預(yù)算等因素，對付款申請進(jìn)行審批。對于金額較大或重要的付款申請，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）付款期限管理1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款期限支付貨款，不得無故拖延付款。2.對于有預(yù)付款要求的采購項目，采購部門應(yīng)在合同簽訂后，按照合同約定及時辦理預(yù)付款手續(xù)，并跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度。3.對于貨到付款的采購項目，采購部門應(yīng)在物資驗收合格后，及時提交付款申請，確保在合同約定的付款期限內(nèi)完成付款。（三）付款風(fēng)險控制1.信用評估：在選擇供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)充分評估供應(yīng)商的信用狀況，優(yōu)先選擇信用良好的供應(yīng)商。對于信用狀況不佳的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、縮短付款期限等。2.合同審查：財務(wù)部門在審核付款申請時，應(yīng)重點審查采購合同的條款，確保付款條件符合合同約定。對于合同中約定的特殊付款條款，如質(zhì)量保證金、驗收合格后一定期限內(nèi)付款等，應(yīng)嚴(yán)格按照合同執(zhí)行。3.資金管理：財務(wù)部門應(yīng)合理安排資金，確保公司有足夠的資金支付貨款。同時，應(yīng)加強資金預(yù)算管理，避免因資金不足導(dǎo)致付款延誤。4.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、付款審批的準(zhǔn)確性、資金使用的合理性等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，防范付款風(fēng)險。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商評價1.評價指標(biāo)：建立供應(yīng)商評價指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度、財務(wù)狀況等方面。2.評價周期：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價周期一般為每季度一次。對于重要供應(yīng)商或合作關(guān)系不穩(wěn)定的供應(yīng)商，可適當(dāng)縮短評價周期。3.評價方法：采用定性與定量相結(jié)合的評價方法，如問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評等，對供應(yīng)商進(jìn)行全面、客觀的評價。（二）供應(yīng)商激勵與約束1.激勵措施對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽證書等。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)等活動，實現(xiàn)互利共贏。2.約束措施對于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等問題的供應(yīng)商，公司采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證金或履約保證金，以確保其履行合同義務(wù)。（三）供應(yīng)商溝通與合作1.定期溝通：采購部門定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等方面的情況，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。2.合作會議：定期召開供應(yīng)商合作會議，與供應(yīng)商共同探討合作中的問題和改進(jìn)措施，加強雙方的合作與交流。3.信息共享：建立供應(yīng)商信息共享平臺，及時向供應(yīng)商發(fā)布公司的采購需求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間等信息，同時收集供應(yīng)商的產(chǎn)品信息、價格信息、新技術(shù)等資料，實現(xiàn)信息共享。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：采購部門和相關(guān)部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格波動情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立物資儲備制度，合理控制庫存水平，避免因市場供應(yīng)短缺導(dǎo)致采購困難。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，選擇多家合格供應(yīng)商，避免對單一供應(yīng)商過度依賴。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，降低供應(yīng)商風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格把控物資驗收環(huán)節(jié)，確保采購物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對于質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商溝通解決。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強合同管理，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。5.付款風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格按照付款審批流程進(jìn)行付款，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。加強資金管理，合理安排資金，避免因資金不足導(dǎo)致付款延誤。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、付款審批的合規(guī)性、供應(yīng)商管理的有效性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)部門定期對采購付款情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，檢查付款金額、付款期限、付款方式等是否符合公司規(guī)定和采購合同約定，發(fā)現(xiàn)異常情況及時與采購部門溝通核實。（二）外部