行政房屋租賃管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政房屋租賃行為，加強(qiáng)房屋租賃管理，保障公司權(quán)益，合理利用房屋資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有行政房屋的租賃活動，包括辦公用房、倉庫、宿舍等各類房屋的租賃。（三）原則1.合法性原則：房屋租賃行為必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公司使用需求的前提下，盡量降低租賃成本，提高房屋使用效益。3.安全性原則：確保租賃房屋的質(zhì)量安全，滿足公司正常辦公和生產(chǎn)經(jīng)營的安全要求。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行房屋租賃的各項(xiàng)操作。二、租賃房屋的規(guī)劃與需求評估（一）需求調(diào)研1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際工作需要，定期向行政部門提交房屋需求申請，說明所需房屋的用途、面積、使用期限等信息。2.行政部門對各部門的需求進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略，制定房屋需求規(guī)劃草案。（二）需求評估1.行政部門組織相關(guān)人員對房屋需求規(guī)劃草案進(jìn)行評估，綜合考慮公司預(yù)算、地理位置、房屋狀況等因素，確定最終的房屋需求方案。2.對于重大房屋租賃需求，需提交公司管理層審議，確保租賃決策符合公司整體利益。三、租賃房屋的尋找與篩選（一）信息收集1.行政部門通過多種渠道收集房屋租賃信息，包括房地產(chǎn)中介機(jī)構(gòu)、房屋租賃網(wǎng)站、報紙廣告、朋友推薦等。2.建立房屋租賃信息庫，對收集到的信息進(jìn)行整理和分類，記錄房屋的基本情況、租賃價格、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息。（二）實(shí)地考察1.根據(jù)房屋租賃信息庫中的記錄，篩選出符合公司需求的房屋，并安排人員進(jìn)行實(shí)地考察。2.實(shí)地考察人員應(yīng)詳細(xì)了解房屋的地理位置、周邊環(huán)境、房屋結(jié)構(gòu)、裝修情況、配套設(shè)施、水電供應(yīng)、消防安全等情況，填寫《房屋實(shí)地考察報告》。（三）供應(yīng)商評估1.對房屋出租方進(jìn)行評估，了解其信譽(yù)、資質(zhì)、經(jīng)營狀況等情況，評估其是否具備良好的合作條件。2.對于長期合作的供應(yīng)商，定期進(jìn)行重新評估，確保其持續(xù)滿足公司要求。四、租賃合同的簽訂（一）合同起草與審核1.行政部門根據(jù)實(shí)地考察情況和公司需求，起草房屋租賃合同草案。2.合同草案應(yīng)明確租賃雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括房屋基本情況、租賃期限、租金及支付方式、房屋用途、維修責(zé)任、違約責(zé)任等條款。3.將合同草案提交法務(wù)部門審核，法務(wù)部門對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，提出修改意見。（二）合同談判1.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，行政部門與出租方進(jìn)行合同談判，爭取有利的合同條款。2.在談判過程中，要明確雙方的底線和關(guān)注點(diǎn)，妥善處理分歧，確保合同條款符合公司利益。（三）合同簽訂1.經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂正式的房屋租賃合同。合同簽訂前，需確保公司法定代表人或其授權(quán)代表已獲得合法授權(quán)，并在合同上簽字蓋章。2.合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔，并跟蹤合同的執(zhí)行情況。五、租金及費(fèi)用管理（一）租金支付1.按照租賃合同約定的租金支付方式和期限，及時支付租金。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核租金支付申請，確保支付金額準(zhǔn)確無誤。2.如因特殊情況需要延期支付租金，需提前與出租方溝通協(xié)商，并取得其同意，同時要確保不會因延期支付而產(chǎn)生額外的費(fèi)用或違約責(zé)任。（二）費(fèi)用結(jié)算1.對于租賃合同中約定的其他費(fèi)用，如水費(fèi)、電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等，行政部門應(yīng)定期與相關(guān)供應(yīng)單位進(jìn)行結(jié)算。2.結(jié)算過程中，要核對費(fèi)用明細(xì)，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確，并及時取得發(fā)票等相關(guān)憑證。（三）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)建立房屋租賃費(fèi)用臺賬，記錄租金及各項(xiàng)費(fèi)用的支付情況，定期進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)。2.通過費(fèi)用控制措施，如優(yōu)化房屋使用布局、合理安排人員使用房屋等，降低租賃成本，提高費(fèi)用使用效益。六、房屋的使用與維護(hù)（一）使用規(guī)定1.各部門應(yīng)按照租賃合同約定的房屋用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途。2.嚴(yán)禁在租賃房屋內(nèi)從事違法違規(guī)活動，如存放易燃易爆物品、進(jìn)行非法經(jīng)營等。（二）日常維護(hù)1.公司負(fù)責(zé)租賃房屋的日常維護(hù)工作，確保房屋及附屬設(shè)施設(shè)備正常使用。行政部門應(yīng)制定房屋維護(hù)計(jì)劃，定期組織人員對房屋進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對于發(fā)現(xiàn)的房屋損壞或設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時安排維修，確保維修工作及時、有效。維修費(fèi)用按照租賃合同約定執(zhí)行，如超出約定范圍，需經(jīng)相關(guān)審批流程后支付。（三）安全管理1.加強(qiáng)租賃房屋的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保人員和財產(chǎn)安全。2.定期組織安全檢查，消除安全隱患，如發(fā)現(xiàn)重大安全問題，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，并及時報告公司管理層。七、租賃房屋的變更與終止（一）變更1.如因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他原因，需對租賃房屋的面積、用途、期限等進(jìn)行變更，應(yīng)提前與出租方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂后，行政部門應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，確保變更后的租賃行為合法合規(guī)。（二）終止1.租賃合同期滿或因其他原因需要終止租賃關(guān)系時，行政部門應(yīng)提前通知出租方，并按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.在終止租賃關(guān)系前，應(yīng)組織人員對租賃房屋進(jìn)行檢查和清理，確保房屋及附屬設(shè)施設(shè)備完好無損，如有損壞，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行賠償。八、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.建立房屋租賃檔案，檔案內(nèi)容包括租賃合同、房屋實(shí)地考察報告、租金支付記錄、費(fèi)用結(jié)算憑證、房屋維修記錄、安全檢查記錄等相關(guān)資料。2.檔案資料應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。（二）檔案保管1.明確檔案保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)工作。檔案保管應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場所，防止檔案資料損壞、丟失或泄露。2.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱房屋租賃檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對房屋租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查租賃合同的執(zhí)行情況、租金及費(fèi)用管理情況、房屋使用與維護(hù)情況等。2.對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部檢查1.配合政府相關(guān)部門對租賃房屋進(jìn)行的檢查，如房屋安全檢查、消防檢查等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)積極整改，確保租賃房屋符合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求。2.關(guān)注房屋租賃市場動態(tài)