融資租賃資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司融資租賃業(yè)務(wù)資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司融資租賃業(yè)務(wù)涉及的所有資料管理，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)資料、盡職調(diào)查資料、合同文件、租金管理資料、風(fēng)險(xiǎn)管理資料等。（三）基本原則1.集中管理原則：融資租賃資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確專人負(fù)責(zé)，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：資料應(yīng)如實(shí)反映融資租賃業(yè)務(wù)的全過(guò)程，保證資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.安全保密原則：嚴(yán)格保密資料內(nèi)容，防止資料泄露，確保公司商業(yè)秘密和客戶信息安全。4.便捷高效原則：在保證資料安全和規(guī)范管理的前提下，優(yōu)化資料管理流程，提高資料檢索和使用效率。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.項(xiàng)目立項(xiàng)資料：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。2.盡職調(diào)查資料：涵蓋承租人基本情況、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)狀況、行業(yè)分析、抵押物評(píng)估報(bào)告等。3.合同文件：租賃合同、擔(dān)保合同、抵押合同、保險(xiǎn)合同等。4.租金管理資料：租金計(jì)算表、租金支付記錄、逾期租金處理文件等。5.風(fēng)險(xiǎn)管理資料：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控記錄、風(fēng)險(xiǎn)處置方案等。6.其他資料：與融資租賃業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、法律意見(jiàn)書等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于資料的識(shí)別和管理，對(duì)各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用"業(yè)務(wù)類型年份順序號(hào)"的格式。例如："RZ2023001"，其中"RZ"代表融資租賃業(yè)務(wù)，"2023"表示年份，"001"為該年份內(nèi)該類資料的順序號(hào)。三、資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集本部門在融資租賃業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料，確保資料的及時(shí)、完整。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門：收集與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、監(jiān)控、處置相關(guān)的資料。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集租金管理等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.法務(wù)部門：提供法律意見(jiàn)書等法律相關(guān)資料。（二）收集要求1.資料收集應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程同步進(jìn)行，確保在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)及時(shí)獲取相關(guān)資料。2.收集的資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于外部獲取的資料，應(yīng)確保其來(lái)源可靠，具有法律效力。（三）整理要求1.收集后的資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.對(duì)資料進(jìn)行排序，確保資料的邏輯性和連貫性。3.對(duì)于破損、缺失的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。四、資料歸檔（一）歸檔時(shí)間1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每筆融資租賃業(yè)務(wù)完成后[x]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的資料移交至檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于階段性業(yè)務(wù)成果資料，應(yīng)在相應(yīng)階段結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門填寫《資料歸檔清單》，詳細(xì)列出移交資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《資料歸檔清單》上簽字接收。3.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行歸檔存放，并更新檔案目錄。五、資料保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和年份進(jìn)行分類存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或外部存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管環(huán)境1.檔案存放場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。（三）保管期限1.融資租賃業(yè)務(wù)資料的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，項(xiàng)目立項(xiàng)資料、盡職調(diào)查資料、合同文件等重要資料保管期限為[x]年；租金管理資料、風(fēng)險(xiǎn)管理資料等保管期限為[x]年。2.對(duì)于涉及訴訟、糾紛等特殊情況的資料，應(yīng)在案件處理完畢后繼續(xù)保管[x]年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、資料查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱資料的，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，并提供有效身份證明文件，經(jīng)公司法務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱資料的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記，查閱人員應(yīng)在《資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）資料使用限制1.查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、掃描、傳播資料內(nèi)容，如需復(fù)制資料，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.資料僅供查閱人員在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用，不得用于其他目的。七、資料借閱（一）借閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（二）借閱期限資料借閱期限一般不超過(guò)[x]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并說(shuō)明理由，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（三）借閱歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借資料，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且公司認(rèn)為該資料已無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致某些資料不再適用且無(wú)保存必要的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)資料進(jìn)行集中銷毀。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀完成后，在《資料銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀情況，并將申請(qǐng)表歸檔保存。九、保密管理（一）保密責(zé)任1.公司所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)在工作中接觸到的融資租賃資料負(fù)有保密義務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工的保密教育，確保員工了解并遵守保密規(guī)定。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，限制訪問(wèn)權(quán)限。2.在資料查閱、使用、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料泄露。3.與外部單位或個(gè)人合作過(guò)程中，如需提供資料，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。十、信息化管理（一）資料電子化1.逐步推進(jìn)融資租賃資料的電子化管理，將紙質(zhì)資料掃描成電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)。2.電子文檔應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，便于查詢和管理。（二）電子檔案系統(tǒng)建設(shè)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的在線查閱、借閱、審批等功能。1.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別。2.能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行分類檢索、全文檢索，提高資料查找效率。3.記錄電子檔案的操作日志，包括查閱、修改、刪除等操作，便于審計(jì)和追溯。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取防火墻、