行政前臺(tái)管理制度考核?總則目的為了規(guī)范行政前臺(tái)的工作行為，提高行政前臺(tái)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司行政工作的順利開展，特制定本管理制度考核。適用范圍本制度適用于公司行政前臺(tái)崗位的所有工作人員?；驹瓌t1.服務(wù)至上原則：行政前臺(tái)應(yīng)始終以熱情、周到的服務(wù)態(tài)度對(duì)待公司內(nèi)部員工和來訪客人。2.高效準(zhǔn)確原則：及時(shí)、準(zhǔn)確地處理各項(xiàng)行政事務(wù)，提高工作效率，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性。3.遵守制度原則：嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，按照規(guī)定流程辦理業(yè)務(wù)。崗位職責(zé)接待工作1.來訪接待熱情、禮貌地迎接來訪客人，主動(dòng)詢問來訪事由，并及時(shí)通知相關(guān)人員。引導(dǎo)客人至相應(yīng)的接待區(qū)域，為客人提供必要的飲品。做好來訪客人的登記工作，包括姓名、單位、來訪時(shí)間、來訪事由等信息。2.電話接待及時(shí)接聽公司電話，鈴響不超過三聲。使用禮貌用語，準(zhǔn)確記錄來電內(nèi)容，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。對(duì)于咨詢類電話，能夠解答的應(yīng)耐心解答，無法解答的應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或人員。辦公用品管理1.辦公用品采購根據(jù)各部門的需求，定期統(tǒng)計(jì)辦公用品的庫存情況。制定辦公用品采購計(jì)劃，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購。選擇合適的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和價(jià)格合理。2.辦公用品發(fā)放建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的發(fā)放日期、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、辦公用品名稱及數(shù)量等信息。根據(jù)各部門的實(shí)際需求，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品。對(duì)于貴重辦公用品，實(shí)行領(lǐng)用登記制度，確保物品的安全和合理使用。文件管理1.文件收發(fā)負(fù)責(zé)公司各類文件、信件、包裹的收發(fā)工作，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞到相關(guān)人員手中。對(duì)收到的文件進(jìn)行分類、登記，并根據(jù)文件的緊急程度和重要性及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)或分發(fā)給相關(guān)部門。2.文件歸檔定期對(duì)公司的文件進(jìn)行整理和歸檔，按照文件的類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放。建立文件索引目錄，方便文件的查找和借閱。確保文件的完整性和安全性，防止文件丟失或損壞。會(huì)議安排1.會(huì)議室預(yù)訂負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的預(yù)訂工作，根據(jù)各部門的會(huì)議需求，合理安排會(huì)議室的使用時(shí)間和空間。提前與相關(guān)部門溝通會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，確保會(huì)議室的準(zhǔn)備工作就緒。2.會(huì)議服務(wù)在會(huì)議開始前，檢查會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施是否正常運(yùn)行，如投影儀、音響、燈光等。為參會(huì)人員提供必要的會(huì)議用品，如筆記本、筆、水杯等。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議室，檢查設(shè)備設(shè)施是否關(guān)閉，物品是否齊全。環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.前臺(tái)區(qū)域清潔保持前臺(tái)區(qū)域的整潔衛(wèi)生，每天定時(shí)清掃地面、擦拭桌面、整理文件等。及時(shí)清理垃圾桶，保持垃圾不堆積。2.公共區(qū)域衛(wèi)生監(jiān)督對(duì)公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知保潔人員進(jìn)行清理。提醒員工保持公共區(qū)域的整潔，愛護(hù)公司環(huán)境。工作流程來訪接待流程1.客人來訪時(shí)，行政前臺(tái)主動(dòng)起身迎接，微笑并使用禮貌用語問候客人。2.詢問客人來訪事由，若客人有預(yù)約，確認(rèn)預(yù)約信息后，通知被訪人員；若客人無預(yù)約，聯(lián)系被訪人員確認(rèn)是否接待。3.引導(dǎo)客人至接待區(qū)域就座，為客人提供飲品。4.做好來訪客人的登記工作，詳細(xì)記錄客人信息。5.等待被訪人員期間，與客人進(jìn)行適當(dāng)交流，緩解客人等待的焦慮。6.被訪人員到達(dá)后，引導(dǎo)雙方見面，并簡單介紹雙方。7.客人離開時(shí)，送至前臺(tái)門口，禮貌道別。電話接待流程1.電話鈴響三聲內(nèi)接聽，自報(bào)公司名稱和部門。2.認(rèn)真傾聽來電內(nèi)容，記錄關(guān)鍵信息，如來電人姓名、單位、來電事由等。3.對(duì)于能夠直接解答的問題，耐心、準(zhǔn)確地回答來電人；對(duì)于無法解答的問題，告知來電人會(huì)及時(shí)轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或人員，并請(qǐng)其稍候。4.轉(zhuǎn)接電話時(shí)，確認(rèn)被轉(zhuǎn)接部門或人員是否方便接聽，并告知來電人轉(zhuǎn)接情況。5.若需記錄留言，重復(fù)留言內(nèi)容請(qǐng)來電人確認(rèn)后，記錄在專門的留言本上，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。辦公用品采購流程1.各部門定期提交辦公用品需求清單至行政前臺(tái)。2.行政前臺(tái)匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計(jì)劃。3.將采購計(jì)劃報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。5.辦公用品到貨后，行政前臺(tái)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。6.驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并更新辦公用品庫存臺(tái)賬。文件收發(fā)流程1.收到文件、信件或包裹時(shí)，核對(duì)收件信息，確認(rèn)無誤后進(jìn)行登記。2.根據(jù)文件的性質(zhì)和緊急程度，進(jìn)行分類處理。對(duì)于緊急文件，立即呈送領(lǐng)導(dǎo)或分發(fā)給相關(guān)部門；對(duì)于一般文件，按照文件類別進(jìn)行整理存放。3.文件分發(fā)時(shí)，填寫文件分發(fā)登記表，注明文件名稱、分發(fā)部門、分發(fā)時(shí)間等信息。4.定期對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔，按照文件的類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，并建立文件索引目錄。會(huì)議安排流程1.各部門提前[x]個(gè)工作日提交會(huì)議申請(qǐng)，說明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題及會(huì)議內(nèi)容等信息。2.行政前臺(tái)根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)，檢查會(huì)議室的使用情況，如有沖突，協(xié)調(diào)解決。3.確認(rèn)會(huì)議室可用后，預(yù)訂會(huì)議室，并通知相關(guān)部門會(huì)議安排信息。4.在會(huì)議開始前[x]小時(shí)，再次檢查會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施是否正常運(yùn)行，準(zhǔn)備好會(huì)議用品。5.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議室，檢查設(shè)備設(shè)施是否關(guān)閉，物品是否齊全?？己藰?biāo)準(zhǔn)接待工作考核1.來訪接待接待態(tài)度熱情、禮貌，使用禮貌用語規(guī)范，每出現(xiàn)一次不規(guī)范扣[x]分。來訪客人登記信息準(zhǔn)確、完整，每出現(xiàn)一處錯(cuò)誤扣[x]分。能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地通知相關(guān)人員，因通知不及時(shí)導(dǎo)致客人等待時(shí)間過長，每次扣[x]分。2.電話接待電話接聽及時(shí)，鈴響超過三聲接聽，每次扣[x]分。記錄來電內(nèi)容準(zhǔn)確，傳達(dá)信息及時(shí)、無誤，每出現(xiàn)一處錯(cuò)誤扣[x]分。解答咨詢問題耐心、專業(yè)，因解答不當(dāng)引起客人不滿，每次扣[x]分。辦公用品管理考核1.辦公用品采購采購計(jì)劃制定合理，能夠滿足各部門需求，因計(jì)劃不合理導(dǎo)致辦公用品短缺或積壓，每次扣[x]分。選擇的供應(yīng)商信譽(yù)良好，辦公用品質(zhì)量合格，出現(xiàn)質(zhì)量問題每次扣[x]分。采購流程規(guī)范，嚴(yán)格按照審批后的計(jì)劃進(jìn)行采購，違規(guī)采購每次扣[x]分。2.辦公用品發(fā)放發(fā)放臺(tái)賬記錄準(zhǔn)確、完整，每出現(xiàn)一處錯(cuò)誤扣[x]分。按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品，無超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放情況，每發(fā)現(xiàn)一次超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放扣[x]分。能夠及時(shí)處理各部門辦公用品需求，因處理不及時(shí)影響工作，每次扣[x]分。文件管理考核1.文件收發(fā)文件收發(fā)及時(shí)，無延誤情況，出現(xiàn)延誤每次扣[x]分。分類、登記準(zhǔn)確，每出現(xiàn)一處錯(cuò)誤扣[x]分。文件傳遞過程中無丟失或損壞現(xiàn)象，如有丟失或損壞，每次扣[x]分。2.文件歸檔文件整理、歸檔及時(shí)，定期更新文件索引目錄，未按時(shí)完成每次扣[x]分。文件存放有序，查找方便，因存放混亂導(dǎo)致文件查找困難，每次扣[x]分。確保文件的完整性和安全性，因保管不善導(dǎo)致文件丟失或損壞，每次扣[x]分。會(huì)議安排考核1.會(huì)議室預(yù)訂會(huì)議室預(yù)訂合理，無沖突情況，因預(yù)訂不合理導(dǎo)致會(huì)議無法正常進(jìn)行，每次扣[x]分。提前與相關(guān)部門溝通會(huì)議信息，溝通不充分導(dǎo)致會(huì)議準(zhǔn)備不充分，每次扣[x]分。2.會(huì)議服務(wù)會(huì)議設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行，會(huì)前檢查不到位導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障，每次扣[x]分。會(huì)議用品準(zhǔn)備齊全，無遺漏情況，每出現(xiàn)一處遺漏扣[x]分。會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理會(huì)議室，未及時(shí)清理每次扣[x]分。環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)考核1.前臺(tái)區(qū)域清潔前臺(tái)區(qū)域整潔衛(wèi)生，地面無雜物、桌面無灰塵，每發(fā)現(xiàn)一處不整潔扣[x]分。垃圾桶及時(shí)清理，垃圾堆積影響環(huán)境，每次扣[x]分。2.公共區(qū)域衛(wèi)生監(jiān)督能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通知保潔人員清理公共區(qū)域衛(wèi)生問題，發(fā)現(xiàn)問題未及時(shí)通知，每次扣[x]分。公共區(qū)域衛(wèi)生狀況良好，因監(jiān)督不力導(dǎo)致公共區(qū)域衛(wèi)生較差，每次扣[x]分。獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰獎(jiǎng)勵(lì)1.在接待工作中，受到來訪客人或公司內(nèi)部員工書面表揚(yáng)，每次獎(jiǎng)勵(lì)[x]元。2.辦公用品管理工作表現(xiàn)出色，為公司節(jié)約辦公用品采購成本[x]%以上，給予[x]元獎(jiǎng)勵(lì)。3.文件管理工作嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，全年文件收發(fā)、歸檔無任何差錯(cuò)，獎(jiǎng)勵(lì)[x]元。4.會(huì)議安排工作細(xì)致周到，保障公司各類會(huì)議順利進(jìn)行，受到領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員一致好評(píng)，獎(jiǎng)勵(lì)[x]元。5.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)工作成績突出，公司公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生得到顯著改善，獎(jiǎng)勵(lì)[x]元。懲罰1.違反本制度考核標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)扣分情況進(jìn)行相應(yīng)處罰。每扣[x]分，扣除當(dāng)月績效獎(jiǎng)金[x]元。2.因工作失誤給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。3.連續(xù)三個(gè)月考核成績不合格，予以辭退處理。培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)行政前臺(tái)崗位的工作需求和員工的實(shí)際情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括接待禮儀、辦公用品管理、文件管理、會(huì)議安排、辦公軟件操作等方面。3.培訓(xùn)方式采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式相結(jié)合。培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織培訓(xùn)活動(dòng)，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。2.培訓(xùn)過程中，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，通過案例分析、模擬操作等方式，提高員工的實(shí)際操作能力。3.鼓勵(lì)員工積極參與培訓(xùn)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。職