公司下訂單管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司下訂單的流程，確保訂單處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和高效性，提高公司運(yùn)營效率，降低成本，增強(qiáng)客戶滿意度，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及下訂單的所有部門和員工，包括但不限于銷售部門、采購部門、生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的損失。及時(shí)性原則：各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成訂單相關(guān)工作，確保訂單按時(shí)處理和交付。協(xié)作性原則：下訂單過程中涉及的各部門應(yīng)密切協(xié)作，相互配合，共同完成訂單任務(wù)。成本控制原則：在保證訂單質(zhì)量和交付時(shí)間的前提下，合理控制訂單成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、訂單流程1.訂單接收客戶下單：客戶通過電話、郵件、傳真、在線平臺(tái)等方式向公司銷售部門提交訂單。銷售部門應(yīng)及時(shí)記錄客戶訂單信息，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等，并確保信息清晰、準(zhǔn)確。訂單初步審核：銷售部門收到客戶訂單后，應(yīng)立即對訂單進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括訂單的完整性、客戶信用狀況、產(chǎn)品庫存情況等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或存在疑問，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)；如客戶信用狀況不佳或產(chǎn)品庫存不足，應(yīng)及時(shí)向銷售經(jīng)理匯報(bào)，并根據(jù)銷售經(jīng)理的指示進(jìn)行處理。2.訂單評審評審啟動(dòng)：銷售部門完成訂單初步審核后，應(yīng)將訂單提交給訂單評審小組進(jìn)行評審。訂單評審小組由銷售部門、采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。評審內(nèi)容：訂單評審小組應(yīng)從以下幾個(gè)方面對訂單進(jìn)行評審：技術(shù)可行性：生產(chǎn)部門應(yīng)評估訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求是否能夠滿足，是否需要特殊的生產(chǎn)設(shè)備或工藝。生產(chǎn)能力：生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)訂單數(shù)量、交貨時(shí)間等要求，評估自身的生產(chǎn)能力是否能夠滿足訂單需求。如生產(chǎn)能力不足，應(yīng)及時(shí)提出解決方案，如加班生產(chǎn)、外協(xié)加工等。物料供應(yīng)：采購部門應(yīng)評估訂單所需物料的供應(yīng)情況，包括物料的采購周期、供應(yīng)商的供貨能力等。如物料供應(yīng)存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)供應(yīng)。質(zhì)量要求：質(zhì)量部門應(yīng)明確訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。成本核算：財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)訂單產(chǎn)品的價(jià)格、成本等信息，進(jìn)行成本核算，評估訂單的盈利能力。評審結(jié)果：訂單評審小組應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成訂單評審，并出具評審報(bào)告。評審報(bào)告應(yīng)明確訂單是否可行，如可行，應(yīng)提出訂單執(zhí)行的具體建議和要求；如不可行，應(yīng)說明原因，并提出解決方案。銷售部門應(yīng)根據(jù)訂單評審結(jié)果，及時(shí)與客戶溝通反饋。3.訂單下達(dá)訂單確認(rèn)：銷售部門收到訂單評審報(bào)告后，如訂單可行，應(yīng)及時(shí)與客戶確認(rèn)訂單信息，并簽訂銷售合同。銷售合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。訂單下達(dá)：銷售部門簽訂銷售合同后，應(yīng)將訂單信息錄入公司訂單管理系統(tǒng)，并下達(dá)給采購部門、生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門。訂單下達(dá)時(shí)，應(yīng)明確各部門的工作任務(wù)和時(shí)間要求。4.采購訂單處理采購需求確認(rèn)：采購部門收到銷售部門下達(dá)的訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單產(chǎn)品的物料清單，確認(rèn)所需采購的物料品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，并與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)供應(yīng)。采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購需求確認(rèn)結(jié)果，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單跟蹤：采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機(jī)制，及時(shí)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或交貨質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。如供應(yīng)商無法解決問題，應(yīng)及時(shí)向采購經(jīng)理匯報(bào)，并根據(jù)采購經(jīng)理的指示進(jìn)行處理。5.生產(chǎn)訂單處理生產(chǎn)計(jì)劃制定：生產(chǎn)部門收到銷售部門下達(dá)的訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝和生產(chǎn)能力，制定生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品的生產(chǎn)工序、生產(chǎn)時(shí)間、生產(chǎn)數(shù)量等信息，并合理安排生產(chǎn)人員和生產(chǎn)設(shè)備。生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，將生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)給各生產(chǎn)車間或生產(chǎn)班組。生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)時(shí)，應(yīng)明確各車間或班組的工作任務(wù)和時(shí)間要求。生產(chǎn)過程監(jiān)控：生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)過程監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)跟蹤生產(chǎn)訂單的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決問題，確保生產(chǎn)訂單按時(shí)完成。6.倉庫管理庫存準(zhǔn)備：倉庫管理部門收到銷售部門下達(dá)的訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單產(chǎn)品的庫存情況，及時(shí)準(zhǔn)備所需產(chǎn)品。如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行采購。產(chǎn)品發(fā)貨：倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)銷售部門下達(dá)的發(fā)貨通知，及時(shí)將產(chǎn)品發(fā)貨給客戶。發(fā)貨時(shí)，應(yīng)確保產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等符合訂單要求，并做好發(fā)貨記錄。庫存盤點(diǎn)：倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。7.訂單交付與驗(yàn)收訂單交付：生產(chǎn)部門完成訂單產(chǎn)品生產(chǎn)后，應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)品交付給倉庫管理部門。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)銷售部門下達(dá)的發(fā)貨通知，及時(shí)將產(chǎn)品發(fā)貨給客戶。如因特殊原因需要變更交貨時(shí)間或交貨地點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，并取得客戶的同意。訂單驗(yàn)收：客戶收到產(chǎn)品后，應(yīng)按照銷售合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時(shí)向銷售部門反饋。銷售部門應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，要求生產(chǎn)部門采取措施解決問題。如客戶對產(chǎn)品質(zhì)量提出異議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。三、訂單變更管理1.變更申請客戶或公司內(nèi)部部門如需對訂單進(jìn)行變更，應(yīng)填寫訂單變更申請表，并提交給銷售部門。訂單變更申請表應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、影響范圍等信息。2.變更評審銷售部門收到訂單變更申請表后，應(yīng)及時(shí)組織訂單評審小組對變更申請進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對訂單執(zhí)行的影響等。訂單評審小組應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成評審，并出具評審報(bào)告。3.變更執(zhí)行如訂單變更申請經(jīng)評審可行，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶或相關(guān)部門溝通確認(rèn)，并下達(dá)訂單變更通知。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)訂單變更通知，及時(shí)調(diào)整訂單執(zhí)行計(jì)劃，確保訂單變更后的任務(wù)能夠順利完成。4.變更記錄銷售部門應(yīng)建立訂單變更記錄檔案，對訂單變更的申請、評審、執(zhí)行等過程進(jìn)行詳細(xì)記錄。訂單變更記錄檔案應(yīng)包括訂單變更申請表、評審報(bào)告、訂單變更通知等相關(guān)文件。四、訂單風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別各部門應(yīng)在訂單處理過程中，及時(shí)識別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)、生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評估各部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對不同等級和影響程度的風(fēng)險(xiǎn)，各部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施應(yīng)具有可操作性和有效性。4.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控各部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)跟蹤風(fēng)險(xiǎn)的變化情況，評估風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行效果。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)新的變化或風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施未能達(dá)到預(yù)期效果，應(yīng)及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。五、訂單成本控制1.成本預(yù)算財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)訂單產(chǎn)品的價(jià)格、成本等信息，制定訂單成本預(yù)算。訂單成本預(yù)算應(yīng)包括直接材料成本、直接人工成本、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用等項(xiàng)目。2.成本控制措施各部門應(yīng)根據(jù)訂單成本預(yù)算，采取有效的成本控制措施，降低訂單成本。成本控制措施包括但不限于：優(yōu)化采購流程：采購部門應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，降低采購成本。提高生產(chǎn)效率：生產(chǎn)部門應(yīng)通過優(yōu)化生產(chǎn)工藝、合理安排生產(chǎn)計(jì)劃等方式，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本。加強(qiáng)庫存管理：倉庫管理部門應(yīng)通過合理控制庫存水平、減少庫存積壓等方式，降低庫存成本?？刂瀑M(fèi)用支出：各部門應(yīng)嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，避免不必要的浪費(fèi)。3.成本核算與分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對訂單成本進(jìn)行核算和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，并提出改進(jìn)措施。成本核算和分析應(yīng)包括訂單實(shí)際成本與預(yù)算成本的對比分析、成本構(gòu)成分析、成本變動(dòng)趨勢分析等。六、訂單檔案管理1.檔案建立銷售部門應(yīng)在訂單處理完成后，及時(shí)將訂單相關(guān)文件整理歸檔，建立訂單檔案。訂單檔案應(yīng)包括銷售合同、訂單評審報(bào)告、采購訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、發(fā)貨記錄、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)文件。2.檔案保管訂單檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱公司內(nèi)部人員如需查閱訂單檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，并提交給檔案保管部門。檔案保管部門應(yīng)在核實(shí)查閱人員身份和查閱目的后，按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)印、摘抄、涂改檔案內(nèi)容。七、訂單考核與獎(jiǎng)懲1.考核指標(biāo)公司應(yīng)建立訂單考核指標(biāo)體系，對各部門和員工在訂單處理過程中的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括訂單處理準(zhǔn)確率、訂單交付及時(shí)率、客戶滿意度、訂單成本控制等。2.考核方式訂單考核可采用定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核應(yīng)每月或每季度進(jìn)行一次，不定期考核可根據(jù)公司實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行?？己私Y(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給被考核部門和員工。3.獎(jiǎng)懲措施根據(jù)訂單考