湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介............................................................1

2公司采購業(yè)務內部控制基本情況........................................2

3公司采購業(yè)務內部控制存在的問題......................................3

3.1制定采購計劃環(huán)節(jié)不完整........................................3

3.2采購合同簽訂及履約環(huán)節(jié)不健全..................................3

3.3采購付款與對賬環(huán)節(jié)不完善......................................3

3.4驗收制度不健全................................................4

3.5采購監(jiān)督制度不健全............................................4

3.5.1采購人員的失職...........................................4

3.5.2采購監(jiān)督制度的不足.......................................5

4公司采購業(yè)務內部控制優(yōu)化方案........................................5

4.1制定采購計劃環(huán)節(jié)優(yōu)化方案......................................5

4.2采購合同簽訂及履約環(huán)節(jié)優(yōu)化方案................................6

4.3采購付款與對賬環(huán)節(jié)優(yōu)化方案....................................7

4.4驗收制度優(yōu)化方案..............................................8

4.5采購監(jiān)督制度優(yōu)化方案..........................................8

5總結................................................................9

參考資料............................................................10

I

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四川省明佳食品有限公司采購業(yè)務內部控制優(yōu)化設

計

1公司簡介

四川省明佳食品有限公司注冊地址為四川省德陽市廣漢市南興鎮(zhèn)義安村十

二社，成立于2014年07月14日，是一家小微企業(yè)。注冊資本100萬元，公

司法定代表人是陳洪洲，同時公司還有陳春林和代順清兩位股東。其中，陳春

林和代順清是公司的最終受益人。經營范圍包括：生產、銷售：炒貨食品及堅

果制品（油炸類）、膨化食品（憑許可證在有效期內經營），（依法須經批準的

項目，經相關部門批準后方可開展經營活動）。四川省明佳食品有限公司在202

0年和2021年間受到兩項行政處罰，均是因為生產經營標簽、說明書不符合法

律法規(guī)規(guī)定的食品及食品添加劑，成為了重點檢查對象。所以四川省明佳食品

有限公司也對出庫產品的抽查更加嚴格，因此影響了本年度的出庫率，導致成

本增加。四川省明佳食品有限公司組織結構圖如圖1所示：

圖1四川省明佳食品有限公司組織結構圖

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2公司采購業(yè)務內部控制基本情況

四川省明佳食品有限公司的主要銷售產品有甜食、以谷物為主的零食小吃、

以大米為主的零食小吃、餅干、谷粉制食品、米果、玉米花、蝦味條、鍋巴、

大米花的薯類和膨化食品，炒貨及堅果制品。公司主要原材料是小麥粉、面粉、

大米、薯類、堅果等，以蝦粉、食用鹽、白砂糖、蒜頭、食用油等為輔助原料，

在總成本中這些原材料所占比例較大。在公司日常的經營活動中，其采購業(yè)務

流程是先由生產主管根據車間生產線，每個月生產產品的完工數量來決定生產

計劃，然后編制請購單。再由采購部人員根據請購單編制訂購單，然后采購部

人員根據訂購單確定相對應的供應商。之后由采購部將訂購單正聯(lián)送交供應商，

副聯(lián)則送至公司內部的倉管部門和生產部門。在原材料到庫后，由倉管部門人

員進行原材料和訂購單的核對，并抽樣檢查原材料是否存在損壞，質量問題，

之后編制相應的原材料入庫單。確認原材料入庫之后，財務部進行貨款結算。

如下圖2所示：

圖2四川省明佳食品有限公司采購業(yè)務流程圖

在了解公司的采購業(yè)務流程的過程中，發(fā)現(xiàn)公司的采購流程存在不少問題：

首先，公司的銷售部門完全沒有參與公司的整個采購業(yè)務的流程，導致公司的

生產計劃不合理，從而說明了公司制定采購計劃環(huán)節(jié)不完整，這就間接導致采

購部門會根據請購單一次性大量的采購原材料，甚至出現(xiàn)采購部門多囤貨以備

不時之需的情況；其次，在了解有關訂購單環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)，此公司沒有與供應商

簽訂采購合同，在了解付款與對賬環(huán)節(jié)中存在不完善，以至于貴公司沒有按時

履約付款存在買賣合同糾紛；在驗收環(huán)節(jié)，倉管部門在抽樣質檢時不夠專業(yè)也

不夠嚴謹，同時也沒有相關的復檢人員，所以導致了一些不符合生產標準的原

料流入生產線；最后，由于采購環(huán)節(jié)中相關采購人員的不專業(yè)不負責，企業(yè)的

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監(jiān)管不到位，導致了在一定程度上給公司帶來了相對應的經濟損失。

3公司采購業(yè)務內部控制存在的問題

3.1制定采購計劃環(huán)節(jié)不完整

四川省明佳食品有限公司是一家屬于食品制造業(yè)的企業(yè)，而此公司生產產

品的原材料就有容易變質的屬性，存在庫存過期的風險，這就決定了其原材料

不能大量的囤積，否則極容易造成庫存的壓力過大和企業(yè)資金的浪費，增加公

司的采購成本。在其請購環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)，四川省明佳食品有限公司的銷售部門完

全沒有參與公司的整個采購業(yè)務，并且與公司的生產部門缺乏信息交流溝通，

導致生產部門的采購計劃編制不合理，缺乏一定的依據，甚至生產部門按照最

大的產能安排生產，形成產成品積壓，變質的情況。同時公司在采購過程中，

采購部門可能存在盲目采購，導致采購成本過高，庫存數量過大，沒有結合公

司的實際庫存和經營狀況；以至于出現(xiàn)原材料囤積，變質的情況，這不僅降低

了存貨周轉率，還占用企業(yè)的資金，并造成了企業(yè)資金的損失和資源的浪費。

3.2采購合同簽訂及履約環(huán)節(jié)不健全

從公司的訂購單環(huán)節(jié)中了解到該公司在2016年與成都山海油脂有限公司的

買賣合同糾紛案開庭，法院判四川省明佳食品有限公司支付原告余下貨款及逾

期付款利息。在此案件中，供應商多次提供相關貨物給四川省明佳食品有限公

司，該公司也不定期支付貨款，雙方沒有簽訂采購合同，僅僅以供應商提供貨

物的送貨單，公司支付貨款的回單確定合作關系。這就導致該公司不能及時跟

進合同履行狀態(tài)，與供應商發(fā)生合同糾紛，造成了企業(yè)的經濟損失，影響了企

業(yè)的形象和信譽。

3.3采購付款與對賬環(huán)節(jié)不完善

公司因為沒有與相應的供應商簽訂采購合同，所以也沒有嚴格按照合同約

定的付款方式付款，給公司帶來了一定的損失。同時該公司在與四川省明佳食

品有限公司供應商結算貨款時，存在付款流程不規(guī)范，應付預付管理不到位的

情況，導致公司發(fā)生合同糾紛損壞了公司的形象。如下圖3所示：

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圖3四川省明佳食品有限公司采購付款流程圖

公司沒有建立預付款定期清理機制，以至于該公司應付賬款和預付賬款后

續(xù)的核查工作無法落實成功，企業(yè)遭受了一定的經濟損失；同時公司沒有對采

購合同、采購訂單的執(zhí)行情況進行精準跟蹤，不能及時有效地管理采購訂單和

采購合同，也不能與供應商定期進行對賬，造成了企業(yè)不準確的財務信息，導

致企業(yè)的信譽受到損害，增加了企業(yè)違約付款的風險。

3.4驗收制度不健全

四川省明佳食品有限公司的采購部門為了節(jié)約成本，采購人員的配置不足，

采購責任和驗收責任沒有進行有效的分離，這就出現(xiàn)了同一個人擁有兩個不相

容的職位是常有的情況。然而因為該公司是食品制造業(yè)企業(yè)，我國對食品制造

業(yè)的食品安全監(jiān)管十分嚴格，這關乎到人們的食品健康問題，不容馬虎，所以

對食品制造業(yè)企業(yè)的用料和生產環(huán)境是高要求高質量的；但是四川省明佳食品

有限公司是一次性大量的采購原材料的情況，導致公司的倉管部門人員不能進

行全部檢驗，只能進行原材料抽樣質檢。因為倉管人員和采購人員有一部分是

同一人，驗收人員的物資是自身采購，很難做到自我監(jiān)督，而且也不具備專業(yè)

的能力，所以極容易出現(xiàn)把變質的原材料流入生產線生產的情況，很難嚴格控

制驗收原材料的質量和數量，采購驗收人員甚至還可能出現(xiàn)擅自修改入庫訂單、

產品數據，以次充好的情況；同時公司沒有安排復檢人員，這不僅加大了變質

的原材料流入生產線的幾率，還影響到后續(xù)產品的質量問題，也在一定程度上

影響到產品的銷售，導致公司產生經濟損失。

3.5采購監(jiān)督制度不健全

3.5.1采購人員的失職

為了提高采購業(yè)務的效率，四川省明佳食品有限公司簡化了采購審批的流

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程，增加了采購人員的權限；然而采購人員的專業(yè)程度、個人道德觀、工作能

力等基本情況，會在一定程度上影響公司采購業(yè)務開展工作的質量，以及公司

采購業(yè)務執(zhí)行的有效性，這就導致公司采購人員與供應商合作時，沒有選擇簽

訂采購合同，也沒有考慮到公司相關的實際利益，直接影響到公司采購付款環(huán)

節(jié)的效率，造成公司的名譽損失；因為公司采購人員權限的增加，可以參與到

企業(yè)的驗收材料的環(huán)節(jié)，并出現(xiàn)已購原材料中摻雜殘次原材料的情況，所以導

致公司后續(xù)產成品出現(xiàn)問題，受到國家相關部門的處罰，影響了企業(yè)的銷售、

運營，造成公司的財務經濟損失和資源的浪費。

3.5.2采購監(jiān)督制度的不足

采購監(jiān)督制度不僅要存在于采購業(yè)務的整個過程中，而且要有完善的采購

業(yè)務內部控制，這樣才能保證內控工作的順利有序開展。但是四川省明佳食品

有限公司在采購監(jiān)督制度上是存在一定程度的缺陷，在日常監(jiān)督和事后審計方

面也存在不同程度的缺失，彼此沒有形成有效的監(jiān)督和制衡制度，這就容易產

生一些人為的內控風險；例如公司領導不重視內部控制，給予采購人員可以驗

收材料的權限，內控意識薄弱，采購監(jiān)督不到位，存在采購人員和倉管部門的

驗收人員的職位是一人的情況；這就容易導致采購內部出現(xiàn)一些以權謀私的行

為，增加了采購環(huán)節(jié)不能有效開展工作的風險，進而造成公司的資產受到危害，

利益遭受損失。

4公司采購業(yè)務內部控制優(yōu)化方案

4.1制定采購計劃環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

當今時代，企業(yè)面臨著瞬息萬變的外部市場環(huán)境，在企業(yè)進行采購業(yè)務時，

應當實現(xiàn)對采購業(yè)務風險的規(guī)避。而完整的采購計劃不僅可以有效的規(guī)避風險，

還可以減少因公司庫存材料積壓過多對公司造成的經濟損失，提高資金使用率、

存貨周轉率，確保采購結果能夠符合企業(yè)的運營目標。

對于制定完善的采購計劃環(huán)節(jié)，四川省明佳食品有限公司應該讓公司的銷

售部參與到制定采購計劃的環(huán)節(jié)，而公司的生產部門應加強與各部門的信息傳

遞工作。讓財務部的采購預算、倉庫部的盤存表、銷售部的銷售計劃、生產部

的生產計劃、需要材料部門的需求表和相對應的價格建議等資料在制定采購計

劃環(huán)節(jié)中有效的傳遞，使得整個采購業(yè)務的流程更加的合理且科學有效的進行。

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具體的優(yōu)化方案如下：添加計劃人員的崗位，并且聘請專業(yè)的采購預算管

理人員根據公司的生產計劃、經營計劃、銷售計劃、財務部審批的采購預算表、

盤存表等來制定采購計劃，同時對采購人員執(zhí)行采購計劃情況進行全程監(jiān)督；

這樣既可以有效避免因盲目采購導致的原材料積壓變質，進而造成的采購成本

過高的問題，也可以提高企業(yè)的存貨周轉率，緩解了企業(yè)的采購壓力。采購計

劃流程圖如下圖4所示：

圖4四川省明佳食品有限公司采購計劃流程圖

4.2采購合同簽訂及履約環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

簽訂采購合同是采購業(yè)務流程中一個不可或缺的環(huán)節(jié)，這不僅代表了公司

與供應商之間存在合作關系，還是一份具有法律效力的文書。所以四川省明佳

食品有限公司應該制定一份本公司的采購合同文本，根據公司的采購合同文本

擬定采購合同，由生產、財務等部門并且咨詢相應的法律顧問對合同條款進行

審核，同時經采購部主管、財務部主管及總經理按公司的授權制度要求審核無

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誤后簽訂采購合同；另外，還要注意對原材料在合同中應該有明確的質量方面

要求，并簽訂質量保證協(xié)議。在采購合同履行過程中，公司應該建立合同臺賬，

對采購合同的付款時間、交貨時間等關鍵履行點進行記錄，然后對供應商的履

約情況進行記錄和跟進，提高企業(yè)合同管理效率，減少不必要的買賣合同糾紛。

4.3采購付款與對賬環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

制定完善的公司付款流程，應該根據四川省明佳食品有限公司的財務和預

算狀況，區(qū)分了定期采購計劃內付款和偶爾采購計劃外付款的不同要求，應明

確兩種不同類型付款的申請文件、批準過程和付款要求等信息；同時，應該嚴

格按照采購合同約定的付款方式和付款比例，以及應使用相應的銀行轉賬或者

承兌匯票進行貨款結算；在取得發(fā)票的前提下進行付款，讓財務人員重點審核

發(fā)票價格與合同上的價格是否一致，發(fā)票數量與驗收入庫單上的數量是否一致，

然后再將審核無誤的發(fā)票交予總經理或財務主管簽批后辦理付款業(yè)務，優(yōu)化后

的付款流程如下圖5所示：

圖5四川省明佳食品有限公司采購付款流程圖（修改后）

在這個期間，企業(yè)應明確預付款清算的時間要求，當預付款未清償的供應

商再次付款時，由財務部門組織有關部門對供應商的資信狀況進行重新評估；

同時，當企業(yè)向供應商付款時，公司的財務部人員應該及時跟進付款進度，財

務部主管和總經理及時審批相關業(yè)務，這樣避免出現(xiàn)逾期付款而引起合同糾紛

的風險，進而維持公司良好的形象和信譽；最后，公司應該要求財務部門每年

與供應商進行對賬，以便及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和差異的原因，確保公司的會計

賬務核算可以清晰準確。

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4.4驗收制度優(yōu)化方案

原材料驗收入庫環(huán)節(jié)可直接影響到產成品的食品安全質量問題，以至于驗

收原材料環(huán)節(jié)在整個采購業(yè)務流程中扮演著重要角色之一。因為四川省明佳食

品有限公司驗收原材料的工作一部分是采購人員直接驗收，另一部分是倉管部

門直接驗收，而且還沒有專門的監(jiān)督環(huán)節(jié)和復檢人員，反映了公司的原材料驗

收和質檢流程極其不規(guī)范，進而導致了公司產品受損、遭受經濟利益損失和名

譽損失，所以四川省明佳食品有限公司應在以下方面做出改善：

一是不相容職務相分離，把采購人員和驗收人員分離；在采購的原材料交

付給企業(yè)后，采購部門應該通知倉庫管理部門和相關用戶部門共同驗收，同時

成立一個獨立制度規(guī)范的監(jiān)督小組，加強原材料驗收環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作，這就可

以有效的防止一些人員出現(xiàn)徇私舞弊的行為，還可以使整個驗收工作更加的合

理且規(guī)范。

二是聘請專業(yè)的質檢人員驗收材料，驗收工作和復檢工作由專業(yè)人員來完

成不僅可以讓整個質檢流程更加的嚴謹、規(guī)范，還可以讓整個驗收工作更加高

效有序的開展。

三是擴大公司質檢抽樣的樣本容量，從原來的10%擴大到25%，并采用隨機

抽樣，這樣使得原材料可以符合國家的生產產品原料的標準，還提高了產品原

料標準。

四是在驗收過程中如果發(fā)現(xiàn)原料異常情況，相關人員應用自身的專業(yè)知識

來積極應對驗收過程中的原料異常情況，向有關部門提供有效的解決方案，做

出合理的決定。

4.5采購監(jiān)督制度優(yōu)化方案

在公司采購業(yè)務實施過程中，應該進行相應的采購監(jiān)督工作，確保按照標

準的采購流程進行操作。然而采購監(jiān)督環(huán)節(jié)是采購環(huán)節(jié)內部控制的一個重要方

面，特別是對于四川省明佳食品有限公司的食品企業(yè)來說，其產品直接關系到

購買產品人們的身體健康，所以建全采購監(jiān)督制度是確保企業(yè)采購業(yè)務環(huán)節(jié)能

夠穩(wěn)健發(fā)展的重要保障。四川省明佳食品有限公司不僅要從企業(yè)文化和企業(yè)制

度兩方面入手，還要制定全方位的監(jiān)督制約制度，保證內控環(huán)節(jié)從公司管理層

面和采購業(yè)務層面來優(yōu)化四川省明佳食品有限公司的采購監(jiān)督制度。

公司管理層面：做好公司內部控制是確保企業(yè)經營能夠可持續(xù)發(fā)展的重要

保障，所以公司應從以下的兩個方面來加強公司內部控制的建設：

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一是構建良好的公司文化，公司文化作為公司的軟實力，是公司可持續(xù)發(fā)

展的重要表現(xiàn)，也是公司內部控制環(huán)境中的重要組成部分；同時四川省明佳食

品有限公司的管理層應該加強對內部控制的重視，增加公司管理層與采購部門

之間的溝通與合作，以管理層為主導作用，團結公司的員工，讓所有員工都融

入到這種良好的公司文化氛圍中去，這樣才能提高公司的核心競爭力，讓內控

慢慢成為員工的一種約束力，彰顯在員工的工作細節(jié)中。

二是不斷完善公司制度及內控制度，公司制度不僅可以規(guī)范員工的行為，

還可以建立良好的工作環(huán)境，但這需要四川省明佳食品有限公司員工發(fā)現(xiàn)問題

及時反饋并對此給予相對應的獎勵，然后從側面激勵公司員工遵守公司制度的

原則，從而最大限度地發(fā)揮內控的效果。

采購業(yè)務層面：完善采購業(yè)務的內部控制是采購業(yè)務流程的核心，所以四

川省明佳食品有限公司應從以下三個方面來完善合理的采購業(yè)務的內部控制：

一是調整采購業(yè)務崗位的位置，重點分離不兼容的崗位，比如申請采購計

劃和審批要分離，驗收入庫人員和材料采購人員、會計賬務處理人員要分離，

付款申請人員和審批人員要分離，編