文件檔案管理制度一、目的和范圍目的本制度的目的是為了規(guī)范和管理公司各級(jí)部門的文件檔案，確保文件檔案的安全、完整和易于查找，提高生產(chǎn)效率和工作質(zhì)量。范圍本制度適用于公司全部部門的文件檔案管理工作，包含紙質(zhì)文件和電子文件。二、基本原則1.合規(guī)性原則文件檔案管理工作應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司制度，確保合規(guī)性。2.保密性原則文件檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露、竄改或?yàn)E用。3.完整性原則文件檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確地記錄相關(guān)信息，禁止刪除、涂改或竄改文件內(nèi)容。4.可追溯性原則文件檔案應(yīng)有明確的來(lái)源和流轉(zhuǎn)記錄，方便日后追溯和查證。5.便捷性原則文件檔案應(yīng)具備便捷的查閱和利用方式，以提高工作效率。6.穩(wěn)定性原則文件檔案應(yīng)保管在穩(wěn)定的環(huán)境中，防止損壞、丟失或被盜。三、文件檔案管理流程1.文件的登記和歸檔（1）部門接收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，記錄文件的來(lái)源、接收時(shí)間、文件類型等信息，并為文件編制唯一編號(hào)。（2）依據(jù)文件編號(hào)，將文件整理歸檔，并登記文件檔案存放的位置和保管責(zé)任人。（3）對(duì)緊要文件和機(jī)密文件，應(yīng)在登記后立刻進(jìn)行備份和加密處理，并保存?zhèn)浞萦涗洝?.文件的保管與借閱（1）文件的保管責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)文件檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保文件的完整性和安全性。（2）非文件的保管責(zé)任人嚴(yán)禁隨便攜帶文件離開(kāi)辦公區(qū)域，必需情況下應(yīng)征得上級(jí)批準(zhǔn)，并在離開(kāi)時(shí)登記借閱記錄。（3）文件借閱時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超出7天，并可依據(jù)實(shí)際需要延長(zhǎng)。（4）借閱人在借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還文件，并填寫歸還申請(qǐng)表，由相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可歸檔。3.文件檔案的銷毀與移交（1）對(duì)于已經(jīng)過(guò)期或無(wú)需保存的文件，應(yīng)依照公司規(guī)定的銷毀周期進(jìn)行銷毀，并填寫銷毀記錄。（2）文件檔案移交時(shí)應(yīng)填寫移交申請(qǐng)表，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，接收方應(yīng)依照移交清單進(jìn)行驗(yàn)收。（3）移交的文件檔案應(yīng)有明確的流轉(zhuǎn)記錄，以確保文件移交的完整性和可追溯性。4.電子文件的管理（1）電子文件應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一管理，包含文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、文件命名規(guī)范等。（2）電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，并保管在可靠的服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。（3）電子文件的訪問(wèn)權(quán)限應(yīng)依據(jù)職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，確保文件的保密性和可控性。四、責(zé)任與制度執(zhí)行1.責(zé)任分工（1）公司管理部門負(fù)責(zé)訂立和推廣文件檔案管理制度，并監(jiān)督各部門的執(zhí)行情況。（2）各部門負(fù)責(zé)建立部門檔案管理制度，明確部門內(nèi)部的文件檔案管理責(zé)任和流程。2.制度執(zhí)行（1）公司全體員工都應(yīng)遵守和執(zhí)行文件檔案管理制度，并及時(shí)反饋問(wèn)題和建議。（2）公司管理部門將定期進(jìn)行文件檔案管理的檢查和評(píng)估，并對(duì)不符合規(guī)定的部門進(jìn)行整改。（3）對(duì)于嚴(yán)重違反文件檔案管理制度的行為，公司將視情況予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。五、附則1.制度的修訂依據(jù)實(shí)際情況和管理需求，公司管理部門有權(quán)對(duì)本制度進(jìn)行修訂，并及時(shí)通知相關(guān)部門。2.員工培訓(xùn)公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行文件檔案管理培訓(xùn)，提高員工的意識(shí)和本領(lǐng)。3.相關(guān)制度本制度與其他相關(guān)部門的制度存在沖突時(shí)，以公司管理部門的要求為準(zhǔn)。4.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效，作為公司文件檔案管理的基本規(guī)范