展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理On-spotManagementofExhibitions11、展覽現(xiàn)場(chǎng)管理的概念理解2、展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的主要內(nèi)容3、展覽會(huì)布展和撤展管理4、運(yùn)輸代理商管理5、專(zhuān)業(yè)觀眾管理與現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)6、酒店、餐飲與旅行接待服務(wù)主要內(nèi)容Whatwewilldiscuss

inthisspeech？21、展覽現(xiàn)場(chǎng)管理的概念理解現(xiàn)場(chǎng)是執(zhí)行或?qū)嵤┱故尽⒄钩龈鱾€(gè)環(huán)節(jié)的操作時(shí)段，地點(diǎn)以主辦方開(kāi)始啟用后的場(chǎng)館為主，也包括其他相關(guān)涉及的場(chǎng)所，如運(yùn)輸拆卸場(chǎng)地等。進(jìn)場(chǎng)布置的第一天到展覽結(jié)束撤館結(jié)束的這段時(shí)間內(nèi)，展覽主辦方對(duì)參展商、搭建商、運(yùn)輸商等各類(lèi)服務(wù)商在內(nèi)的各實(shí)施單位在現(xiàn)場(chǎng)按原有計(jì)劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對(duì)參展商、觀眾在現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理。3現(xiàn)場(chǎng)管理的原則找出可能出現(xiàn)的問(wèn)題并作精密分析。努力在不確定因素里找出盡量確定的因素。要有預(yù)案和預(yù)備力量。1、盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控。2、指定專(zhuān)人在專(zhuān)門(mén)時(shí)間負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)工作，明前分工、分清職責(zé)、責(zé)任到人。3、對(duì)于重點(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度。4、對(duì)重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問(wèn)題，實(shí)時(shí)監(jiān)督。5、重視對(duì)臨時(shí)人員的短期培訓(xùn)。4展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理管理什么？5展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理對(duì)成功地辦好一屆展覽會(huì)至關(guān)重要，現(xiàn)場(chǎng)管理做得不好會(huì)影響專(zhuān)業(yè)觀眾和參展商對(duì)展覽會(huì)的滿意程度，直至影響整個(gè)展覽會(huì)的品質(zhì)。6一、觀眾登記和入場(chǎng)管理觀眾登記處——為了提高工作效率，絕大多數(shù)展會(huì)組織者都偏向于把預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分開(kāi)，有些展覽會(huì)還進(jìn)一步將現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分成兩類(lèi)，即有名片的和無(wú)名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫(xiě)登記表，然后再到登記處辦理手續(xù)。為了消磨人們?cè)诘怯浱幍牡却龝r(shí)間，一些展覽會(huì)的主辦單位還在入口處設(shè)置了展覽活動(dòng)及論壇議程牌，這樣無(wú)疑也便于人們尤其是現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾預(yù)先了解展覽會(huì)的總體結(jié)構(gòu)和主要活動(dòng)安排。

7二、展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)廣告管理在一次大型展覽活動(dòng)中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會(huì)會(huì)刊、戶(hù)外廣告牌、氣球、標(biāo)語(yǔ)等，但無(wú)論采用什么樣的廣告載體，展會(huì)主辦單位都必須制定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對(duì)所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡(jiǎn)單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來(lái)決定是否給予其優(yōu)惠。8三、參展商行為管理參展商行為管理的主要工作依據(jù)是參展合同。在布展（尤其是某參展商需要進(jìn)行特裝時(shí)）、開(kāi)展和撤展等不同階段，展覽會(huì)主辦單位都應(yīng)和參展商進(jìn)行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場(chǎng)館的使用規(guī)定。必要時(shí)主辦單位可以采用強(qiáng)制性措施，以維護(hù)絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和保證整個(gè)展覽會(huì)的順利進(jìn)行。9四、安全管理自9·11事件后，安全問(wèn)題被提上世界展覽業(yè)發(fā)展的重要議程，時(shí)至今天，安全的辦會(huì)/展環(huán)境已經(jīng)成為現(xiàn)代城市發(fā)展展覽業(yè)的重要競(jìng)爭(zhēng)力。展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的安全管理主要涉及三個(gè)方面，即盜竊、火災(zāi)和衛(wèi)生。為此，展會(huì)主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門(mén)主動(dòng)聯(lián)系，積極爭(zhēng)取這些部門(mén)的支持。10五、交通、物流管理對(duì)現(xiàn)場(chǎng)物流和交通的控制是展覽會(huì)全面控制的至關(guān)重要的部分，事實(shí)上，交通也屬于物流的范疇，只不過(guò)這里的“交通”主要指現(xiàn)場(chǎng)的交通工具、停車(chē)場(chǎng)及線路的規(guī)劃，如展品運(yùn)輸車(chē)輛、巴士（往返于地鐵或機(jī)場(chǎng)與場(chǎng)館之間）、Taxi、停車(chē)場(chǎng)等。展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡(jiǎn)單的停車(chē)場(chǎng)事務(wù)，也要充分考慮到展品運(yùn)貨司機(jī)、貴賓、參展商和專(zhuān)業(yè)觀眾的不同需要。11對(duì)于大型展覽活動(dòng)而言，現(xiàn)場(chǎng)交通與物流管理的負(fù)責(zé)人至少應(yīng)該掌握：■一份相關(guān)聯(lián)系人名單；■場(chǎng)館地圖；■展品抵達(dá)場(chǎng)館的時(shí)間；■現(xiàn)場(chǎng)交通規(guī)劃草圖；■緊急情況應(yīng)對(duì)計(jì)劃；■現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，包括安全和志愿者。12六、餐飲管理餐飲服務(wù)是展覽會(huì)質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。展覽會(huì)主辦單位可采取外包的方式，將展會(huì)期間餐飲區(qū)的經(jīng)營(yíng)權(quán)臨時(shí)轉(zhuǎn)讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過(guò)合同條款對(duì)其菜單、份量和價(jià)格等進(jìn)行嚴(yán)格的約束，以確?，F(xiàn)場(chǎng)餐飲服務(wù)的質(zhì)量。在這一點(diǎn)上，有些展覽公司所采取的餐飲服務(wù)公開(kāi)招標(biāo)的方法值得借鑒。還有一點(diǎn)需要強(qiáng)調(diào)，在展會(huì)餐飲區(qū)，餐飲服務(wù)人員還應(yīng)該對(duì)簡(jiǎn)易飯盒等餐具進(jìn)行及時(shí)清理，為參展商和專(zhuān)業(yè)觀眾營(yíng)造一個(gè)良好的就餐環(huán)境。13七、證件管理通常來(lái)說(shuō)，在一次展覽會(huì)中，主辦機(jī)構(gòu)至少要印制6種證件，分別發(fā)放給參展商、專(zhuān)業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會(huì)嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和演講嘉賓）。另外，為了保證參展商、專(zhuān)業(yè)觀眾和嘉賓的停車(chē)位，場(chǎng)館管理方還會(huì)使用停車(chē)證。如果展覽會(huì)擬出售門(mén)票，主辦單位需要事先向稅務(wù)部門(mén)報(bào)告，在征得同意后方可印制和出售門(mén)票。14八、參展商和觀眾投訴處理在展覽會(huì)舉辦過(guò)程中，不可避免地會(huì)存在個(gè)別參展商和專(zhuān)業(yè)觀眾會(huì)對(duì)場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)管理、餐飲配套服務(wù)等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接到問(wèn)詢(xún)處投訴，這時(shí)迫切需要有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)處理各種投訴。例如，在第二屆中國(guó)（深圳）消費(fèi)商品采購(gòu)大會(huì)上，組委會(huì)在總服務(wù)臺(tái)設(shè)立了問(wèn)詢(xún)投訴處，負(fù)責(zé)回答參展商和觀眾的問(wèn)詢(xún)，并處理各種投訴，收到了比較好的效果。15九、新聞管理一般來(lái)說(shuō)，國(guó)內(nèi)1萬(wàn)平方米以上的展覽會(huì)都會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時(shí)發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備應(yīng)根據(jù)展會(huì)規(guī)模等實(shí)際情況決定。另外，展覽會(huì)主辦單位往往會(huì)安排專(zhuān)門(mén)的新聞主管，負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布展覽會(huì)的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會(huì)的相關(guān)情況。16十、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作主辦方應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)辦公室，并聘請(qǐng)專(zhuān)職律師咨詢(xún)。基本原則：堅(jiān)決反對(duì)利用展覽侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)。用證據(jù)講話。被告方如有異議，有申辯權(quán)利，但須提供證據(jù)。否則暫時(shí)撤下有疑問(wèn)的展品。雙方應(yīng)在展后訴諸法律解決。17十一、現(xiàn)場(chǎng)保潔管理現(xiàn)場(chǎng)保潔分別由場(chǎng)館方、主場(chǎng)搭建商和特裝搭建商分工負(fù)責(zé)。展覽場(chǎng)地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場(chǎng)館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展臺(tái)內(nèi)的清潔按“誰(shuí)搭建、誰(shuí)負(fù)責(zé)保潔”原則來(lái)負(fù)責(zé)。特裝搭建商應(yīng)在撤展時(shí)將展臺(tái)內(nèi)的裝修垃圾清理帶走。18展覽會(huì)布展和撤展管理19一、布展管理布展工作一般在展覽會(huì)開(kāi)幕前幾天舉行，時(shí)間長(zhǎng)短依展覽會(huì)的不同規(guī)模和主題而定。譬如，大型汽車(chē)展或機(jī)械展往往需要近一個(gè)星期的時(shí)間，而消費(fèi)品或珠寶首飾等主題的展覽會(huì)通常只需要一兩天的時(shí)間。對(duì)于主辦單位而言，布展就是對(duì)展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)參展商、搭建商、運(yùn)輸商等的有關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會(huì)正式開(kāi)幕做好準(zhǔn)備的籌備階段。20表1布展期間的主要工作內(nèi)容工作項(xiàng)目工作描述搭建展臺(tái)之前到管理部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)到工商、消防、公安和海關(guān)等部門(mén)報(bào)批和備案，并辦理有關(guān)手續(xù)（對(duì)于有特殊需要的大型國(guó)際展覽會(huì)，還應(yīng)邀請(qǐng)這些部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)辦公）與指定搭建商和運(yùn)輸代理商協(xié)調(diào)共同討論和預(yù)防展臺(tái)搭建、展品運(yùn)輸過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題安排餐飲、旅行等服務(wù)商預(yù)先安排展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)服務(wù)設(shè)施，其中，餐飲服務(wù)在搭建展臺(tái)期間便可向參展商提供爭(zhēng)取其他部門(mén)的支持有時(shí)，還要爭(zhēng)取衛(wèi)生、銀行、交通、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等部門(mén)的支持21表1布展期間的主要工作內(nèi)容搭建展臺(tái)期間展位劃線根據(jù)各參展商租用的場(chǎng)地位置和面積，劃分好每一個(gè)展位的具體范圍鋪設(shè)地毯在場(chǎng)館的公共區(qū)域、標(biāo)準(zhǔn)攤位等地方鋪設(shè)地毯參展商報(bào)到和進(jìn)場(chǎng)參展商憑合同或參展申請(qǐng)回執(zhí)等有效證明到現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到，辦理相關(guān)入場(chǎng)手續(xù)，并領(lǐng)取相關(guān)證件現(xiàn)場(chǎng)施工管理派專(zhuān)人管理指定搭建商和特裝修參展商的現(xiàn)場(chǎng)施工活動(dòng)，避免出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)混亂或存有安全隱患搭建標(biāo)準(zhǔn)攤位完成所有標(biāo)準(zhǔn)攤位的制作，并認(rèn)真核對(duì)展臺(tái)號(hào)及各參展商的中英文名稱(chēng)等信息海關(guān)現(xiàn)場(chǎng)辦公對(duì)于海外參展展品，主辦單位應(yīng)陪同海關(guān)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽查，如果海外展品比例較大，可邀請(qǐng)海關(guān)現(xiàn)場(chǎng)辦公現(xiàn)場(chǎng)安全保衛(wèi)工作做好相關(guān)安全保衛(wèi)工作，如定期巡邏、執(zhí)行出門(mén)證管理制度等消防和安全檢查當(dāng)全部展位搭建完畢后，主辦單位應(yīng)陪同消防、安保部門(mén)進(jìn)行全面檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患布展清潔工作及時(shí)收集和處理布展所產(chǎn)生的垃圾接待媒體布展期間也會(huì)有部分媒體前來(lái)采訪，因而主辦單位還應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)媒體接待工作注：以上工作范圍包括室外場(chǎng)地22■特殊搭建租用光地的參展商均為特殊搭建展臺(tái)，無(wú)論是由指定單位搭建還是自行搭建，均需在3月10日前將展臺(tái)設(shè)計(jì)彩色效果圖、平面圖和所用材料防火證明報(bào)給主辦單位，以便及時(shí)上報(bào)消防部門(mén)批準(zhǔn)備案。所有的搭建材料必須采用不燃或阻燃材料；未經(jīng)同意的方案，消防部門(mén)不允許在展館內(nèi)搭建。不委托指定搭建單位而自行搭建的參展商，展覽館規(guī)定需交納以下兩項(xiàng)費(fèi)用方能準(zhǔn)入搭建（進(jìn)館前向指定搭建單位交納）。——特殊搭建管理費(fèi)，凈面積200元/平方米/展期；搭建押金3000元/展臺(tái)?！┕と藛T“施工證”，臨時(shí)施工證50元/張。進(jìn)館前一天或當(dāng)天在二樓現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)處辦理。232、展臺(tái)清潔展覽會(huì)開(kāi)幕前和展覽會(huì)開(kāi)放期間，參展商要保持自己展臺(tái)清潔，每天閉館前請(qǐng)展商把廢棄物品放在走廊廢物箱里。3、展臺(tái)搭建注意事項(xiàng)對(duì)于租用光地的參展商，布展時(shí)，任何物品離地面高度不得超過(guò)4米，并且不能超過(guò)所租展臺(tái)的占地界限，如超過(guò)4米則必須通過(guò)消防驗(yàn)收方可搭建。需要進(jìn)行展臺(tái)特殊搭建的參展商，請(qǐng)?jiān)?004年3月10日前將設(shè)計(jì)效果圖復(fù)印兩份交主辦單位審閱以獲批準(zhǔn)。對(duì)于租用標(biāo)準(zhǔn)展位的參展商，不允許私自拆搭展臺(tái)。

24表2撤展期間的主要現(xiàn)場(chǎng)管理工作二、撤展管理25三、配套服務(wù)管理在布展和撤展期間，展會(huì)主辦單位應(yīng)該為參展商（往往還包括一些媒體記者）提供相關(guān)配套服務(wù)，如出門(mén)證管理、餐飲服務(wù)、保安服務(wù)和消防管理等。然而，許多展覽會(huì)的組織者尚未重視布展和撤展期間的餐飲服務(wù)，認(rèn)為還沒(méi)有正式開(kāi)展，這些事情應(yīng)由參展商自己解決。26展覽會(huì)運(yùn)輸代理商管理27展品運(yùn)輸?shù)幕境绦?、運(yùn)前：認(rèn)真挑選運(yùn)輸商2、運(yùn)中：緊密聯(lián)系運(yùn)輸商3、進(jìn)館：迅速有序搬進(jìn)場(chǎng)4、展后：妥善處理參展品28

對(duì)運(yùn)輸商的現(xiàn)場(chǎng)管理絕大多數(shù)情況下，展覽會(huì)主辦單位都對(duì)運(yùn)輸商實(shí)行《運(yùn)輸車(chē)輛出入證》管理。常見(jiàn)的規(guī)定有：需要進(jìn)入裝卸區(qū)或展館的車(chē)輛須事先到展館物業(yè)管理處辦理《運(yùn)輸車(chē)輛出入證》，憑證裝卸貨物；如果參展商自備貨車(chē)運(yùn)送展品到現(xiàn)場(chǎng)，請(qǐng)?zhí)崆芭c大會(huì)指定運(yùn)輸代理商聯(lián)系卸貨進(jìn)館事宜；存儲(chǔ)和運(yùn)送展品的紙板箱、板條箱、包裝材料和集裝箱等不得存儲(chǔ)在展館內(nèi)，參展商應(yīng)和大會(huì)指定運(yùn)輸代理商聯(lián)絡(luò)存放事宜。29專(zhuān)業(yè)觀眾管理與現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)30一