辦公用品管理制度(完整版)企業(yè)辦公用品管理制度細則

第一章總則

第一條本制度制定的目的是規(guī)范辦公用品的采購、發(fā)放等日常管

理工作，方便員工領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費用支出，以

節(jié)約公司資源。

第二條本制度適用于公司所有辦公用品的采購、發(fā)放和使用管理。

第三條行政部統(tǒng)一負責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)

督等日常事務(wù)。

第二章辦公用品的采購管理

第四條辦公用品采購程序。

(1)行政工作人員須及時掌握辦公用品的庫存情況，并根據(jù)平時的

消耗水平制訂采購計劃，明確訂購數(shù)量，填寫《辦公用品申購單》。

(2)將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購單》，提交給公司總經(jīng)

理審批。

⑶審批通過后，根據(jù)審批意見，行政部負責(zé)采用訂購或直接購買

的方式實施購買。

(4)所訂購辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴格根據(jù)送貨單進行驗收,

核對型號規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問題。

(5)驗收人員在《辦公用品驗收單》上填寫驗收結(jié)果并簽字確認。

(6)針對直接購買的辦公用品，經(jīng)辦人可憑《辦公用品申購單》

以及有效發(fā)票，到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)；針對采用訂貨方式購買的

辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購單》以及《辦公用品驗收單》，

到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。

第五條辦公用品采購規(guī)定。

(1)經(jīng)辦人應(yīng)本著。合理節(jié)約”的原則實施采購，避免重復(fù)購買造

成庫存積壓；選擇供貨商時應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價廉的辦公

用品。

(2)各部門如因工作原因而對某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生

更改時，需向行政部提出書面申請，以便行政部及時對訂購計劃進行

調(diào)整。

⑶行政部應(yīng)填寫《辦公用品訂購進度控制表》，表中應(yīng)詳細地記

錄訂購日期、數(shù)量、單價、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。

(4)如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真的方式

通知行政部后，自行選擇購買所需物品，但事后需及時補辦相關(guān)手續(xù)。

否則，所產(chǎn)生的費用公司將不予報銷。

(5)驗收結(jié)果為不合格時，由行政部負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，進行

退換貨等相關(guān)事宜的處理。

(6)對于驗收結(jié)果為不合格的用品，財務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費用。

(7)經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購過程中嚴禁收受回扣及其他禮品。

確實無法拒絕時，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情

節(jié)輕重對違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭職處理。

第三章辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放

第六條辦公用品領(lǐng)用和發(fā)放辦法。

(1)領(lǐng)取物品時一，需以部門為單位，在規(guī)定的時間內(nèi)向行政部提

交《辦公用品審領(lǐng)表》寫明所要的用品名稱與數(shù)量，并由部門主管簽

字核準。

(2)公司每月的C3日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時間，遇節(jié)假日順延,

其他時間均不予受理。

(3)行政部根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品，于每月5日前向各部

門分發(fā)。同時進行辦公用品發(fā)放的登記工作，寫明分發(fā)物品的名稱、

數(shù)量、型號規(guī)格及分發(fā)日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認。

(4)員工離職時，其已領(lǐng)取或保管的訂書器、計算器等耐用品必須

交還給行政部。如有丟失或損壞，行政部負責(zé)折價后向其索取賠償。

(5)經(jīng)公司總經(jīng)理批準的特殊辦公用品可隨時申領(lǐng)。

第七條新員工人職時，可按照核定的崗位標準領(lǐng)取一套辦公用品。

具體內(nèi)容如下表

辦公用品崗位領(lǐng)用統(tǒng)一標準一覽表

岡LJ-I位I，

標準配備

員工

水性筆、記事本、文件夾各一個

財務(wù)部員工

水性筆、記事本、文件夾、計算器各一個

部門主管

水性筆、記事本、文件夾、計算器、訂書器、鉛筆各一個

部門經(jīng)理以上人員

圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、筆筒、書架、活頁夾、計算器、

鉛筆各一個

備注

因工作原因需領(lǐng)用標準配置以外的辦公用品，需按照常規(guī)辦公用

品申領(lǐng)程序申領(lǐng)

第四章辦公用品的保管和使用

第八條辦公用品的保管及使用管理。

(1)行政部應(yīng)建立庫存辦公用品臺賬，明確掌握辦公用品的庫存。

情況。

(2)辦公用品倉庫須經(jīng)常清掃，并定期進行盤點。盤點時如有賬物

不符的情況，應(yīng)及時查明原因，做到賬物相符。

(3)行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購價格核算出物品單價，并根據(jù)各

部門的領(lǐng)用情況計算出相應(yīng)的費用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定

期進行、匯總及存檔。

(4)水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用后三個月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得

重復(fù)領(lǐng)用。

(5)離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申領(lǐng)人

不得以其新舊為由拒絕領(lǐng)用。

(6)行政部對已無使用價值、決定報廢的辦公用品應(yīng)做好登記，寫

明用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理等事項。

(7)樹立節(jié)約意識，提倡無紙化辦公，盡量使用網(wǎng)終資源，降低易

耗資源的消耗。

第五章辦公用品的使用監(jiān)督

第九條各部門經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況。

第十條行政部應(yīng)定期對各部門辦公用品的領(lǐng)用申請以及實際使

用情況進行核對。

第十一條行政部每月填寫《辦公用品使用情況匯總表》，一式兩

份。一份存檔用與年終各部門的績效考核，另一份提交各部門經(jīng)理,

使其了解本部門辦公用品的消耗情況。

第十二條實行“走動管理”，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒解決，杜絕浪費。

第六章附則

第十三條本制度的最終解釋權(quán)歸行政都所有。

第十四條本制度自公布之日起實施。

一、目的

為規(guī)范公司辦公用品的管理，使辦公用品的采購、使用和保管標

準化、制度化，提高行政部門的辦事效率，降低辦公用品的消耗，節(jié)

約成本，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司的全體員工

三、辦公用品分類

1.消耗品：筆、筆記本、回形針、大頭針、膠水、水筆（芯）、復(fù)

寫紙。2.耐用消耗品：文件夾、拉桿夾、檔案框、文件袋、訂書器、

剪刀、計算器，裁紙刀。3.辦公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉、復(fù)印紙、

打印紙、傳真紙、插座。

四、職責(zé):

1.行政部門負責(zé)辦公用品的采購、管理、發(fā)放進行審批登記。2.

各部門的辦公用品需求，須由部門負責(zé)人填寫申請表提交審批。

五、制度內(nèi)容

1.辦公用品的采購

①每月月底，各部門負責(zé)人將該部門所需要的辦公用品需求計劃

提交行政部。②行政部負責(zé)人根據(jù)各部門負責(zé)人提交上來的需求計劃

表再參考辦公用品庫存表制定采購計劃，應(yīng)于每月28日前在企業(yè)微

信系統(tǒng)上提交“辦公用品申請表單”。③采購人員需對用品的價格、

質(zhì)量負責(zé)，每一項支出必須有發(fā)票憑證。④每次采購?fù)瓿?，須填寫?/p>

銷憑證交往財務(wù)部審批報銷。

2.辦公用品的發(fā)放和使用

①每月月初，行政部門負責(zé)人根據(jù)各部門提交的辦公用品需求表

發(fā)放辦公用品。②各部門負責(zé)人領(lǐng)取辦公用品前，須填寫“領(lǐng)用單”，

并交給行政部門審批，審批簽字完成才可以領(lǐng)取辦公用品。③若各部

門想領(lǐng)取不在需求計劃表內(nèi)的辦公用品，須重新填寫申請單，交由行

政部門負責(zé)人審批，審批通過，方可領(lǐng)取。④每個部門的辦公用品數(shù)

量都是有指定指標的，若超出需求表數(shù)量，須采取“以舊換新”的方

式獲取辦公用品，消耗完的辦公用品不可隨處丟棄，應(yīng)保留著。

3.辦公用品的保管

①行政部負責(zé)人須采取“先進后出”的方式進行記賬，每次采購

完成，先入庫，再進行發(fā)放，入庫和發(fā)放單獨分開兩個賬本記錄。②

管理員應(yīng)對辦公用品進行歸類，按照類別的不同放置位置。③每個星

期對庫存進行一次盤點，以保證數(shù)據(jù)的準確性。

六.附則

為規(guī)范機關(guān)辦公用品的采購、保管、領(lǐng)取和使用。確保辦公所需，

倡導(dǎo)勤儉節(jié)約、物盡其用.杜絕鋪張浪費、大手大腳.管好用好辦公

物品.特制定辦公用品管理制度。

一、辦公用品的采購

1、辦公室所有辦公用品的采購工作.統(tǒng)一在辦公室采購領(lǐng)導(dǎo)小組

的監(jiān)督指導(dǎo)下進行。采購領(lǐng)導(dǎo)小組組長由辦公室分管后勤副主任兼

任，副組長由機關(guān)事務(wù)管理科科長兼任.成員由有關(guān)科室負責(zé)同志組

成。機關(guān)事務(wù)管理科是辦公室采購工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)承辦單位。

2、堅持實行集體采購制度。急用現(xiàn)買零散性采購實行雙人采購制

度；大宗、批量、貴重物品由采購領(lǐng)導(dǎo)小組及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在采購地點、

規(guī)格型號和質(zhì)量價格上予以把關(guān)，全程參與采購工作；相關(guān)科室也

要派人參與采購工作；必要時，可邀請有關(guān)專業(yè)人員參與。

3、嚴格采購—度。隨用隨買的個別零散性采購。一次性支出在

200元以下的.由機關(guān)事務(wù)管理科科長暨采購領(lǐng)導(dǎo)小組副組長審批;

一次性支出在200元以上、1000元以下的，由分管后勤副主任暨采

購領(lǐng)導(dǎo)小組組長審批；凡支出在1000元以上的，由辦公室主任審

批。

4、采購工作要科學(xué)、合理，增強透明度。采購前。應(yīng)做好市場調(diào)

查，充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優(yōu)惠條件。貨比三家，

講價壓價，努力達到貨真價實，物美價廉。本地有的物品，只有當(dāng)因

差價節(jié)省的錢超過交通運輸成本時，方可派人派車到外地采購。

5、辦公用品采購的一般程序為：需用單位或個人向機關(guān)事務(wù)管理

科提出購物申請一機關(guān)事務(wù)管理科確認庫存無可用或可替代的物品

后按照規(guī)定權(quán)限辦理審批，并報告辦公室采購領(lǐng)導(dǎo)小組有關(guān)成員一在

采購領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)下實施采購一所購物品交與申購單位（個人）

或倉庫保管員驗收；采購人和驗收人各自在發(fā)票上簽字一有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

按規(guī)定批準權(quán)限審簽一財務(wù)科核銷。

6、機關(guān)車隊要嚴格執(zhí)行定點加油和定點維修制度，并接受辦公室

采購領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)。

二、辦公用品的保管

1、辦公用品由機關(guān)事務(wù)管理科負責(zé)保管（辦公自動化管理科管轄

的除外）。辦公用品的保管與采購人員應(yīng)由2人以上分別擔(dān)任，各負

其責(zé)，不得一人雙兼。

2、庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、易

耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必

要的儲存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費用省。

3、批量購入的辦公用品應(yīng)即時入庫存儲，物品采購員和倉庫保管

員要搞好驗收交接，在（辦公用品入庫登記本）上如實填寫接收物品

的名稱、規(guī)格、單價和數(shù)量，并簽字。

4、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善

保管，隨時待用；科室替換下的各類辦公設(shè)備交由機關(guān)事務(wù)管理科

保管，機關(guān)事務(wù)管理科要及時回收。登記造冊，修舊利廢.充分利用。

5、定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物

品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。

三、辦公用品的領(lǐng)取

1、領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確.一次一領(lǐng)，隨

用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。

科室領(lǐng)用時一，應(yīng)征得本科科長同意。

2、領(lǐng)取時，領(lǐng)取人須在上寫明日期、領(lǐng)取物品名稱及規(guī)格、數(shù)

量、用途等項并簽字。領(lǐng)取非庫存、專門采購的辦公用品時一，領(lǐng)取

人須在購物發(fā)票上簽字。領(lǐng)取接待用品（如水果、煙、茶、紙杯等）

時應(yīng)由接待承辦科窒或接收此物的服務(wù)員在購物發(fā)票或領(lǐng)取登記本

上簽字。

3、辦公用品管理部門及人員應(yīng)恪盡職守，堅持原則，照章辦事，

嚴格控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對于消耗品，

可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗法則設(shè)定領(lǐng)取基準。明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)，領(lǐng)

取人應(yīng)作出解釋，否則保管員有權(quán)拒付。

4、領(lǐng)取的非消耗性辦公用品（如訂書器、計算器、剪刀、臺歷架

等）應(yīng)列入移交，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新,

杜絕虛報冒領(lǐng)。

5、大件物品領(lǐng)取后，應(yīng)列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責(zé)任

人。辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分應(yīng)立即退還給采購員

或保管員，采購保管人員根據(jù)情況予以調(diào)換或收回入庫。

6、為接受民主監(jiān)督，強化節(jié)約意識，每季度通報1次辦公用品

出入庫數(shù)額和各科室領(lǐng)取（購置）情況。

四、辦公用品的使用

1、使用辦公用品應(yīng)以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的，

在日常工作中，處處精打細算，提倡節(jié)省每一張紙、