自來水公司電子檔案管理措施探討獲獎科研報告【摘要】隨著科技的不斷發(fā)展，近幾年間電腦科技的發(fā)展尤為迅速，其中衍生出來的各種應用遍及社會的方方面面。自來水公司的管理制度在新時代的背景下也跟隨時代的腳步，需要檔案電子化，用電子檔案的新模式對公司內(nèi)部的信息進行管理，這種新型管理模式有方便快捷、存儲量大的特點。

【關鍵詞】自來水公司;電子檔案管理措施;探討

1.自來水公司電子檔案

自來水公司由于工作的特殊性，檔案中的信息量較多，信息之間的聯(lián)系也較為復雜，使用電子檔案對自來水公司的信息進行管理能有效地把信息理順、合理分類，將信息妥善保存。因此建立電子檔案對于公司而言是勢在必行的。

2.電子檔案可能發(fā)生的問題

電子檔案在管理中最常出現(xiàn)的問題就是電子檔案的安全問題，電子檔案雖然容量大，可存儲的信息多，但由于信息沒有延續(xù)性，可能會發(fā)生信息丟失和信息泄露的事故，導致自來水公司的經(jīng)濟受損。這些電子信息的存儲沒有過去的紙質(zhì)檔案管理的安全性高，在管理上應該多注意電子檔案的安全問題。

2.1容易發(fā)生電子文件被改動的問題

傳統(tǒng)的檔案如果被他人修改會在紙質(zhì)檔案上留下一些痕跡，從而“有跡可查”，但相較于傳統(tǒng)檔案，電子檔案被改動后不會留下痕跡，對于自來水公司來說，在傳輸文件的過程中可能會被他人改動，造成文件的可信度下降，資料的錯誤會造成自來水公司的經(jīng)濟受損。

2.2電子檔案原始文件的管理

電子文件在被打開后，就會出現(xiàn)電子文件中的信息和內(nèi)容，由于文件可能在使用的過程中被多個設備一起打開，這樣就難以判斷打開后的文件哪一個是原始文件，如果在不能判斷的情況下回收原始文件就有可能出現(xiàn)錯誤。

2.3電子文件的格式問題

電子文件在管理中，由于目前受到電腦技術的約束，對時常更新的與電子檔案相關的軟件、硬件的不適用，可能會降低電子文件的真實性。

3.電子檔案管理的優(yōu)勢

3.1降低工作強度，提高工作效率

由于電子檔案管理的一系列操作都是通過計算機進行的，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計算機具有能夠同時快速處理一定數(shù)量的數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過計算機進行處理和操作的，相對于傳統(tǒng)文檔由人力做主導，這就大大的降低了工作人員的工作強度，工作人員現(xiàn)在只需點擊幾下鼠標，就能夠完成之前需要很長時間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。

3.2有效防止管理過程中的遺漏

因為對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進行管理時，這些操作都是通過人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現(xiàn)此種情況時，檔案管理人員只能對已經(jīng)封裝好的檔案進行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過計算機進行處理時，文檔是服務器直接進行處理，很難發(fā)生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補漏，檔案管理人員只需點幾下鼠標，就能完成相應的操作，省時省力，提高了工作人員的效率。

3.3有效提高了文檔的保密性

之前對于傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔進行查閱時，是將包含查閱內(nèi)容的整個問卷提供給相應人員，這就導致了其他與查閱內(nèi)容無關的文檔存在著泄密的危險，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應內(nèi)容并監(jiān)督查閱人員查閱，又相應地增加了檔案管理人員的工作強度。如果是電子檔案，就無需擔心這一問題。在檔案查閱者請求查閱某一檔案時，要對其進行身份認證和權限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過時才能進行查閱，而且只能查閱其要求內(nèi)容，這就更高效地滿足了檔案管理的保密性要求。

3.4大大提高了檔案質(zhì)量

能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價值的文檔，就必須提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量。但是由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進行存檔時，是根據(jù)檔案管理人員或相關部門人為設定一些標準進行存檔，很難對檔案的整理和歸檔制定統(tǒng)一的標準，這也就造成檔案的質(zhì)量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價值。而且在對傳統(tǒng)檔案進行歸檔時，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時間，使得檔案管理人員沒有充足的時間來提升自身的素質(zhì)，使得檔案的質(zhì)量受到了很大的影響。但是通過計算機進行操作卻有效解決了檔案的質(zhì)量問題，而且可以通過計算機可以對檔案的價值設定全面的標準，通過計算機進行篩選操作，大大提高了檔案的質(zhì)量，而且使得工作人員從復雜的工作中抽取出來，有更多的時間和精力提高自己的工作素質(zhì)。

4.如何做好電子檔案管理應用

4.1建立完善的電子檔案管理標準和體制

為了使電子檔案的管理有法可依，應該建立完善的電子檔案管理標準和體制，從根本上保證電子檔案管理的規(guī)范性。在對電子檔案管理的制度進行制定時，首先應該將文件管理和電子文檔兩者進行統(tǒng)一的管理，因為電子文件是電子文檔的基礎組成部分，只有先從基礎上進行規(guī)范操作，才能更有效地保證電子文檔的規(guī)范、正確和真實。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門的職責，在統(tǒng)一的指導和監(jiān)督下確保文檔的整個操作環(huán)節(jié)的規(guī)范。最后，檔案接收部門也應該設立相應的檢測規(guī)范，保證電子文檔的原始和真實。

4.2嚴格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換性

由于電子文檔是通過計算機對其進行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進行相互轉(zhuǎn)換。所以電子檔案的可轉(zhuǎn)換性是保證電子檔案能夠得到長期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內(nèi)容既使被修改也毫無痕跡的特點，且對電子文檔只需要進行簡單的復制和粘貼工作就能夠做到對其內(nèi)容的傳播，從而使電子文檔的真實和原始無法得到充分保障。這就需要我們對電子文檔進行更復雜和高級的操作。而且電子文檔的承載介質(zhì)存在著易老化的缺點，這就需要在一定時期之后對電子文檔進行轉(zhuǎn)化保存。以上這些，都對電子文檔的轉(zhuǎn)換性提出了更高的要求。

4.3做好管理過程中的管控

要想做好對電子檔案管理的操作，不僅應在其他外部條件上加強規(guī)范，也需要檔案管理人員根據(jù)企業(yè)實際情況，有針對性地制定出一套更加適用于本企業(yè)電子檔案管理的制度，以此來規(guī)范電子檔案管理過程中的操作，做好過程控制。首先，應該設定檔案管理權限，即規(guī)定哪些人或哪些部門對哪些內(nèi)容有相應的操作或查閱權限。然后，要做好文檔傳播過程的監(jiān)控，保證文檔不能進行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強電子檔案使用過程中的監(jiān)控，對文檔信息的安全等級進行分層次加密，而且要對文檔查閱有紀錄，方便日后的查閱監(jiān)控。

結(jié)語：

電子檔案管理把推動檔案信息化、數(shù)字化和高效化作為其工作的主要目標。在計算機技術迅猛發(fā)展的今天，要加強對電子檔案的管理，不僅要注意電子檔