文控治理制度文控治理流程要求收文流程流程 流程要求

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁第1頁留意事項外來文件到達批閱、批辦文件催辦文件歸檔

被拆函件應查明或拒收，對誤投的信件應當場退還。1、在文件單上簽收，保存簽收單。2、區(qū)分私人文件、領導親啟文件、有密件字樣的文件及一般性文件。3、文員對來文進展登記。4、密件、急件在第一時間內要送交上指定收件人或上級部門處理。5、一般性文件、私人文件登記后轉發(fā)各部門及個人。6、外來文件分送到各部門時，各部門接收人應在《來件分發(fā)確認單》上簽字確認接收。1、行政負責人對重要、有密級、緊急字樣的文件準時閱辦，避開文件積壓、誤事。2、依據文件內容，性質涉及部門，附上《來文傳閱處理單》送總經理或相關部門辦理。3、行政負責人應對《文件傳閱處理單》進展跟催。22、批辦意見應明確承辦單位、責任人負責辦理。3、對需要學習的文件下發(fā)各單位部門組織學習。4、對需要起草的文件的交有關部門起草。5、對需要批復的文件提出批復意見。6、對需要執(zhí)行的文件明確責任部門，人員辦理。1、行政負責人依據擬辦意見對各承辦單位處理狀況進展跟催。填寫《文件批辦跟蹤表》備查。2、對逾期未辦理的部門，行政負責人應負責催辦，并在跟蹤表上注明緣由及最終辦理時間。3、來文辦理涉及發(fā)文擬稿的按發(fā)文流程要求進展。1、文員在每月5號前應整理好上月收文程序中涉及的文件及各類表單。2、行政負責人依據移交清單審查確認簽字后，由文員交檔案治理人員簽字確認，辦理好入檔手續(xù)。3、涉及密級資料入檔的由行政負責人整理交總經理審核確認直接與檔案治理人員交接辦理入檔手續(xù)。

對有密件、急件字樣的文件，第一留意時效有行政負責人及總經理有權拆封。重要文件留意時效性。責任人。工作。

文控治理制度承辦部門或行政部門依據領導寫作意圖進展擬稿。

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁第2頁準時行文件審核批準發(fā)放以簽發(fā)為準。2、審核、簽發(fā)權限：、以公司名義發(fā)文的由發(fā)文單位主管或行政主管審核，總經理簽發(fā)

電子文件發(fā)送審核應確認接收。發(fā)送后還應提示領導2.3、以部門名義發(fā)文的，不涉及重要打算的由部門負責人審核

準時批復。文件打印、校對、簽發(fā)1、經審核的定稿，交由辦公室進展打印。2、對正式文件辦公室依據公司文件編號規(guī)章和挨次進展字號編輯。3、打印忠實于原稿，打印人員不得隨便更改草稿。4、打印后，打印人員自行校對后交撰稿人校對再交行政負責人校對確認。5、校對無誤后，依據簽發(fā)權限交總經理或相關部門領導簽發(fā)。

2、印章使用權限：響公司重大權益的行文。署以及所屬一級、二級機構行文。司章，部門對外行文除蓋部門章還應加蓋公司章：在總公司對部門及分公司核決權限或授權范圍內對下屬部門、客戶、供給商或相關部門行文。、公司各部門原則上不允許單獨對外進展公文聯絡。蓋公司章。如規(guī)章制度、任命文件、獎狀等。門章。單等。1、正式發(fā)文時，發(fā)送人及接收人均應在《發(fā)文登記簽收表》注明發(fā)

用印一般的簡報、會議紀件不需要加蓋印章。文控治理制度

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁第3頁發(fā)文

送方式、發(fā)送時間，確認接收時間等信息。重要正式文件〔有文字號〕3財務報表、工作打算等僅保存一份紙制文檔作為歸檔文件。發(fā)送各部門的以發(fā)送后應準時跟蹤接收人是否接收到文件，將確認結果在《簽收表》上記錄。32、行政負責人依據移交清單審查確認簽字后，由文員交檔案治理人員簽字確認，辦理好入檔手續(xù)。

定接收。工作。

1、政府機構及上級集團重要的函、電、來文；2、通用文書類：重要的會議〔股東會、董事會、年度、半年度會議等〕資料：會議的通請示、批復、統計報表、重要工作記錄及工作簡報；正常經營資料按公司各項經營檔案治理要求進展。營運前資料應包含以下幾點，由工程運營負責人或檔案專管員對前期各類工程資料進展保管和收集，按工程建設挨次逐步轉移到總公司檔案室：立項文件議紀要、領導講話、專家建議文件、招標文件資料匯總、招標合同建設用地、征地、拆遷文件土地使用證勘察、測繪、設計文件工程地質勘察報告、水文地質勘察報告、自然條件、地震調查、建設用地釘樁通知單〔書、地形測量和拔地測量成果報告、申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書、初步設計圖紙和說明技術設計圖紙和說明審定設計方案通知書及審查意見有關行政主管部門〔人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等〕批準文件或取得的有關協議、施工圖及其說明、設計計算書、有關部門對施工圖設計文件的

文控治理制度審批意見工程文件

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁第4頁檔案分類限

工程監(jiān)理招投標文件、監(jiān)理托付合同開工審批文件建設工程列入年度打算的申報文件、建設工程列入年度的批復文件或年度打算工程表規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設工程規(guī)劃許可證及其附件建設工程開工審查表、建設工程施工許可證投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明工程質量監(jiān)視手續(xù)、建設、施工、監(jiān)理機構及負責人身份證明復印件、工程階段性驗收資料、竣工驗收資料等設備選購及安裝資料單、設備安裝施工圖等財務文件據、憑證、帳簿等。各投資工程股東配比、股東身份證、投資合作協議、公司架構等產證、土地證、法人代表證、車輛檔案營運保險繳費證件、不動產權書、契約書、特許專利文書等資料3、專業(yè)文書類：公司內各類行政規(guī)章制度、實施細則、程序文件。〔入職表、轉正表、考核表、離職申請、交接單、人事合同等、社保醫(yī)保資料以及關于員工嘉獎、處分等文件資料。財務檔案材料，包括財務憑證、帳簿、財務報表、財務各項預算等。協議、實際承包人資料〔含身份證、承租單位的根本信息調查表、收料人資料〔含身份證、最近有效結算及對帳單、違約金計算表。法務文件：訴訟資料如發(fā)函類[催款函〔原件、提示函〔原件、各種4、公司及子公司的工商注冊文書、組織代碼證、稅務登記證、公司章程、房產證、土地證、法人代表證、車輛檔案營運保險繳費證件、不動產權書、契約書、特許專利文書等資料；5、公司對外公布的其他正式文件；保管。一般指定各部門的檔案移交人負責該項工作。光盤等。依據內容不同分檔?！舶ㄕ绞瞻l(fā)文、各類通知、公告、人事檔案、合同、規(guī)章制度涉及表單等〕應由行政文員進展整理，一個月歸檔一次。在每月的5號前歸檔。在合同簽定后一個月內整理歸檔。33

齊全。文控治理制度

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁第5頁

檔案室。檔治理查確認，重要的交總經理確認后轉檔案室簽字交接。1、按年度---部門組織機構立卷---永久、長期、短期立卷2、按年度--專項立卷—永久、長期、短期立卷理借閱手續(xù)，一般性文件由部門主管同意，有密級、重要的文件經總經理同文件借閱 意前方可借閱。領導審批同意須在《登記表》簽字。按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。3、同意外借處理的文件，主管領導應注明同意外借。不得復印多余、重復、過時和無保管價值的文書，應定期清理造冊，并按上級文件銷毀 有關規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。2、經審核同意銷毀的文件，公司指定人員與公司行政負責人監(jiān)視銷毀。

檔案。附附2：第三治理表單《文件簽收登記表3：文件的范例格式發(fā)文編碼規(guī)章公司代碼為XSG---曙光投資治理公司---X〔---H---Q---YY---W---JH)---C〔Z---S。3、文件類別代碼可用分類項第一字母為代碼亦可用文字表示，比方制度—Z，方法—B；4.公司內部文件編號挨次：公司代碼---部門分類代碼---分類代碼---年份代碼---文件挨次號；文控治理制度

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁第6頁SG XZ × ××××-×××文件公布挨次號公布年份代碼文件類別代碼部門分類代碼企業(yè)標準代碼9.4.公司表單編號挨次：業(yè)務部 00010號-第一版修改次數表單挨次號碼部門名稱或代號責任部門

文控治理制度需要歸檔文件1、政府機構及上級集團重要的函、電、來文；〔股東會、董事會、年度、半年度會議等〕資料：會議的通知、會議報告、會議決議、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議紀要等；

文件編號文件版次修改狀態(tài)頁次時限要求歸檔每月整理一3次，在5重要工作記錄及工作簡報； 號前整理好行政文員，依據內容

上個月的所料由辦公室不同分檔。 有需歸檔資整理保5、公司內各類行政規(guī)章制度、實施細則、程序文件。 料〔入職表、轉正表、考核表、離職申請、交接單、人事合同等、社保醫(yī)保資料以及關于員工嘉獎、處分等文件資料。7即時代表證、車輛檔案營運保險繳費證件、不動產權書、契約書、特許專利文書等資料辦公室 8、投資工程歸檔資料立項文件

1、立項文件、1

文件資料匯總、招標合同

建設用地、征地、拆遷文件

建設用地規(guī)劃許可證及其附件、劃撥建設用地文件國有土地使用證

歸檔。

歸檔?？辈臁y繪、設計文件

〔書、地形

資料在工商

文書領取后

術設計圖紙和說明審定設計方案通知書及審查意見有關行政主管部門〔人防、環(huán)保、消防、交通、一周內向總 園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等〕批準文件或取得的有關協議、公司歸檔。 施工圖及其說明、設計計算書、有關部門對施工圖設計文件的審批意見文控治理制度

文件編號文件版次修改狀態(tài)頁次責任部門

需要歸檔文件

時限要求 工程文件

3、建設用地、人收集，在

目申報成功件或年度打算工程表規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設工程規(guī)劃許可證及其附件建設工 勘察、測繪、天 內

等 類文件在竣 辦公室

設備選購及安裝資料

月內歸

內收集成冊

等 歸檔 務財務文件預算一切涉及工程投資的財務預算資料、產生的會計票據、憑證、帳簿等。各投資工程股東配比、股東身份證、投資合作協議、公司架構等

件按財務要求另行規(guī)定1財務部2負責司財務

〔各類投資財務分析報告；年度、季度、月度財務經營報表等、財務各項預算等。

在3月份完成歸檔業(yè)務部

文控治理制度1〔含身份證、承租單位的根本信息調查表、收料人資料〔含身份證、最近有效結算及對帳單、違約金計算表。2、法務文件：訴訟資料如發(fā)函類[催款函〔原件、提示函〔原件、各種發(fā)函的快遞單據及回執(zhí)、各種來函的原件]、訴訟資料、筆錄類及協議類等；

文件編號文件版次修改狀態(tài)頁次在合同簽定后一個月內歸檔5號前將上個月資料歸檔

業(yè)務員整法務部、管負責文控治理制度檔案調閱登記表

文件編號文件版次修改狀態(tài)頁次辦公室46-2序號 檔案名稱 檔案編號 份數 密級

/借用部門

借用日期簽字

歸還日期 簽字文控治理制度文件簽收登記表

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SG/XZ-Z-2022-011版共16頁第11頁序來文來文來文標題字號密級緩急送發(fā)部門簽收人簽收號日期單位簽字時間注明：1/月/日/時刻到分/2、當日文件當日分發(fā)完不得積壓3、保存快遞單文件傳閱處理單 辦公室08文件標題： 密級：□絕密□機密□隱秘□一般文件發(fā)出單位辦公室意見傳閱人 傳閱、擬辦意見

發(fā)出時間

緩急傳閱人簽字 傳閱時間文件發(fā)出時間 文件回收時間注明：1、對絕密文件或有總經理親啟文件直接交總經理拆閱。2、對機密、隱秘文件先由辦公室拆閱依據內容重要性和相關性確定傳閱領導會閱批辦。文件批辦跟蹤表 辦公室35-1文控治理制度

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SG/XZ-Z-2022-011版共16頁第12頁序號責任部門責任人交辦事項打算完成實際完成未完成緣由時間時間文件簽發(fā)登記表 辦公室06-1序發(fā)文發(fā)文標題字號密級緩急發(fā)送接收人號日期方式確認注明：電子文件發(fā)送的，應告之確認接收。本轄區(qū)內的應在3天內補簽簽收表。子公司接收文件確認單在每月傳遞財務快遞時一并發(fā)回。文件歸檔移交清單 辦公室63-1歸檔部門： 整理人移交： 移交時間：文控治理制度

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SG/XZ-Z-2022-011版共16頁第13頁序號 文件名稱〔注明文字號〕 文件類別 密級 保管期限部門負責人： 行政負責人： 檔案負責人：總經理批示：注明：1、文件類別可分為打算、通告、通知、報告、打算、總結、簡報、規(guī)章制度類、合同、函件、客戶資料、設備資料、證件資料、身份資料、法務資料、會議決議、領導人講話、典型發(fā)言、會議紀要、預算類、憑證類、賬簿類、財務報表類、治理表單、影音資料等。2、保管期限各部門依據文件的重要程度可填寫為永久、長期、十年、五年、一年。3、清單一式三份，歸檔部門一份，行政部門一份，檔案治理部門一份。文件銷毀名目 辦公室47-1序號 歸檔部門 文件名稱〔注明文字號〕 起止時間 銷毀緣由 備注申請銷毀人分管副總意見

文控治理制度文件所屬部門意見總經理批示

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SG/XZ-Z-2022-011版共16頁第14頁銷毀狀況執(zhí)行人《文件銷毀名目》應永久保存。

監(jiān)視人〔2個以上〕發(fā)文編號登記表 辦公室13

注明銷毀地點、時間單位:序號 文件名稱 定稿日期 編號〔文字號〕挨次 編號人文控治理制度

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SG/XZ-Z-2022-011版共16頁第15頁注明：1、為表達文件管控的集中