文書檔案的歸檔整理工作文書檔案的歸檔整理工作1一、收集工作一、收集工作2收集工作的重要性一、是文書檔案歸檔整理的前提和基礎(chǔ)二、決定文書檔案的歸檔管理的質(zhì)量三、直接影響檔案的利用工作收集工作的重要性一、是文書檔案歸檔整理的前提和基礎(chǔ)二、決定文3收集工作的原則以本單位為主。具有查考價(jià)值。公文辦理完畢。材料齊全完整。參見教材P31（第三條）。收集工作的原則以本單位為主。參見教材P31（第三條）。4文件材料收集齊全種類：抽查12類。份數(shù)：2份。頁(yè)數(shù)：正稿、發(fā)文處理箋、底稿，無(wú)缺頁(yè)。字跡：圓珠筆、紅墨水筆、純藍(lán)鋼筆、鉛筆字跡的易褪色件要復(fù)制。紙張：復(fù)寫紙、傳真件要復(fù)制。手續(xù)：蓋章簽字等。文件材料收集齊全種類：抽查12類。份數(shù)：2份。頁(yè)數(shù)：正稿、5收集工作的方法1、通過(guò)公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，不論收發(fā)文均由文書人員負(fù)責(zé)收集。2、本單位形成的綜合性文件（不走發(fā)文程序的），如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、各類報(bào)表等由文書人員負(fù)責(zé)收集。3、會(huì)議文件、辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄由辦公室主任負(fù)責(zé)收集。收集工作的方法1、通過(guò)公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，不論收發(fā)文均由64、工作會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)由承辦部門負(fù)責(zé)人、外出開會(huì)人負(fù)責(zé)收集。5、各科室行使職能過(guò)程中形成的文件由科室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集。6、注意收集工作變動(dòng)人員手中散存的文件材料。4、工作會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)由承辦部門負(fù)責(zé)人、外出開會(huì)人負(fù)責(zé)收集。5、7收集工作的誤區(qū)政工科成立小文書檔案室

國(guó)家檔案局8號(hào)令規(guī)定：（參見教材P35）（1）職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料

永久

（2）人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料

永久

（3）職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根

永久

結(jié)論：凡不屬于專業(yè)人事檔案（十大類）的文件材料全部應(yīng)歸檔文書檔案。政工科為工作方便只能留存復(fù)印件。收集工作的誤區(qū)政工科成立小文書檔案室國(guó)家檔案局88電子公文不需要?dú)w檔《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條（教材P97）要求，“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。”

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》7.5.2.2歸檔（教材P102）中要求，“把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存?！苯Y(jié)論：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的具有永久和30年保管價(jià)值的文件，應(yīng)用彩色打印機(jī)輸出歸檔，有紅頭紅章確保文件的有效性。電子公文不需要?dú)w檔《電子公文歸檔管理暫行辦法》第9作業(yè)一：

文書檔案的收集范圍以本單位《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》為準(zhǔn)。根據(jù)省檔案局要求，企事業(yè)單位要編制《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，于2012年10月年檢年審時(shí)，一并報(bào)市檔案局業(yè)務(wù)科審批。參考：國(guó)家檔案局8號(hào)令（教材P31），邵陽(yáng)市檔案局《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》（邵陽(yáng)檔案信息網(wǎng)），本行業(yè)、系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)。作業(yè)一：文書檔案的收集范圍以本單位《文件材料歸檔10二、劃分保管期限二、劃分保管期限11作業(yè)二：完成檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)文書立卷操作模塊。星期四的課上公布正確答案。作業(yè)二：完成檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)文書立卷操作模塊。12文書檔案保管期限的劃分

1、本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

2、本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；重大會(huì)議如全市檔案工作會(huì)議材料、局務(wù)會(huì)、局黨組會(huì)、黨代會(huì)、職代會(huì)、學(xué)會(huì)年會(huì)等。重大活動(dòng)如邵陽(yáng)市城區(qū)規(guī)模民營(yíng)企業(yè)建檔經(jīng)驗(yàn)交流現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、相約蘭臺(tái)演講比賽等。一、永久保管的文書檔案（教材P31第七條）

如邵陽(yáng)市名人檔案管理辦法、邵陽(yáng)市家庭檔案管理辦法。文書檔案保管期限的劃分1、本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性133、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

如業(yè)務(wù)科對(duì)有關(guān)單位省特級(jí)評(píng)估材料、檔案工作十佳評(píng)選材料、法規(guī)科辦理的檔案執(zhí)法案件材料、檔案館接收檔案材料、企事業(yè)單位產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置材料等。4、本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合性統(tǒng)計(jì)材料；

重要問(wèn)題一般指機(jī)構(gòu)編制、人事、基建、審計(jì)等。報(bào)告和總結(jié)主要是指全年工作報(bào)告、總結(jié)及重要的專題性報(bào)告，如檔案館建設(shè)報(bào)告。綜合性統(tǒng)計(jì)材料指業(yè)務(wù)年報(bào)、政工年報(bào)、財(cái)務(wù)年報(bào)。5、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；3、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；如業(yè)146、本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證文件材料；7、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

重要的合同協(xié)議主要指房產(chǎn)、地產(chǎn)、基建、重大設(shè)備采購(gòu)、重大經(jīng)營(yíng)合作，長(zhǎng)期勞動(dòng)合同等。資產(chǎn)登記也主要指房地產(chǎn)證。

主要指業(yè)務(wù)主管上級(jí)制定的業(yè)務(wù)法規(guī)、方針性文件材料。當(dāng)然也有市委辦、市政府辦或市政府印發(fā)的如現(xiàn)行文件報(bào)送辦法、表彰通報(bào)、民生檔案建設(shè)年通知、邵陽(yáng)市檔案管理辦法等。6、本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證158、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示，本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；9、本單位出版物；10、重大政治學(xué)習(xí)活動(dòng)材料；

志、政策法規(guī)匯編、年鑒、大事記、組織沿革等保先教育材料，科發(fā)觀材料另有：8、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示，本機(jī)關(guān)的1612、縣處級(jí)（含縣處級(jí)）以上單位表彰文件；警告以上人事處分、警告以上行政處罰；信訪案件有領(lǐng)導(dǎo)批示處理的。13、行業(yè)年度目標(biāo)管理、重要的規(guī)章制度或改革方案等材料。

11、勞動(dòng)工資材料，職稱認(rèn)定材料、黨團(tuán)員組織關(guān)系介紹信、行政關(guān)系介紹信、黨員名冊(cè)、干部職工名冊(cè)、１２月份工資表；12、縣處級(jí)（含縣處級(jí)）以上單位表彰文件；警告以上人事處分、17劃分保管期限永久的原則以我為主以人為本（第11、12條）以法為重（第1、7、12條）以產(chǎn)為久（第6條）劃分保管期限永久的原則以我為主18二、定期(３０年和１０年)保管的文書檔案（教材P32第八條）１、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；2、本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；如干部考察材料為３０年。機(jī)關(guān)年度考評(píng)（評(píng)優(yōu)秀、評(píng)稱職）材料為３０年。如業(yè)務(wù)科年檢年審?fù)ㄖ?０年、一般性檔案室上等級(jí)評(píng)估材料３０年。二、定期(３０年和１０年)保管的文書檔案（教材P32第八條）193、本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；一是看會(huì)議牽頭組織單位，是科室為主的一般為３０年，如召開首批民生檔案責(zé)任單位檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)材料。二是看重要的會(huì)議次要文件材料，如全市性檔案工作會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、典型發(fā)言等。同樣有關(guān)活動(dòng)也看是全局性重大活動(dòng)的次要文件材料為３０年，科室上門指導(dǎo)的方案為１０年。3、本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；20４、本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件；５、本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；６、同級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題與本機(jī)關(guān)來(lái)往的請(qǐng)示、批復(fù)文件材料；10年如保密、安全保衛(wèi)、接待工作等文件可定為３０年或１０年。如科室年度計(jì)劃、總結(jié)１０年，月季報(bào)表１０年。民營(yíng)企業(yè)檔案工作情況匯報(bào)材料３０年。４、本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件；５、本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示21７、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；如省檔案局關(guān)于２０１０年重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理登記工作的通知，１０年。（業(yè)務(wù)上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料保管期限２種，一是永久，二是１０年）８、上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要執(zhí)行的文件材料；１０年，如關(guān)于工資、職稱、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢等方針政策文件。９、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等。一般為１０年。特別重要的專題報(bào)告為３０年。７、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；22三、整理工作參見教材P36.三、整理工作參見教材P36.23一、有關(guān)定義（一）歸檔文件

立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。（二）歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。一、有關(guān)定義（一）歸檔文件立檔單位在其職能24二、整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。二、整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有25（一）裝訂（二）分類（三）排列（四）編號(hào)（五）編目（六）裝盒三、整理方法（一）裝訂三、整理方法26歸檔文件應(yīng)按件裝訂。注意“件”的定義（教材P36）。（一）裝訂永久、30年保管的檔案去金屬物，可采用膠水粘、三孔一線裝訂法。10年保管的檔案簡(jiǎn)易整理，可維持原狀。歸檔文件應(yīng)按件裝訂。（一）裝訂永久、30年保管的檔案27文書檔案收集分類及整理講解2課件28文書檔案收集分類及整理講解2課件29（二）分類（1）問(wèn)題分類法

問(wèn)題分類法就是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)全宗內(nèi)檔案文件劃分類別。根據(jù)省局要求，采用問(wèn)題分類法整理的，將問(wèn)題固定為“黨群類”、“行政類”、“業(yè)務(wù)類”。如單位檔案實(shí)在不多，可將問(wèn)題固定為“綜合類”、“行政類”兩類。（二）分類（1）問(wèn)題分類法問(wèn)題分類法就是按照文件30適用于：檔案不多的市直單位；或?qū)儆谂R時(shí)機(jī)構(gòu)，不穩(wěn)定變動(dòng)較大；或者單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)較復(fù)雜，不適合按組織機(jī)構(gòu)分類；或者行業(yè)或上級(jí)部門有明確要求。在今年的年檢年審中將按照新分類方法的要求進(jìn)行檢查。適用于：檔案不多的市直單位；或?qū)儆谂R時(shí)機(jī)構(gòu)，不穩(wěn)31機(jī)構(gòu)分類法，即根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦科室（部門）對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。原則上一個(gè)科室（部門）設(shè)置一個(gè)類，科室（部門）名稱就是類名。采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)，不能同時(shí)采用問(wèn)題分類法。適用于檔案較多的大單位，或本系統(tǒng)有明確要求的省管單位。（2）機(jī)構(gòu)分類法機(jī)構(gòu)分類法，即根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承32

由業(yè)務(wù)部門起草，以本機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的，如果文件內(nèi)容屬該業(yè)務(wù)部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的該業(yè)務(wù)部門類，否則歸入發(fā)文機(jī)構(gòu)的辦公室類。由幾個(gè)處室共同承辦處理的文件一般歸入主辦機(jī)構(gòu)。

采用何種分類方法，首先要遵循本系統(tǒng)、上級(jí)部門的要求，以保持統(tǒng)一性。如本系統(tǒng)、上級(jí)部門無(wú)明確的要求，則根據(jù)本單位實(shí)際情況、查找需求來(lái)進(jìn)行選擇分類方法。注意！由業(yè)務(wù)部門起草，以本機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的，如果33（三）排列盒內(nèi)文件排列：各年度的各機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類的文件，按照上級(jí)—本級(jí)—下級(jí)的順序進(jìn)行排列。像會(huì)議材料這種成套性的檔案集中排列。（三）排列盒內(nèi)文件排列：各年度的各機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類34（四）編號(hào)（1）對(duì)歸檔文件按照分類方案和排列方法進(jìn)行編號(hào)。每年度的每個(gè)問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）下的件號(hào)從“1”開始流水編號(hào)。（四）編號(hào)（1）對(duì)歸檔文件按照分類方案和排列方法進(jìn)行35例1：

2011年“辦公室”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。2011年“財(cái)務(wù)科”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。其余科室同上。例1：2011年“辦公室”排列在第一份的36例2：

2011年“黨群類”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。2011年“行政類”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。2011年“業(yè)務(wù)類”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。

例2：2011年“黨群類”排列在第一份的上級(jí)文件37（2）蓋歸檔章參見教材P38。歸檔章一般應(yīng)蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置。歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡。（2）蓋歸檔章參見教材P38。歸檔章一般應(yīng)蓋在歸38例：為歸檔文件材料《局務(wù)會(huì)議記錄：傳達(dá)全省檔案工作會(huì)議精神》填寫歸檔章內(nèi)容。設(shè)定此歸檔文件分類法：?jiǎn)栴}分類法，件號(hào)：9。市檔案局全宗號(hào)：22，責(zé)任者：邵陽(yáng)市檔案局，日期：2008年3月10日。2220089行政類永久例：為歸檔文件材料《局務(wù)會(huì)議記錄：傳達(dá)全省檔案工作會(huì)議精神》39會(huì)議記錄中，一次會(huì)議作為一件對(duì)待，每次會(huì)議都要蓋一個(gè)歸檔章。注意！會(huì)議記錄中，一次會(huì)議作為一件對(duì)待，每次會(huì)議都要蓋一40（五）編目（1）歸檔文件目錄參見教材P153。永久、30年要求要打印一式五份，一份裝在檔案盒內(nèi)，兩頁(yè)以上進(jìn)行粘貼。其余四份用歸檔文件目錄夾裝訂。10年目錄要求打印兩份，一份隨盒，一份裝訂。（五）編目（1）歸檔文件目錄41文書檔案收集分類及整理講解2課件42責(zé)任者指制發(fā)文件的處室或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡(jiǎn)稱。不能使用“本局”、“本公司”等含義不明、難于判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文有三個(gè)以下責(zé)任者的，一般應(yīng)同時(shí)標(biāo)出，責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。

責(zé)任者責(zé)任者指制發(fā)文件的處室或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任43頁(yè)數(shù):注意會(huì)議記錄的頁(yè)號(hào)編制。頁(yè)數(shù):注意會(huì)議記錄的頁(yè)號(hào)編制。44備注備注，用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。備注欄，缺少請(qǐng)示或批復(fù)要標(biāo)清。如需要說(shuō)明的內(nèi)容較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表。備注備注，用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)45（2）歸檔文件目錄夾永久、30年、10年的歸檔文件目錄要分開裝訂。（2）歸檔文件目錄夾永久、30年、10年的歸檔文件目錄要分開46參見教材P38.每個(gè)年度的目錄前要加一張歸檔文件目錄封面，以示區(qū)分。參見教材P38.每個(gè)年度的目錄前要加一張歸檔文件47文書檔案收集分類及整理講解2課件48（六）裝盒（1）材料裝盒：歸檔文件目錄—?dú)w檔文件—備考表。歸檔文件按件號(hào)順序裝盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不可混于一盒。（六）裝盒（1）材料裝盒：49（2）填寫檔案盒項(xiàng)目A、封面蓋全宗章，不要寫案卷標(biāo)題。（2）填寫檔案盒項(xiàng)目A、封面50蓋全宗章使用的工具：長(zhǎng)方形盒+海綿，一得閣墨汁，全宗章。蓋全宗章使用的工具：51目前無(wú)全宗章的單位，可與蘭臺(tái)服務(wù)部聯(lián)系刻章。目前無(wú)全宗章的單位，可與蘭臺(tái)服務(wù)部聯(lián)系刻章。52蓋全宗章訣竅：左中右均勻用力按三下蓋全宗章訣竅：左中右均勻用力按三下53文書檔案收集分類及整理講解2課件54B、脊背現(xiàn)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）欄目不能隨意填寫，要么是“黨群類”、“行政類”、“業(yè)務(wù)類”，要么是單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。參見教材P39.B、脊背現(xiàn)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）欄目不能隨意填寫，要么是55項(xiàng)目?jī)?nèi)容的填寫項(xiàng)目?jī)?nèi)容的填寫56盒號(hào)盒號(hào)最好使用鉛筆填寫，一是方便自己改動(dòng)，二是方便移交進(jìn)館可能要做的調(diào)整。盒號(hào)盒號(hào)最好使用鉛筆填寫，一是方便自己改動(dòng)，二是方便57注意盒號(hào)如何與上一年度的盒號(hào)銜接。注意盒號(hào)如何與上一年度的盒號(hào)銜接。58注意！采用問(wèn)題或機(jī)構(gòu)分類法后，檔案仍按保管期限分三個(gè)流水盒號(hào)。但要注意固定擺放的前后順序。注意！采用問(wèn)題或機(jī)構(gòu)分類法后，檔案仍按保管期限分三個(gè)流水盒號(hào)59備考表

盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

日期：歸檔文件整理完畢的日期。簽名不可打印。注意！備考表

盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充60文書檔案的歸檔整理工作文書檔案的歸檔整理工作61一、收集工作一、收集工作62收集工作的重要性一、是文書檔案歸檔整理的前提和基礎(chǔ)二、決定文書檔案的歸檔管理的質(zhì)量三、直接影響檔案的利用工作收集工作的重要性一、是文書檔案歸檔整理的前提和基礎(chǔ)二、決定文63收集工作的原則以本單位為主。具有查考價(jià)值。公文辦理完畢。材料齊全完整。參見教材P31（第三條）。收集工作的原則以本單位為主。參見教材P31（第三條）。64文件材料收集齊全種類：抽查12類。份數(shù)：2份。頁(yè)數(shù)：正稿、發(fā)文處理箋、底稿，無(wú)缺頁(yè)。字跡：圓珠筆、紅墨水筆、純藍(lán)鋼筆、鉛筆字跡的易褪色件要復(fù)制。紙張：復(fù)寫紙、傳真件要復(fù)制。手續(xù)：蓋章簽字等。文件材料收集齊全種類：抽查12類。份數(shù)：2份。頁(yè)數(shù)：正稿、65收集工作的方法1、通過(guò)公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，不論收發(fā)文均由文書人員負(fù)責(zé)收集。2、本單位形成的綜合性文件（不走發(fā)文程序的），如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、各類報(bào)表等由文書人員負(fù)責(zé)收集。3、會(huì)議文件、辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄由辦公室主任負(fù)責(zé)收集。收集工作的方法1、通過(guò)公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，不論收發(fā)文均由664、工作會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)由承辦部門負(fù)責(zé)人、外出開會(huì)人負(fù)責(zé)收集。5、各科室行使職能過(guò)程中形成的文件由科室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集。6、注意收集工作變動(dòng)人員手中散存的文件材料。4、工作會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)由承辦部門負(fù)責(zé)人、外出開會(huì)人負(fù)責(zé)收集。5、67收集工作的誤區(qū)政工科成立小文書檔案室

國(guó)家檔案局8號(hào)令規(guī)定：（參見教材P35）（1）職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料

永久

（2）人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料

永久

（3）職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根

永久

結(jié)論：凡不屬于專業(yè)人事檔案（十大類）的文件材料全部應(yīng)歸檔文書檔案。政工科為工作方便只能留存復(fù)印件。收集工作的誤區(qū)政工科成立小文書檔案室國(guó)家檔案局868電子公文不需要?dú)w檔《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條（教材P97）要求，“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。”

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》7.5.2.2歸檔（教材P102）中要求，“把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存?！苯Y(jié)論：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的具有永久和30年保管價(jià)值的文件，應(yīng)用彩色打印機(jī)輸出歸檔，有紅頭紅章確保文件的有效性。電子公文不需要?dú)w檔《電子公文歸檔管理暫行辦法》第69作業(yè)一：

文書檔案的收集范圍以本單位《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》為準(zhǔn)。根據(jù)省檔案局要求，企事業(yè)單位要編制《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，于2012年10月年檢年審時(shí)，一并報(bào)市檔案局業(yè)務(wù)科審批。參考：國(guó)家檔案局8號(hào)令（教材P31），邵陽(yáng)市檔案局《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》（邵陽(yáng)檔案信息網(wǎng)），本行業(yè)、系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)。作業(yè)一：文書檔案的收集范圍以本單位《文件材料歸檔70二、劃分保管期限二、劃分保管期限71作業(yè)二：完成檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)文書立卷操作模塊。星期四的課上公布正確答案。作業(yè)二：完成檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)文書立卷操作模塊。72文書檔案保管期限的劃分

1、本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

2、本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；重大會(huì)議如全市檔案工作會(huì)議材料、局務(wù)會(huì)、局黨組會(huì)、黨代會(huì)、職代會(huì)、學(xué)會(huì)年會(huì)等。重大活動(dòng)如邵陽(yáng)市城區(qū)規(guī)模民營(yíng)企業(yè)建檔經(jīng)驗(yàn)交流現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、相約蘭臺(tái)演講比賽等。一、永久保管的文書檔案（教材P31第七條）

如邵陽(yáng)市名人檔案管理辦法、邵陽(yáng)市家庭檔案管理辦法。文書檔案保管期限的劃分1、本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性733、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

如業(yè)務(wù)科對(duì)有關(guān)單位省特級(jí)評(píng)估材料、檔案工作十佳評(píng)選材料、法規(guī)科辦理的檔案執(zhí)法案件材料、檔案館接收檔案材料、企事業(yè)單位產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置材料等。4、本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合性統(tǒng)計(jì)材料；

重要問(wèn)題一般指機(jī)構(gòu)編制、人事、基建、審計(jì)等。報(bào)告和總結(jié)主要是指全年工作報(bào)告、總結(jié)及重要的專題性報(bào)告，如檔案館建設(shè)報(bào)告。綜合性統(tǒng)計(jì)材料指業(yè)務(wù)年報(bào)、政工年報(bào)、財(cái)務(wù)年報(bào)。5、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；3、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；如業(yè)746、本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證文件材料；7、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

重要的合同協(xié)議主要指房產(chǎn)、地產(chǎn)、基建、重大設(shè)備采購(gòu)、重大經(jīng)營(yíng)合作，長(zhǎng)期勞動(dòng)合同等。資產(chǎn)登記也主要指房地產(chǎn)證。

主要指業(yè)務(wù)主管上級(jí)制定的業(yè)務(wù)法規(guī)、方針性文件材料。當(dāng)然也有市委辦、市政府辦或市政府印發(fā)的如現(xiàn)行文件報(bào)送辦法、表彰通報(bào)、民生檔案建設(shè)年通知、邵陽(yáng)市檔案管理辦法等。6、本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證758、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示，本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；9、本單位出版物；10、重大政治學(xué)習(xí)活動(dòng)材料；

志、政策法規(guī)匯編、年鑒、大事記、組織沿革等保先教育材料，科發(fā)觀材料另有：8、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示，本機(jī)關(guān)的7612、縣處級(jí)（含縣處級(jí)）以上單位表彰文件；警告以上人事處分、警告以上行政處罰；信訪案件有領(lǐng)導(dǎo)批示處理的。13、行業(yè)年度目標(biāo)管理、重要的規(guī)章制度或改革方案等材料。

11、勞動(dòng)工資材料，職稱認(rèn)定材料、黨團(tuán)員組織關(guān)系介紹信、行政關(guān)系介紹信、黨員名冊(cè)、干部職工名冊(cè)、１２月份工資表；12、縣處級(jí)（含縣處級(jí)）以上單位表彰文件；警告以上人事處分、77劃分保管期限永久的原則以我為主以人為本（第11、12條）以法為重（第1、7、12條）以產(chǎn)為久（第6條）劃分保管期限永久的原則以我為主78二、定期(３０年和１０年)保管的文書檔案（教材P32第八條）１、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；2、本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；如干部考察材料為３０年。機(jī)關(guān)年度考評(píng)（評(píng)優(yōu)秀、評(píng)稱職）材料為３０年。如業(yè)務(wù)科年檢年審?fù)ㄖ?０年、一般性檔案室上等級(jí)評(píng)估材料３０年。二、定期(３０年和１０年)保管的文書檔案（教材P32第八條）793、本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；一是看會(huì)議牽頭組織單位，是科室為主的一般為３０年，如召開首批民生檔案責(zé)任單位檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)材料。二是看重要的會(huì)議次要文件材料，如全市性檔案工作會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、典型發(fā)言等。同樣有關(guān)活動(dòng)也看是全局性重大活動(dòng)的次要文件材料為３０年，科室上門指導(dǎo)的方案為１０年。3、本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；80４、本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件；５、本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；６、同級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題與本機(jī)關(guān)來(lái)往的請(qǐng)示、批復(fù)文件材料；10年如保密、安全保衛(wèi)、接待工作等文件可定為３０年或１０年。如科室年度計(jì)劃、總結(jié)１０年，月季報(bào)表１０年。民營(yíng)企業(yè)檔案工作情況匯報(bào)材料３０年。４、本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件；５、本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示81７、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；如省檔案局關(guān)于２０１０年重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理登記工作的通知，１０年。（業(yè)務(wù)上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料保管期限２種，一是永久，二是１０年）８、上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要執(zhí)行的文件材料；１０年，如關(guān)于工資、職稱、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢等方針政策文件。９、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等。一般為１０年。特別重要的專題報(bào)告為３０年。７、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；82三、整理工作參見教材P36.三、整理工作參見教材P36.83一、有關(guān)定義（一）歸檔文件

立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。（二）歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。一、有關(guān)定義（一）歸檔文件立檔單位在其職能84二、整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。二、整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有85（一）裝訂（二）分類（三）排列（四）編號(hào)（五）編目（六）裝盒三、整理方法（一）裝訂三、整理方法86歸檔文件應(yīng)按件裝訂。注意“件”的定義（教材P36）。（一）裝訂永久、30年保管的檔案去金屬物，可采用膠水粘、三孔一線裝訂法。10年保管的檔案簡(jiǎn)易整理，可維持原狀。歸檔文件應(yīng)按件裝訂。（一）裝訂永久、30年保管的檔案87文書檔案收集分類及整理講解2課件88文書檔案收集分類及整理講解2課件89（二）分類（1）問(wèn)題分類法

問(wèn)題分類法就是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)全宗內(nèi)檔案文件劃分類別。根據(jù)省局要求，采用問(wèn)題分類法整理的，將問(wèn)題固定為“黨群類”、“行政類”、“業(yè)務(wù)類”。如單位檔案實(shí)在不多，可將問(wèn)題固定為“綜合類”、“行政類”兩類。（二）分類（1）問(wèn)題分類法問(wèn)題分類法就是按照文件90適用于：檔案不多的市直單位；或?qū)儆谂R時(shí)機(jī)構(gòu)，不穩(wěn)定變動(dòng)較大；或者單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)較復(fù)雜，不適合按組織機(jī)構(gòu)分類；或者行業(yè)或上級(jí)部門有明確要求。在今年的年檢年審中將按照新分類方法的要求進(jìn)行檢查。適用于：檔案不多的市直單位；或?qū)儆谂R時(shí)機(jī)構(gòu)，不穩(wěn)91機(jī)構(gòu)分類法，即根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦科室（部門）對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。原則上一個(gè)科室（部門）設(shè)置一個(gè)類，科室（部門）名稱就是類名。采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)，不能同時(shí)采用問(wèn)題分類法。適用于檔案較多的大單位，或本系統(tǒng)有明確要求的省管單位。（2）機(jī)構(gòu)分類法機(jī)構(gòu)分類法，即根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承92

由業(yè)務(wù)部門起草，以本機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的，如果文件內(nèi)容屬該業(yè)務(wù)部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的該業(yè)務(wù)部門類，否則歸入發(fā)文機(jī)構(gòu)的辦公室類。由幾個(gè)處室共同承辦處理的文件一般歸入主辦機(jī)構(gòu)。

采用何種分類方法，首先要遵循本系統(tǒng)、上級(jí)部門的要求，以保持統(tǒng)一性。如本系統(tǒng)、上級(jí)部門無(wú)明確的要求，則根據(jù)本單位實(shí)際情況、查找需求來(lái)進(jìn)行選擇分類方法。注意！由業(yè)務(wù)部門起草，以本機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的，如果93（三）排列盒內(nèi)文件排列：各年度的各機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類的文件，按照上級(jí)—本級(jí)—下級(jí)的順序進(jìn)行排列。像會(huì)議材料這種成套性的檔案集中排列。（三）排列盒內(nèi)文件排列：各年度的各機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類94（四）編號(hào)（1）對(duì)歸檔文件按照分類方案和排列方法進(jìn)行編號(hào)。每年度的每個(gè)問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）下的件號(hào)從“1”開始流水編號(hào)。（四）編號(hào)（1）對(duì)歸檔文件按照分類方案和排列方法進(jìn)行95例1：

2011年“辦公室”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。2011年“財(cái)務(wù)科”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。其余科室同上。例1：2011年“辦公室”排列在第一份的96例2：

2011年“黨群類”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。2011年“行政類”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。2011年“業(yè)務(wù)類”排列在第一份的上級(jí)文件，件號(hào)編制為“1”。

例2：2011年“黨群類”排列在第一份的上級(jí)文件97（2）蓋歸檔章參見教材P38。歸檔章一般應(yīng)蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置。歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡。（2）蓋歸檔章參見教材P38。歸檔章一般應(yīng)蓋在歸98例：為歸檔文件材料《局務(wù)會(huì)議記錄：傳達(dá)全省檔案工作會(huì)議精神》填寫歸檔章內(nèi)容。設(shè)定此歸檔文件分類法：?jiǎn)栴}分類法，件號(hào)：9。市檔案局全宗號(hào)：22，責(zé)任者：邵陽(yáng)市檔案局，日期：2008年3月10日。2220089行政類永久例：為歸檔文件材料《局務(wù)會(huì)議記錄：傳達(dá)全省檔案工作會(huì)議精神》99會(huì)議記錄中，一次會(huì)議作為一件對(duì)待，每次會(huì)議都要蓋一個(gè)歸檔章。注意！會(huì)議記錄中，一次會(huì)議作為一件對(duì)待，每次會(huì)議都要蓋一100（五）編目（1）歸檔文件目錄參見教材P153。永久、30年要求要打印一式五份，一份