論壇活動流程整理2014.03.14論壇活動流程整理2014.03.141序目一、論壇活動流程框架二、前期準(zhǔn)備三、活動執(zhí)行四、后續(xù)跟進(jìn)序目一、論壇活動流程框架2一、論壇活動流程框架活動整體前期準(zhǔn)備前期調(diào)研方案策劃媒體宣傳前期預(yù)熱嘉賓邀約場地準(zhǔn)備接待準(zhǔn)備活動執(zhí)行VIP邀請媒體邀請演講、對話新聞發(fā)布、酒會照片留存影像留存后續(xù)延續(xù)媒體剪報匯總總結(jié)報告一、論壇活動流程框架前期調(diào)研媒體宣傳前期預(yù)熱嘉賓邀約場地準(zhǔn)備3擬定時間結(jié)點(diǎn)前期啟動傳播預(yù)熱活動進(jìn)行總結(jié)后續(xù)延續(xù)4月10日4月20日5月10-12日5月20日擬定時間結(jié)點(diǎn)：擬定時間結(jié)點(diǎn)前期啟動傳播預(yù)熱活動進(jìn)行總結(jié)后續(xù)延續(xù)4月10日44二、前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備階段的工作分為前期調(diào)研，方案策劃，前期預(yù)熱，嘉賓邀約，場地布置，接待工作。一般提前30天。前期準(zhǔn)備前期調(diào)研方案策劃前期預(yù)熱嘉賓邀約場地布置接待工作二、前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備階段的工作分為前期調(diào)研，方案策劃，前期預(yù)5前期準(zhǔn)備——前期調(diào)研前期調(diào)研可行性報告前期調(diào)研：通過全面調(diào)研，完成活動可行性報告。前期準(zhǔn)備——前期調(diào)研前期調(diào)研可行性報告前期調(diào)研：通過全面調(diào)研6前期準(zhǔn)備——方案策劃方案策劃活動策劃書活動執(zhí)行方案VI設(shè)計新聞稿、發(fā)言稿撰寫方案策劃：根據(jù)調(diào)研結(jié)果和可行性報告完成活動策劃書、活動執(zhí)行方案、VI設(shè)計、新聞稿發(fā)言稿撰寫。前期準(zhǔn)備——方案策劃方案策劃活動策劃書活動執(zhí)行VI設(shè)計新聞稿7前期準(zhǔn)備——前期預(yù)熱前期預(yù)熱邀請媒體報道制作活動官方網(wǎng)站硬廣推廣依附各門戶網(wǎng)站宣傳前期預(yù)熱：通過媒體、網(wǎng)絡(luò)、廣告等渠道線上線下結(jié)合對活動進(jìn)行宣傳預(yù)熱，引起廣泛關(guān)注。前期準(zhǔn)備——前期預(yù)熱前期預(yù)熱邀請媒體報道制作活動硬廣推廣依附8前期準(zhǔn)備——嘉賓邀約嘉賓邀約：參會嘉賓主要是受邀請的企業(yè)代表和特邀領(lǐng)導(dǎo)、媒體記者。1、組織公關(guān)人員，向企業(yè)代表和媒體發(fā)送請柬。2、確定到會人員數(shù)量，如未達(dá)到預(yù)期數(shù)量，啟用備用客戶邀約。嘉賓邀約發(fā)送請柬統(tǒng)計到會人數(shù)制定行程及安排接待人員媒體邀約前期準(zhǔn)備——嘉賓邀約嘉賓邀約：參會嘉賓主要是受邀請的企業(yè)代表9前期準(zhǔn)備——場地布置場地布置：1、嘉賓下榻酒店2、新聞發(fā)布會場地3、論壇會議中心4、酒宴宴會廳場地準(zhǔn)備嘉賓下榻酒店新聞發(fā)布會場地會議中心宴會廳前期準(zhǔn)備——場地布置場地布置：場地準(zhǔn)備嘉賓下榻酒店新聞發(fā)布會10現(xiàn)場布置

（草擬，具體安排見活動執(zhí)行方案）活動背景板、嘉賓簡介展板、以橫幅、海報、鮮花、綬帶、氣球、音樂等烘托熱烈、隆重、喜慶氣氛。會場內(nèi)布置1.彩虹門（2座，會場正門口前，18米跨度）2.100米紅地毯由會場內(nèi)延伸至?xí)鐾?8米跨度彩虹門前3.大型噴繪背景（XXXX論壇新聞發(fā)布會字樣）4.鮮花（彩虹門周圍，數(shù)量60盆）5.禮儀小姐（20人左右）6.迎賓樂隊（30人左右，位于會場門口）7會場門前兩旁布置彩旗50面，懸掛紅色橫幅6條8升空氣球（8個，懸掛致賀豎幅）9.橫幅（懸掛于新聞發(fā)布會現(xiàn)場正門）現(xiàn)場布置

11現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置：（草擬，具體安排見活動執(zhí)行方案）主席臺：A.小型演講臺（1個，位于主席臺上左側(cè)，放置座式麥克風(fēng)，裝飾大束鮮花）B.主席臺（擺放臺花，手帕，餐巾紙，礦泉水）臺前裝飾鮮花60盆2.嘉賓席（正對主席臺的第一排，座位上擺放嘉賓姓名座牌、礦泉水）3.記者席（正對主席臺第2排至3排）4.會場兩側(cè)A.易拉寶或海報每側(cè)各6幅B.攝影機(jī)（正對主席臺）5.現(xiàn)場展示（宣傳資料）現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置：（草擬，具體安排見活動執(zhí)行方案）12前期準(zhǔn)備——接待工作接待工作會前培訓(xùn)全程陪同會務(wù)資料客車車隊到會禮品接待工作

1、接待人員和業(yè)務(wù)人員會前培訓(xùn)。接待人員包括機(jī)場、車站的接待、報到酒店接待、論壇現(xiàn)場接待和酒宴接待。業(yè)務(wù)人員主要負(fù)責(zé)會議中業(yè)務(wù)解答、主要客戶的全程陪同。2、會務(wù)資料準(zhǔn)備。包括宣傳資料、會務(wù)現(xiàn)場布置宣傳資料、本次活動安排行程、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、歡迎橫幅綬帶等。3、客車車隊。根據(jù)到會的實(shí)際人數(shù)和實(shí)際需要確定客車數(shù)量，確定行程路線、時間安排等。要求專人負(fù)責(zé)。4、到會禮品：當(dāng)?shù)赝撂禺a(chǎn)等。前期準(zhǔn)備——接待工作接待工作會前培訓(xùn)全程陪同會務(wù)資料客車車隊13三、活動執(zhí)行——活動流程

（一）活動流程（草擬，具體流程可見活動執(zhí)行方案）對話題目：對話時間：上午10：30——12：00論壇主持：XXX時間安排：09：00保安人員全部指定地點(diǎn)分布到位，保安人員做到以下五點(diǎn)：1.及時規(guī)勸清理無關(guān)閑散人員退場，確保場地安然有序。2.引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、記者、有關(guān)人員車輛擺放和車輛安全。3.提高警惕，加強(qiáng)巡視，化解現(xiàn)場矛盾，嚴(yán)防突發(fā)事發(fā)生。4.確保領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、記者有關(guān)人員入場前迎接及活動后退場護(hù)送安全保衛(wèi)工作。5.嚴(yán)格履行本次活動安全保衛(wèi)職責(zé)，確保本次活動安全。09：30禮儀小姐到位，做好迎賓準(zhǔn)備09：40貴賓于前排就座09：45主持人到場09：45嘉賓簽到09：50領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓到達(dá)會場10：00論壇開始，主持人對嘉賓進(jìn)行介紹10：00主題演講主講內(nèi)容：主講嘉賓：主講內(nèi)容：主講嘉賓：

11：30觀眾提問，嘉賓現(xiàn)場解答12：00主持人宣布論壇上部分結(jié)束三、活動執(zhí)行——活動流程14三、活動執(zhí)行——活動流程12:00-14:00中餐午休14:00主持人宣布論壇下半場開始，貴賓于前排就座14：10主題演講主講內(nèi)容：主講嘉賓：主講內(nèi)容：主講嘉賓：

15：30嘉賓現(xiàn)場討論17：30主持人宣布論壇結(jié)束18:00晚宴

、酒會酒會結(jié)束后，主辦方安排車輛送嘉賓回酒店休息。第二天，安排嘉賓返程。三、活動執(zhí)行——活動流程12:00-14:00中餐午休15四、后續(xù)跟進(jìn)后續(xù)跟進(jìn)官方總結(jié)總結(jié)活動成果為來賓提供活動總結(jié)紀(jì)念后續(xù)服務(wù)對簽約或有意向簽約項目持續(xù)跟蹤服務(wù)媒體宣傳傳播活動成果1、官方總結(jié)活動成果；2、為與會嘉賓提供活動總結(jié)紀(jì)念；3、為簽約或有意向簽約項目持續(xù)跟蹤服務(wù)；4、媒體宣傳傳播活動成果。后續(xù)跟進(jìn)作為一個活動的總結(jié)環(huán)節(jié)，是活動中不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)。一般在活動結(jié)束當(dāng)天，會做一個新聞通稿，在之后一個月之內(nèi)，做專題報道，傳播活動成果。四、后續(xù)跟進(jìn)后續(xù)跟進(jìn)官方總結(jié)總結(jié)活動為來賓提供活動總結(jié)紀(jì)念后16謝謝謝謝17論壇活動流程整理2014.03.14論壇活動流程整理2014.03.1418序目一、論壇活動流程框架二、前期準(zhǔn)備三、活動執(zhí)行四、后續(xù)跟進(jìn)序目一、論壇活動流程框架19一、論壇活動流程框架活動整體前期準(zhǔn)備前期調(diào)研方案策劃媒體宣傳前期預(yù)熱嘉賓邀約場地準(zhǔn)備接待準(zhǔn)備活動執(zhí)行VIP邀請媒體邀請演講、對話新聞發(fā)布、酒會照片留存影像留存后續(xù)延續(xù)媒體剪報匯總總結(jié)報告一、論壇活動流程框架前期調(diào)研媒體宣傳前期預(yù)熱嘉賓邀約場地準(zhǔn)備20擬定時間結(jié)點(diǎn)前期啟動傳播預(yù)熱活動進(jìn)行總結(jié)后續(xù)延續(xù)4月10日4月20日5月10-12日5月20日擬定時間結(jié)點(diǎn)：擬定時間結(jié)點(diǎn)前期啟動傳播預(yù)熱活動進(jìn)行總結(jié)后續(xù)延續(xù)4月10日421二、前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備階段的工作分為前期調(diào)研，方案策劃，前期預(yù)熱，嘉賓邀約，場地布置，接待工作。一般提前30天。前期準(zhǔn)備前期調(diào)研方案策劃前期預(yù)熱嘉賓邀約場地布置接待工作二、前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備階段的工作分為前期調(diào)研，方案策劃，前期預(yù)22前期準(zhǔn)備——前期調(diào)研前期調(diào)研可行性報告前期調(diào)研：通過全面調(diào)研，完成活動可行性報告。前期準(zhǔn)備——前期調(diào)研前期調(diào)研可行性報告前期調(diào)研：通過全面調(diào)研23前期準(zhǔn)備——方案策劃方案策劃活動策劃書活動執(zhí)行方案VI設(shè)計新聞稿、發(fā)言稿撰寫方案策劃：根據(jù)調(diào)研結(jié)果和可行性報告完成活動策劃書、活動執(zhí)行方案、VI設(shè)計、新聞稿發(fā)言稿撰寫。前期準(zhǔn)備——方案策劃方案策劃活動策劃書活動執(zhí)行VI設(shè)計新聞稿24前期準(zhǔn)備——前期預(yù)熱前期預(yù)熱邀請媒體報道制作活動官方網(wǎng)站硬廣推廣依附各門戶網(wǎng)站宣傳前期預(yù)熱：通過媒體、網(wǎng)絡(luò)、廣告等渠道線上線下結(jié)合對活動進(jìn)行宣傳預(yù)熱，引起廣泛關(guān)注。前期準(zhǔn)備——前期預(yù)熱前期預(yù)熱邀請媒體報道制作活動硬廣推廣依附25前期準(zhǔn)備——嘉賓邀約嘉賓邀約：參會嘉賓主要是受邀請的企業(yè)代表和特邀領(lǐng)導(dǎo)、媒體記者。1、組織公關(guān)人員，向企業(yè)代表和媒體發(fā)送請柬。2、確定到會人員數(shù)量，如未達(dá)到預(yù)期數(shù)量，啟用備用客戶邀約。嘉賓邀約發(fā)送請柬統(tǒng)計到會人數(shù)制定行程及安排接待人員媒體邀約前期準(zhǔn)備——嘉賓邀約嘉賓邀約：參會嘉賓主要是受邀請的企業(yè)代表26前期準(zhǔn)備——場地布置場地布置：1、嘉賓下榻酒店2、新聞發(fā)布會場地3、論壇會議中心4、酒宴宴會廳場地準(zhǔn)備嘉賓下榻酒店新聞發(fā)布會場地會議中心宴會廳前期準(zhǔn)備——場地布置場地布置：場地準(zhǔn)備嘉賓下榻酒店新聞發(fā)布會27現(xiàn)場布置

（草擬，具體安排見活動執(zhí)行方案）活動背景板、嘉賓簡介展板、以橫幅、海報、鮮花、綬帶、氣球、音樂等烘托熱烈、隆重、喜慶氣氛。會場內(nèi)布置1.彩虹門（2座，會場正門口前，18米跨度）2.100米紅地毯由會場內(nèi)延伸至?xí)鐾?8米跨度彩虹門前3.大型噴繪背景（XXXX論壇新聞發(fā)布會字樣）4.鮮花（彩虹門周圍，數(shù)量60盆）5.禮儀小姐（20人左右）6.迎賓樂隊（30人左右，位于會場門口）7會場門前兩旁布置彩旗50面，懸掛紅色橫幅6條8升空氣球（8個，懸掛致賀豎幅）9.橫幅（懸掛于新聞發(fā)布會現(xiàn)場正門）現(xiàn)場布置

28現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置：（草擬，具體安排見活動執(zhí)行方案）主席臺：A.小型演講臺（1個，位于主席臺上左側(cè)，放置座式麥克風(fēng)，裝飾大束鮮花）B.主席臺（擺放臺花，手帕，餐巾紙，礦泉水）臺前裝飾鮮花60盆2.嘉賓席（正對主席臺的第一排，座位上擺放嘉賓姓名座牌、礦泉水）3.記者席（正對主席臺第2排至3排）4.會場兩側(cè)A.易拉寶或海報每側(cè)各6幅B.攝影機(jī)（正對主席臺）5.現(xiàn)場展示（宣傳資料）現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置：（草擬，具體安排見活動執(zhí)行方案）29前期準(zhǔn)備——接待工作接待工作會前培訓(xùn)全程陪同會務(wù)資料客車車隊到會禮品接待工作

1、接待人員和業(yè)務(wù)人員會前培訓(xùn)。接待人員包括機(jī)場、車站的接待、報到酒店接待、論壇現(xiàn)場接待和酒宴接待。業(yè)務(wù)人員主要負(fù)責(zé)會議中業(yè)務(wù)解答、主要客戶的全程陪同。2、會務(wù)資料準(zhǔn)備。包括宣傳資料、會務(wù)現(xiàn)場布置宣傳資料、本次活動安排行程、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、歡迎橫幅綬帶等。3、客車車隊。根據(jù)到會的實(shí)際人數(shù)和實(shí)際需要確定客車數(shù)量，確定行程路線、時間安排等。要求專人負(fù)責(zé)。4、到會禮品：當(dāng)?shù)赝撂禺a(chǎn)等。前期準(zhǔn)備——接待工作接待工作會前培訓(xùn)全程陪同會務(wù)資料客車車隊30三、活動執(zhí)行——活動流程

（一）活動流程（草擬，具體流程可見活動執(zhí)行方案）對話題目：對話時間：上午10：30——12：00論壇主持：XXX時間安排：09：00保安人員全部指定地點(diǎn)分布到位，保安人員做到以下五點(diǎn)：1.及時規(guī)勸清理無關(guān)閑散人員退場，確保場地安然有序。2.引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、記者、有關(guān)人員車輛擺放和車輛安全。3.提高警惕，加強(qiáng)巡視，化解現(xiàn)場矛盾，嚴(yán)防突發(fā)事發(fā)生。4.確保領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、記者有關(guān)人員入場前迎接及活動后退場護(hù)送安全保衛(wèi)工作。5.嚴(yán)格履行本次活動安全保衛(wèi)職責(zé)，確保本次活動安全。09：30禮儀小姐到位，做好迎賓準(zhǔn)備09：40貴賓于前排就座09：45主持人到場09：45嘉賓簽到09：50領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓到達(dá)會場10