.PAGE.>用戶手冊(cè)TOC\o"1-3"\h\z1檔案組卷及移交1電子目錄報(bào)送及匯總112檔案接收4檔案著錄5編目打印10移交登記12綜合查詢13數(shù)據(jù)備份及復(fù)原1314數(shù)據(jù)導(dǎo)出15數(shù)據(jù)整理與合并161818..>入門本節(jié)主要簡(jiǎn)單闡述如何使用本系統(tǒng)完成一個(gè)建立工程的檔案組卷以及目錄報(bào)送工作。首先，使用HYPERLINK用戶管理為自己添加一個(gè)用戶。然后，插入U(xiǎn)SB加密鎖，稍待片刻啟動(dòng)HYPERLINK電子報(bào)送系統(tǒng)。用剛剛添加的用戶名和密碼登錄。登錄時(shí)請(qǐng)選擇您是建立單位或者是施工單位等其他類型的單位。第一次使用本系統(tǒng)的話會(huì)要求你輸入建立工程名稱。如果您是建立單位的話，通過(guò)檔案管理模塊中的HYPERLINK檔案著錄功能，在HYPERLINK工程級(jí)著錄中輸入工程概況表信息；然后啟動(dòng)HYPERLINK案卷級(jí)著錄，錄入此工程的所有案卷的信息，包括案卷內(nèi)容、編制單位、編制時(shí)間等等；然后啟動(dòng)HYPERLINK文件級(jí)著錄，輸入指定案卷的文件級(jí)信息，包括文件題名、責(zé)任者、圖文號(hào)、編制時(shí)間等等。如果您是其他類型的單位，則你僅需要進(jìn)展HYPERLINK案卷級(jí)著錄和HYPERLINK文件級(jí)著錄。在所有工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)信息輸入完畢之后，在移交上級(jí)單位或者檔案館之前，進(jìn)展HYPERLINK移交登記，然后在HYPERLINK編目打印功能中將移交書、移交目錄封面、工程概況表、案卷目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄打印出來(lái)進(jìn)展移交。如果建立單位想把電子目錄報(bào)送檔案館，則登錄HYPERLINK數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后，通過(guò)HYPERLINK數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，可以將該工程的工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)信息導(dǎo)出為指定文件，然后將導(dǎo)出的文件用磁盤或者光盤報(bào)送便可。施工單位也可以參照上述方式向建立單位報(bào)送電子目錄。如果建立單位希望直接把施工單位整理好的電子目錄與自己的目錄匯總，以減少整理的工作量，則在接收了施工單位報(bào)送的電子目錄之后，請(qǐng)?jiān)贖YPERLINK電子報(bào)送系統(tǒng)中進(jìn)展HYPERLINK檔案接收；然后通過(guò)HYPERLINK數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的HYPERLINK數(shù)據(jù)整理功能對(duì)匯總的目錄的案卷級(jí)、文件級(jí)信息進(jìn)展檢查，甚至可以試打案卷目錄、卷內(nèi)目錄等；在確認(rèn)匯總后的目錄沒有問題之后，直接修改卷號(hào)并HYPERLINK合并到本單位數(shù)據(jù)庫(kù)中。用戶管理用戶管理功能主要是用來(lái)添加，刪除用戶以及修改用戶信息的。啟動(dòng)用戶管理程序后，必須先用超級(jí)管理員身份登錄，如以下圖超級(jí)管理員用戶名，密碼。登錄成功進(jìn)入如下界面進(jìn)展用戶管理超級(jí)管理員的用戶名及帳號(hào)不允許修改。除超級(jí)管理員外，所有用戶的姓名、密碼、、所在部門都必須輸入。電子報(bào)送系統(tǒng)電子報(bào)送系統(tǒng)是根據(jù)"廣州市城市建立檔案分類大綱"及"廣州市建立工程檔案編制指南"設(shè)計(jì)開發(fā)的專門的檔案管理軟件。插入U(xiǎn)SB加密鎖后，啟動(dòng)系統(tǒng)。首先要登錄登錄的用戶名和密碼是您在"用戶管理〞中設(shè)定的帳號(hào)和密碼。登錄成功后進(jìn)入電子報(bào)送系統(tǒng)。如果您是第一次使用本系統(tǒng)，則要求輸入工程名稱并選擇工程類型，如以下圖：如果您已經(jīng)輸入過(guò)工程名稱，則進(jìn)入如下界面：電子報(bào)送系統(tǒng)主要包括檔案管理、輔助管理、系統(tǒng)設(shè)置、工具、數(shù)據(jù)管理、幫助幾大模塊檔案管理模塊包括檔案接收、檔案著錄、編目打印、檔案利用、檔案移交、綜合查詢功能。輔助管理模塊主要包括標(biāo)準(zhǔn)管理、去除自動(dòng)完成記錄以及是否使用案卷內(nèi)容、卷內(nèi)文件、分部工程標(biāo)準(zhǔn)輔助著錄等功能。標(biāo)準(zhǔn)管理可以查看、編輯檔案分類、案卷內(nèi)容題名、卷內(nèi)文件題名等標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)都可以指定是否使用。本系統(tǒng)的大多數(shù)輸入框都具有自動(dòng)完成功能，可以將用戶輸入過(guò)的文字保存，在用戶下次輸入時(shí)根據(jù)輸入信息進(jìn)展提示〔詳見"五、附加說(shuō)明〞〕。去除自動(dòng)完成記錄功能就是將用戶在使用過(guò)程中遺留的文字記錄全部去除，使得系統(tǒng)運(yùn)行更快。系統(tǒng)設(shè)置功能可以注銷當(dāng)前用戶用其他用戶重新登錄，也可以通過(guò)"用戶資料管理〞修改當(dāng)前用戶的密碼。為了保護(hù)用戶的工作，本系統(tǒng)還提供了備份數(shù)據(jù)庫(kù)和復(fù)原數(shù)據(jù)庫(kù)的手段，但是，只有超級(jí)管理員〔sysAdmin〕才能進(jìn)展復(fù)原數(shù)據(jù)庫(kù)操作。此外，超級(jí)管理員還可以定期進(jìn)展壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)操作，以提高運(yùn)行效率、減少存儲(chǔ)空間占用。點(diǎn)此處選擇文件路徑點(diǎn)此處選擇文件路徑當(dāng)施工單位將檔案整理完畢移交建立單位時(shí)。建立單位應(yīng)該做好接收登記。并將對(duì)方移交的數(shù)據(jù)庫(kù)文件的存放位置添入"電子文件目錄〞項(xiàng)。建立單位通過(guò)此系統(tǒng)查看及編輯其檔案管理網(wǎng)絡(luò)中的相關(guān)單位及檔案員。檔案著錄可以著錄建筑工程、市政工程和管線工程三類型檔案，根據(jù)你第一次使用本系統(tǒng)選擇的工程類型進(jìn)入不同界面。每個(gè)類型的工程又都包括工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)三級(jí)著錄，根據(jù)登錄時(shí)選擇的單位類型進(jìn)入不同的著錄內(nèi)容。工程級(jí)著錄僅建立單位需要進(jìn)展工程級(jí)著錄。點(diǎn)擊"工程級(jí)〞按鈕后，則出現(xiàn)圖3.11界面著錄該工程的詳細(xì)信息。點(diǎn)擊進(jìn)入案卷級(jí)著錄點(diǎn)擊使用通用概況表點(diǎn)擊進(jìn)入案卷級(jí)著錄點(diǎn)擊使用通用概況表圖3.11為建筑工程工程級(jí)著錄表單。該表單參照"建筑工程工程概況表〞設(shè)計(jì)〔市政工程、管線工程的工程級(jí)著錄表單參照"市政工程工程概況表〞及"管線工程工程概況表〞，操作大同小異，不一一介紹。如果你覺得難以參照此三項(xiàng)概況表的話，可以點(diǎn)擊"通用概況表〞使用通用概況表著錄，如圖3.12〕。如果您一次輸入的專業(yè)特征超過(guò)三個(gè)單項(xiàng)工程，則在輸入三個(gè)后按"保存〞，然后按"刷新〞，則"添加更多〞按鈕可用，此時(shí)你可按"添加更多〞繼續(xù)輸入新的單項(xiàng)工程；選中單項(xiàng)工程名稱前的復(fù)選框，按"刪除單項(xiàng)工程〞可以刪除選中的單項(xiàng)工程。所有信息輸入完畢后。按"保存〞保存信息，按"取消〞不保存信息直接退出，按"關(guān)閉〞退出工程級(jí)著錄。按"案卷級(jí)著錄〞輸入此工程的案卷信息。案卷級(jí)著錄點(diǎn)擊"案卷級(jí)〞可進(jìn)展案卷級(jí)著錄。點(diǎn)擊將所有案卷的工程名稱更新為概況表中工程名稱點(diǎn)擊調(diào)整案卷順序點(diǎn)擊著錄文件級(jí)點(diǎn)擊將所有案卷的工程名稱更新為概況表中工程名稱點(diǎn)擊調(diào)整案卷順序點(diǎn)擊著錄文件級(jí)圖3.13左邊是案卷目錄預(yù)覽。"刷新目錄〞按鈕可以重新生成案卷目錄。鼠標(biāo)點(diǎn)擊有下劃線的卷號(hào)，則右邊顯示該案卷的詳細(xì)內(nèi)容。"添加案卷〞添加一新案卷；"重新著錄〞修改選中的案卷；"刪除案卷〞刪除選擇案卷。如果已經(jīng)選擇了"使用案卷內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)輔助〞，則鼠標(biāo)點(diǎn)擊"卷內(nèi)文件內(nèi)容〞錄入框或者光標(biāo)在此框時(shí)按鍵盤下箭頭均可顯示預(yù)設(shè)的案卷內(nèi)容〔標(biāo)題〕標(biāo)準(zhǔn)(預(yù)設(shè)值見"輔助管理〞菜單中的"標(biāo)準(zhǔn)管理〞)。點(diǎn)擊案卷目錄預(yù)覽上方的"同步工程名稱〞可將所有案卷的工程名稱更新為概況表中工程名稱。點(diǎn)擊案卷目錄預(yù)覽上方的"調(diào)整順序〞可在圖3.14界面中調(diào)整案卷順序。調(diào)整方法為選中相應(yīng)案卷后按"↑上移〞、"↓下移〞移動(dòng)到適宜位置，按"保存〞即可自動(dòng)調(diào)整卷號(hào)。文件級(jí)著錄點(diǎn)擊著錄備考表點(diǎn)擊著錄備考表在案卷級(jí)著錄界面點(diǎn)點(diǎn)擊"文件級(jí)著錄〞，所選案卷的卷內(nèi)文件著錄表單，界面如上圖。圖3.15的左邊為卷內(nèi)目錄預(yù)覽，操作類似圖3.13的案卷目錄預(yù)覽。右邊為文件級(jí)通用著錄單。"添加文件〞則在選中文件后一新文件，"重新著錄〞則修改選中文件，"插入文件"則在選中文件前插入一新文件。"刪除文件〞則刪除選中文件。如果已經(jīng)選擇了"使用卷內(nèi)文件標(biāo)準(zhǔn)輔助〞，鼠標(biāo)點(diǎn)擊"文件題名〞錄入框或者光標(biāo)在此框時(shí)按鍵盤下箭頭均可顯示預(yù)設(shè)的文件題名標(biāo)準(zhǔn)(預(yù)設(shè)值見"輔助管理〞菜單中的"標(biāo)準(zhǔn)管理〞)。如果*些文件需要打印序號(hào)的話，則選擇"此文件需要排序〞?！材J(rèn)為選定〕點(diǎn)擊"卷內(nèi)備考表著錄〞則翻開如圖3.16所示卷內(nèi)備考表著錄表單。文件材料、文字材料、圖樣材料頁(yè)數(shù)，照片張數(shù)都必須輸入。如果沒有請(qǐng)輸入"0〞。立卷人和審核人雖不打印，但仍需錄入備查。點(diǎn)擊"檔案移交書〞、"移交目錄封面〞、"工程概況表〞、"案卷目錄〞均出現(xiàn)類似圖3.22的界面。在此界面目檢索出符合條件的工程進(jìn)展打印。"檢索結(jié)果〞中顯示符合條件的結(jié)果，您覺得正確的話按"預(yù)覽〞或者"打印〞即可預(yù)覽或者打印。其中"檔案移交書〞、不打印出"經(jīng)手人〞和"負(fù)責(zé)人〞，需另行手簽。默認(rèn)檢索條件是"工程名稱〞"等于〞"****工程〔您在工程概況表中著錄的工程名稱〕〞。點(diǎn)擊"案卷封面〞、"卷內(nèi)備考表〞均出現(xiàn)類似圖3.18界面。操作類似圖3.17。其中"卷內(nèi)備考表〞不打印出"立卷人〞和"審核人〞，需另行手簽。點(diǎn)擊"卷內(nèi)目錄〞出現(xiàn)圖3.19界面。操作類似圖3.17。在移交之前，建議進(jìn)展移交登記。只有進(jìn)展移交登記并且輸入移交時(shí)間，才能打印移交書。"經(jīng)手人〞和"負(fù)責(zé)人〞雖不打印，但仍需錄入備查。"分類查詢〞界面如圖3.21。點(diǎn)擊查詢結(jié)果中的*一行，會(huì)出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的著錄界面讓您修改。輸入文件名輸入文件名為了保護(hù)用戶的工作，我們提供了數(shù)據(jù)庫(kù)備份手段，用戶選擇路徑，輸入文件名后，按"保存〞即可將數(shù)據(jù)庫(kù)備份到指定位置。使用超級(jí)管理員(sysAdmin)登錄的話，還可以壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)的操作。這樣可以提高運(yùn)行速度和增加磁盤空間。操作前會(huì)如圖3.32提示數(shù)據(jù)庫(kù)大小，操作完成會(huì)出現(xiàn)如圖3.33提示。超級(jí)管理員(sysAdmin)還可以進(jìn)展數(shù)據(jù)庫(kù)復(fù)原操作，可以將數(shù)據(jù)庫(kù)復(fù)原到用戶*個(gè)時(shí)期的備份文件的狀態(tài)。但是，復(fù)原后的數(shù)據(jù)完全被此備份文件中的數(shù)據(jù)覆蓋，此操作不能恢復(fù)，建議操作前一刻你對(duì)當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)展備份。數(shù)據(jù)管理建立單位、各施工單位可以用此功能將自己整理的檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出后移交上級(jí)單位或者將各下級(jí)施工單位整理好并移交給自己的檔案數(shù)據(jù)和自己數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)進(jìn)展匯總。點(diǎn)擊"數(shù)據(jù)導(dǎo)出〞出現(xiàn)圖4.2界面選擇要導(dǎo)出檔案的工程。輸入文件名選擇新路徑默認(rèn)路徑輸入文件名選擇新路徑默認(rèn)路徑導(dǎo)出的文件默認(rèn)路徑為系統(tǒng)安裝路徑下的DataBak文件夾下名為用戶登錄名＋拼音〔DAOCHU〕＋當(dāng)前日期的文件。如果你覺得此路徑不好記憶，可以選擇新路徑。導(dǎo)出完成后彈出消息框顯示導(dǎo)出的文件所在的位置。請(qǐng)記錄好此文件位置。此文件即為你向上級(jí)單位移交的電子目錄文件。將此文件拷進(jìn)軟盤或者刻錄進(jìn)光盤向上級(jí)單位移交即可，如建立單位向檔案館移交，施工單位向建立單位移交。在數(shù)據(jù)導(dǎo)出或者合并之前，您還可以通過(guò)"數(shù)據(jù)整理〞來(lái)檢查和編輯您所導(dǎo)出或匯總的數(shù)據(jù)文件中的*項(xiàng)工程的案卷級(jí)內(nèi)容和文件級(jí)內(nèi)容。在圖4.1中點(diǎn)擊"數(shù)據(jù)整理〞后，會(huì)要求您翻開哪個(gè)數(shù)據(jù)文件，如以下圖選擇了數(shù)據(jù)文件后，出現(xiàn)如下界面如圖4.5所示，您可以對(duì)數(shù)據(jù)文件中的工程的案卷級(jí)內(nèi)容和文件級(jí)內(nèi)容進(jìn)展檢查和編輯；如圖4.6所示，您也可以進(jìn)展打印預(yù)覽，以檢查最后效果。操作方式類似"檔案著錄〞的"案卷級(jí)〞著錄和"文件級(jí)〞著錄。請(qǐng)參照?qǐng)D3.13至圖3.16。點(diǎn)擊此處進(jìn)展智能化排序點(diǎn)擊此處進(jìn)展數(shù)據(jù)合并點(diǎn)擊此處進(jìn)展智能化排序點(diǎn)擊此處進(jìn)展數(shù)據(jù)合并經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)整理之后，如果您覺得數(shù)據(jù)質(zhì)量合格的話，您可以將卷號(hào)修改成適宜的卷號(hào)〔或者通過(guò)智能化排序自動(dòng)修改〕，選擇"合并〞將下級(jí)單位上報(bào)的數(shù)據(jù)文件中的案卷級(jí)和文件級(jí)數(shù)據(jù)合并到您單位電子報(bào)送系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。合并過(guò)程如以下圖，如卷號(hào)和本單位數(shù)據(jù)庫(kù)中案卷卷號(hào)重復(fù)，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)展提示并自動(dòng)忽略合并該重復(fù)卷。如何管理多個(gè)工程翻開工程管理.e*e，登錄成功之后，在工程管理窗口進(jìn)展多工程管理工程數(shù)量多時(shí)，可在此按工程