1、人事檔案管理制度（試行）第一條 目的科學(xué)、規(guī)范管理員工檔案，精確、完整的檔案資料為人力資源管理的高效運(yùn)作提供保障。第二條 范圍本管理制度所指人事檔案，是指在工作中形成的，有關(guān)員工本人的信息資料，非特殊說明包括紙質(zhì)與電子檔案。第三條 原則員工檔案是員工在企業(yè)成長的個(gè)人記錄，記錄著員工的工作背景、工作技能、薪酬情況、人事任免等重要機(jī)密內(nèi)容，新員工入職一周內(nèi)，應(yīng)為其建立個(gè)人檔案并妥善保管。第四條 內(nèi)容和分類（一）履歷、自傳材料。即應(yīng)聘登記表、職工卡片、員工信息登記表、個(gè)人簡歷等屬于個(gè)人經(jīng)歷或自傳性質(zhì)的原始材料；（二）學(xué)歷、職稱評聘材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)、結(jié)業(yè)成績表、專業(yè)技術(shù)職稱和評聘專業(yè)技

2、術(shù)職務(wù)、考績審批材料等（以復(fù)印件存檔為主）；（三）身份證或戶口薄復(fù)印件；（四）鑒定、自我鑒定、考核、考察、干部任免材料。即以鑒定為主要內(nèi)容的，能夠顯示員工表現(xiàn)情況的材料，如轉(zhuǎn)正申請及審批表，個(gè)人工作總結(jié)，作為任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料，正式發(fā)文的任免職通知，績效考評結(jié)果，述職材料，民主評議等綜合材料；（五）評定崗位技能、培訓(xùn)材料。即能夠證明專業(yè)技能水平、培訓(xùn)成績等的材料，如計(jì)算機(jī)等級證書、英語證書、參加培訓(xùn)所獲得的證書材料、證明材料等；（六）聘用及勞動協(xié)議、合同、工資、調(diào)動、退休、退職、保險(xiǎn)、福利待遇等材料。包括員工個(gè)人與公司簽訂的勞動合同，及能夠證明與公司存在事實(shí)勞動關(guān)系的證明材料，工

3、資調(diào)整、工作調(diào)動所產(chǎn)生的文件材料，離職移交表等相關(guān)材料；（七）政審及參加黨派材料，重要社會活動材料。包括個(gè)人政治歷史情況的調(diào)查報(bào)告，政審材料，入黨、入團(tuán)所填志愿書、轉(zhuǎn)正材料、退團(tuán)、退黨材料、參加重要社會活動的證明材料等；（八）獎勵(lì)及處分材料。包括先進(jìn)模范事跡、嘉獎、通報(bào)表揚(yáng)、獲獎紀(jì)錄的證明及各種榮譽(yù)證書；違法亂紀(jì)、違反公司規(guī)章制度等行為造成被處分的文件材料等；（九）其他材料。第五條 管理職責(zé)人事檔案管理員由學(xué)院人事處指定專人兼任，履行以下職責(zé)：（一）收集、鑒別、整理人事檔案材料；（二）做好人事檔案的安全、保密、保管工作，為公司積累檔案史料；（三）辦理人事檔案的查閱、借閱、催還和轉(zhuǎn)遞；（四）負(fù)責(zé)

4、年度人事檔案核查工作；（五）辦理人事代理有關(guān)手續(xù)，并為有關(guān)人事代理機(jī)構(gòu)提供有關(guān)人員的檔案材料；（六）為有關(guān)部門提供存檔人員的情況；（七）辦理其他人事檔案管理事項(xiàng)。第六條 檔案歸檔凡屬應(yīng)歸入人事檔案的材料，均應(yīng)進(jìn)行整理立卷；應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。除進(jìn)行人事檔案建立、維護(hù)和分類管理外，還應(yīng)采用電腦管理，建立電子文檔。電子檔的保存期限同紙質(zhì)檔案的保存期限。第七條 歸檔流程（一）將鑒別完成的材料分類整理好后，編制每件材料的檔案號（簡稱“檔號”）及卷內(nèi)序號，并在每件材料左上角蓋上印跡清晰、位置端正的檔案章， 如左

5、上角無空位，則選擇其他合適位置，以清晰方便查詢?yōu)樵瓌t。（二）檔號及卷內(nèi)序號編制完成后，應(yīng)填寫人事檔案卷內(nèi)目錄（附件1），并將紙質(zhì)檔案材料掃描，掃描件以“JPEG格式”保存到相應(yīng)的文件夾內(nèi)，文件夾名稱按“檔號+人名”編制。（三）將所有的人事檔案掃描裝袋完畢后，填寫人事檔案案卷分類目錄（附件2）第八條 檔號及卷內(nèi)序號的編制（一）類目設(shè)置，詳見人事檔案類目分類示意圖（附件3）一級類目：根據(jù)總的檔案設(shè)置設(shè)立一級類目。二級類目：根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況，將各公司設(shè)立為二級類目。三級類目：根據(jù)員工類別設(shè)立三級類目。（二）人事類檔案檔號按員工類別分類，采用“分類號（一二三級類目）”+案卷順序號的模式編制。舉例示意

6、： 90002001案卷順序號（001）三級類目（中層管理干部檔案）二級類目（總部）一級類目（人事類）（三） 人事類檔案卷內(nèi)序號根據(jù)本辦法第八條歸檔范圍的分類序號+卷內(nèi)序號編制。舉例示意： 1 1 卷內(nèi)序號（1） 分類序號（第一類 履歷、自傳材料）8.4 檔案章型號（如圖）檔 號序 號 檔案章尺寸為：長5（3+2），寬2（1+1）第九條 保管要求（一）根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對人事檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地進(jìn)行保管。（二）嚴(yán)禁任何個(gè)人非法獲取、利用他人檔案營私舞弊，如有違者，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理；對違反國家、公司相關(guān)規(guī)定的，應(yīng)依規(guī)定處理。第十條 檔案借閱借閱人員應(yīng)填寫人事檔案借閱審批表

7、（附件4），并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借閱相關(guān)材料。第十一條 保存期限（一）人員退（離）休或自動離職、被辭退（解聘）、開除以后，其人事檔案從辦理離職手續(xù)之日起，一般員工保留3年，中層管理干部保留5年，高層管理干部保留8年。（二） 人員死亡、失蹤、逃亡后，其檔案從死亡、失蹤、逃亡之日起，保留6個(gè)月后進(jìn)行封存處理。第十二條 檔案銷毀（一）人事檔案銷毀鑒定。學(xué)院人事處每年要定期對已到期的保留紙制檔案進(jìn)行清理，提出檔案銷毀和延長保留的意見，對有保存價(jià)值的檔案重新整理繼續(xù)保留，對沒有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊（附件5）鑒定人員簽字，并形成鑒定報(bào)告，報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。（二） 對批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，由學(xué)院人事處分別確定1名銷毀執(zhí)行人和監(jiān)銷人，方可銷毀檔案。（三） 審批人、鑒定人、監(jiān)銷人、銷毀執(zhí)行人均應(yīng)在檔案銷